von Anna Elise Michalik und Theresa Vogt, MASLATON Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Digitales Heizungsmonitoring schafft Transparenz über den tatsächlichen Betrieb einer Heizungsanlage und kann bislang unerkannte Effizienzpotenziale sichtbar machen. Doch mit seinem Einsatz stellt sich für Vermieter und Wohnungsunternehmen zugleich eine ganz praktische Frage: Wer trägt die damit verbundenen Kosten?
Transparenz schaffen – aber wer trägt die Kosten?
Die kontinuierliche Überwachung von Heizungsanlagen gewinnt in der Wohnungswirtschaft zunehmend an Bedeutung. Digitale Monitoringsysteme erfassen und analysieren Betriebsdaten und können so frühzeitig ineffiziente Betriebszustände aufzeigen. Auf dieser Grundlage lässt sich der Anlagenbetrieb bedarfsgerechter einstellen, der Energieverbrauch reduzieren und möglicher Wartungs- oder Instandhaltungsbedarf frühzeitig erkennen.
Technisch liegen die Vorteile damit auf der Hand. Mietrechtlich ist die Einordnung dagegen weniger eindeutig. Denn beim Einsatz eines Monitoringsystems entstehen unterschiedliche Kosten: von der einmaligen Anschaffung und Installation über laufende Kosten für Betrieb und Datenauswertung bis hin zu konkreten Optimierungsmaßnahmen, die auf Grundlage der gewonnenen Daten durchgeführt werden.
Im Mittelpunkt steht daher die Frage, unter welchen Voraussetzungen diese Kosten auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden können. Höchstrichterliche Rechtsprechung speziell zum digitalen Heizungsmonitoring gibt es bislang nicht. Umso wichtiger ist eine differenzierte Betrachtung der einzelnen Kostenpositionen.
Welche Kosten können Betriebskosten sein?
Rechtlicher Ausgangspunkt für die Umlage von Betriebskosten ist § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Voraussetzung ist zunächst eine entsprechende mietvertragliche Vereinbarung.
Entscheidend ist darüber hinaus, ob überhaupt Betriebskosten vorliegen. Diese zeichnen sich insbesondere dadurch aus, dass sie durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes oder seiner Anlagen laufend entstehen. Einmalige Investitionen sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten fallen dagegen grundsätzlich nicht darunter.
Für das Heizungsmonitoring bedeutet das: Die einmaligen Kosten für Anschaffung und erstmalige Installation eines Systems stellen grundsätzlich keine Betriebskosten dar. Anders kann es bei regelmäßig wiederkehrenden Kosten aussehen, etwa für den laufenden Betrieb, die Bereitstellung des Systems, die Datenauswertung oder damit verbundene Dienstleistungen.
Dabei gilt auch das mietrechtliche Wirtschaftlichkeitsgebot. Selbst grundsätzlich umlagefähige Kosten dürfen nur in einem angemessenen Verhältnis zu dem damit verfolgten Zweck entstehen.
Laufende Monitoringkosten: Auf die Funktion kommt es an
Einen eigenen Betriebskostentatbestand für digitales Heizungsmonitoring enthält die BetrKV bislang nicht. Entscheidend ist deshalb, ob sich die laufenden Kosten einem bereits bestehenden Tatbestand zuordnen lassen.
Hier kommt insbesondere § 2 Nr. 4 Buchst. a BetrKV in Betracht. Die Vorschrift erfasst bei zentralen Heizungsanlagen unter anderem die Kosten ihrer Bedienung, Überwachung und Pflege. Auch § 7 Abs. 2 HeizkostenV knüpft bei den Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage unter anderem an deren Bedienung und Überwachung an.
An diese Begriffe lässt sich digitales Heizungsmonitoring funktional anknüpfen. Werden Betriebsdaten kontinuierlich erfasst und ausgewertet, um den Zustand der zentralen Heizungsanlage zu überwachen und ihren Betrieb bedarfsgerecht zu steuern oder zu optimieren, besteht ein enger Zusammenhang mit ihrer Bedienung und Überwachung.
Es spricht daher einiges dafür, die laufenden Kosten eines entsprechenden Monitoringsystems § 2 Nr. 4 Buchst. a BetrKV zuzuordnen. Maßgeblich ist dabei nicht, unter welcher technischen Bezeichnung das jeweilige System angeboten wird. Entscheidend ist vielmehr, welche konkrete Funktion es im Betrieb der Heizungsanlage erfüllt.
Was gilt für Sensoren in einzelnen Wohnungen?
Besondere Abgrenzungsfragen stellen sich, wenn Sensoren nicht nur unmittelbar an der Heizungsanlage, sondern auch innerhalb einzelner Wohnungen installiert werden.
Auch hier ist die Funktion entscheidend. Werden beispielsweise Raumtemperaturen erfasst und fließen die gewonnenen Daten in die Steuerung der zentralen Heizungsanlage ein, etwa indem Heizleistung, Vorlauftemperatur oder Betriebsmodus angepasst werden, spricht dies für einen ausreichend engen Zusammenhang mit dem Betrieb der Gesamtanlage. Die laufenden Kosten solcher Sensoren können dann grundsätzlich ebenfalls umlagefähig sein.
Anders ist die Situation, wenn die Sensorik ausschließlich dem individuellen Heizverhalten, der Verbesserung des Raumklimas oder sonstigen Komfortfunktionen innerhalb einer einzelnen Wohnung dient. Fehlt eine Rückwirkung auf die zentrale Heizungsanlage, lässt sich eine Zuordnung zu deren Bedienung und Überwachung regelmäßig nicht begründen.
Für die Praxis bedeutet das: Nicht der Installationsort des Sensors ist ausschlaggebend, sondern die Nutzung der erhobenen Daten.
Wie können Monitoringkosten verteilt werden?
Mit der Frage, ob laufende Monitoringkosten grundsätzlich umlagefähig sind, ist noch nicht geklärt, nach welchem Maßstab sie auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden können.
Eine ausschließlich an der Wohnfläche orientierte Verteilung kann dabei problematisch sein. Denn die durch das Monitoring ermöglichten Optimierungen kommen den einzelnen Mietparteien nicht zwangsläufig in gleichem Umfang zugute. Ebenso kann sich unterscheiden, in welchem Umfang das jeweilige Verbrauchsverhalten Anlass für eine Optimierung gibt.
Sachgerechter kann daher eine Kostenverteilung sein, die sowohl die Veranlassung des jeweiligen Optimierungsbedarfs als auch den wirtschaftlichen Nutzen der hieraus folgenden Maßnahmen berücksichtigt. Auf diese Weise lassen sich Verursachung und Nutzen stärker in die Verteilung einbeziehen und dem Ziel einer möglichst verbrauchsgerechten Kostenbelastung Rechnung tragen.
Ein allgemeingültiger Verteilungsschlüssel lässt sich daraus allerdings nicht ableiten. Welche Lösung sachgerecht ist, hängt vielmehr von der Funktionsweise des jeweiligen Monitoringsystems und den konkreten Umständen des Mietverhältnisses ab.
Monitoring ist nicht gleich Optimierungsmaßnahme
Wichtig ist außerdem die Unterscheidung zwischen dem Monitoring selbst und den Maßnahmen, die auf Grundlage der gewonnenen Daten durchgeführt werden.
Dass die laufenden Kosten eines Monitoringsystems als Betriebskosten umlagefähig sein können, bedeutet nicht automatisch, dass dies auch für sämtliche daraus folgenden Optimierungsmaßnahmen gilt.
Auch hier kommt es darauf an, ob die jeweilige Tätigkeit laufend oder nur einmalig anfällt. Eine einmalige Neueinstellung oder Optimierung der Heizungsanlage stellt grundsätzlich keine laufende Betriebskostenposition dar. Werden entsprechende Einstellungen dagegen regelmäßig im Zusammenhang mit Wartung und laufendem Anlagenbetrieb vorgenommen, kann eine Zuordnung zu den Betriebskosten in Betracht kommen.
Gerade bei umfassenderen technischen Maßnahmen muss deshalb jeweils gesondert geprüft werden, um welche Art von Kosten es sich handelt.
Was gilt für Anschaffung und Installation?
Einmalige Anschaffungs- und Installationskosten eines Monitoringsystems sind grundsätzlich keine Betriebskosten. Das bedeutet allerdings nicht zwingend, dass sie mietrechtlich überhaupt nicht berücksichtigt werden können.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Einbau eines Monitoringsystems eine energetische Modernisierungsmaßnahme im Sinne des § 555b Nr. 1 BGB darstellen. Voraussetzung ist, dass das System nicht lediglich Daten erfasst und auswertet, sondern konkrete Optimierungen ermöglicht oder initiiert, durch die tatsächlich nachhaltig Endenergie eingespart wird.
Ob diese Voraussetzungen erfüllt sind, hängt daher wesentlich von der konkreten technischen Funktion und Nutzung des jeweiligen Systems ab. Liegt eine energetische Modernisierungsmaßnahme vor, kann grundsätzlich eine Modernisierungsmieterhöhung nach § 559 BGB in Betracht kommen.
Dabei müssen Investitions- und Betriebskosten sauber voneinander getrennt werden: Dieselbe Kostenposition darf nicht sowohl im Rahmen einer Modernisierungsmieterhöhung als auch über die Betriebskostenabrechnung auf die Mietparteien übertragen werden. Davon zu unterscheiden sind laufende Kosten, die erst nach der Installation für den fortdauernden Betrieb des Systems entstehen. Diese können – sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind – grundsätzlich auch dann als Betriebskosten umlagefähig sein, wenn die Anschaffung zuvor als Modernisierungsmaßnahme berücksichtigt wurde.
Entscheidend ist der konkrete Einsatz
Eine pauschale Antwort auf die Frage, ob die Kosten eines digitalen Heizungsmonitorings umlagefähig sind, gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Kosten anfallen und welche Funktion das System tatsächlich erfüllt.
Für laufende Kosten spricht eine Umlagefähigkeit insbesondere dann, wenn das Monitoring der regelmäßigen Bedienung und Überwachung der zentralen Heizungsanlage dient. Bei Sensoren innerhalb einzelner Wohnungen kommt es darauf an, ob die gewonnenen Daten tatsächlich zur Steuerung und Optimierung der Gesamtanlage genutzt werden oder lediglich individuellen Komfortfunktionen dienen.
Einmalige Anschaffungs-, Installations-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind dagegen grundsätzlich keine Betriebskosten. Für Investitionskosten kann jedoch unter den Voraussetzungen der §§ 555b, 559 BGB eine Berücksichtigung als Modernisierungsmaßnahme in Betracht kommen.
Die rechtliche Einordnung folgt damit einem ebenso einfachen wie wichtigen Grundsatz: Beim Heizungsmonitoring entscheidet nicht die technische Bezeichnung über die Umlagefähigkeit, sondern die konkrete Funktion und die Art der jeweiligen Kosten. Da eine höchstrichterliche Rechtsprechung speziell zum digitalen Heizungsmonitoring bislang fehlt, bleibt eine Prüfung der konkreten technischen und vertraglichen Ausgestaltung erforderlich.
