31. Dezember 2026: Ist Ihr Bestand wirklich fernablesbar?

HeizkostenV: Welche Geräte Wohnungsunternehmen jetzt zuerst prüfen sollten – und warum eine Funkverbindung allein noch keine erledigte Aufgabe bedeutet

Zum Jahresende läuft eine wichtige Übergangsfrist der Heizkostenverordnung aus. Nicht fernablesbare Verbrauchserfassungsgeräte müssen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein. Verantwortlich dafür ist der Gebäudeeigentümer. Wer jetzt noch offene Bestände hat, sollte deshalb nicht einfach eine Geräteliste abarbeiten, sondern Risikofälle priorisieren, Dienstleisterpflichten prüfen und jeden problematischen Fall sauber dokumentieren.

Der 31. Dezember 2026 klingt zunächst nach einer technischen Frist. Tatsächlich ist er für Wohnungsunternehmen auch eine Abrechnungs-, Vertrags- und Haftungsfrage.

§ 5 Heizkostenverordnung verlangt, dass ältere, noch nicht fernablesbare Ausstattungen zur Verbrauchserfassung grundsätzlich bis Ende 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Fernablesbar bedeutet dabei: Die Verbrauchswerte lassen sich erfassen, ohne die einzelne Wohnung betreten zu müssen. Für die Umrüstung gelten zugleich Anforderungen unter anderem an Interoperabilität und Datensicherheit.

Wer seinen Bestand noch nicht vollständig umgestellt hat, sollte deshalb spätestens jetzt drei Fragen beantworten können:

1. Welche Geräte sind betroffen?
2. Welche Objekte schaffen wir sicher bis Jahresende?
3. Und bei welchen Beständen droht die Frist zu reißen?

Verantwortlich bleibt der Gebäudeeigentümer

Eine für die Praxis besonders wichtige Klarstellung lieferte Rechtsanwalt Andreas Griebel von Rödl & Partner in seinem Vortrag beim DEUMESS-Fachkongress 2026: Primärer Adressat der gesetzlichen Verpflichtung sei nicht der Messdienstleister, sondern der Gebäudeeigentümer. Er muss dafür sorgen, dass die betroffenen Geräte fristgerecht auf den vorgeschriebenen Stand gebracht werden.

Für Wohnungsunternehmen ist das entscheidend. Ein Auftrag an einen Messdienst verschiebt die gesetzliche Verantwortung nicht automatisch auf den Dienstleister. Das heißt nicht, dass ein Messdienst für Fehler nicht haften kann. Hat er beispielsweise vertraglich Umrüstung, Geräteauswahl, Installation oder Sicherstellung der Fernablesbarkeit übernommen und erfüllt diese Pflichten nicht ordnungsgemäß, können daraus Ansprüche des Auftraggebers entstehen. Die praktische Konsequenz lautet aber:

Nicht fragen: „Hat unser Messdienst das im Griff?“ Sondern: „Können wir für jedes betroffene Objekt belegen, dass die gesetzlichen Anforderungen rechtzeitig erfüllt werden?“

Fernablesbar allein reicht nicht

Für die Bestandsprüfung lohnt ein genauer Blick auf § 5 HeizkostenV. Nicht fernablesbare Ausstattungen, die bis zum 1. Dezember 2021 installiert wurden, müssen grundsätzlich bis 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht werden. Dabei verweist die Verordnung nicht nur auf die Fernablesbarkeit, sondern auch auf die Anforderungen des Absatzes 5. Dazu gehört insbesondere die Interoperabilität: Bei einem Wechsel des Ablesedienstes soll ein anderer Anbieter die Geräte ebenfalls auslesen können. Das für die Auslesung notwendige Schlüsselmaterial muss dem Gebäudeeigentümer kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.

Damit wird die Frist gleichzeitig zu einer Gelegenheit für einen kleinen Zukunftscheck. Beim Austausch sollte nicht lediglich geprüft werden: „Funkt das neue Gerät?“ Sondern auch: „Kann ein anderer Dienstleister es später auslesen – und haben wir als Eigentümer die dafür benötigten Zugänge?“

Diese Frage berührt bereits das Thema Datenhoheit: Eine Umrüstung, die technisch funktioniert, aber erneut eine langfristige Abhängigkeit von einem einzelnen System schafft, löst nur einen Teil des Problems.

Was ab 2027 finanziell droht

§ 12 HeizkostenV gibt Nutzern ein Kürzungsrecht, wenn entgegen § 5 Absatz 2 oder 3 keine fernablesbare Ausstattung installiert wurde. Der Nutzer darf seinen Kostenanteil bei der Abrechnung um drei Prozent kürzen.

Eine weitere Drei-Prozent-Regelung enthält dieselbe Vorschrift für den Fall, dass die nach § 6a erforderlichen Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nicht oder nicht vollständig mitgeteilt werden. Bei vorhandener fernablesbarer Ausstattung verlangt § 6a unter anderem monatliche Verbrauchsinformationen.

Griebel hält deshalb bei entsprechender Konstellation auch zusätzliche drei Prozent wegen fehlender §-6a-Informationen für möglich. Zu möglichen Folgeschäden zählt er darüber hinaus etwa Kosten für Not- oder Expressumrüstungen, Korrekturabrechnungen und Streitbearbeitung.

Für die operative Steuerung sollte daraus allerdings nicht die Rechnung „sechs Prozent Schaden“ werden. Ob mehrere Kürzungstatbestände im konkreten Fall nebeneinander greifen, muss rechtlich und sachlich geprüft werden. Der wichtigere Punkt ist: Nach dem Jahreswechsel wird aus einem technischen Rückstand ein unmittelbar abrechnungsrelevantes Risiko.

Nicht alle offenen Geräte sind gleich dringend

Für die letzten Wochen des Jahres ist deshalb eine reine Liste noch nicht genug. Griebel schlägt für die Bearbeitung eine Priorisierung in drei Kategorien vor. 06-Andreas-Griebel Für Wohnungsunternehmen lässt sich daraus ein sehr praktisches Raster machen:

Kategorie A: Umrüstung gesichert

Geräte und Objekte, bei denen Material, Termin, Zugang und technische Lösung geklärt sind und die Umrüstung bis 31. Dezember sicher abgeschlossen werden kann. Hier genügt im Wesentlichen die konsequente Abarbeitung und Abschlusskontrolle.

Kategorie B: Frist gefährdet

Hier liegt jetzt das größte Managementproblem. Dazu gehören beispielsweise Objekte mit ungeklärten Bewohnerterminen, Zutrittsproblemen, fehlenden Geräten, technischen Besonderheiten oder offenen Abstimmungen mit dem Messdienst. Diese Fälle gehören nicht ans Ende einer langen Arbeitsliste, sondern nach oben.

Für jeden Kategorie-B-Fall sollte ein Verantwortlicher benannt sein und feststehen: Was fehlt? Wer muss handeln? Bis wann? Was passiert, wenn der aktuelle Plan scheitert?

Kategorie C: möglicher Ausnahmefall

§ 5 Absatz 3 sieht eine Ausnahme vor, wenn die Umrüstung im Einzelfall wegen besonderer Umstände technisch nicht möglich wäre oder einen unangemessenen Aufwand beziehungsweise eine unbillige Härte verursachen würde.

Das ist jedoch keine pauschale Auffanglösung für schwierig gewordene Projekte. Wer sich auf einen Ausnahmefall stützen will, sollte die tatsächlichen technischen und wirtschaftlichen Gründe nachvollziehbar dokumentieren. Dass ein Termin knapp geworden ist oder eine Umrüstung organisatorisch schwierig ist, macht ein Objekt nicht automatisch zum Härtefall.

Kategorie B ist gefährlicher als Kategorie C

Gerade darin steckt eine wichtige Managementlogik. Ein echter und sauber dokumentierter Ausnahmefall kann rechtlich begründbar sein. Gefährlicher ist ein Gebäude, bei dem die Umrüstung eigentlich möglich wäre, aber wegen schlechter Bestandsaufnahme, fehlender Bewohnerkommunikation oder zu später Projektsteuerung nicht rechtzeitig erfolgt.

Als typische haftungsrelevante Fehler nennt Griebel unter anderem eine nicht rechtzeitig abgeschlossene Umrüstung, ungeeignete Geräte, mangelhafte Installation, eine unzutreffende Berufung auf einen Härtefall sowie Fehler bei Bestandsaufnahme und Priorisierung. Das zeigt: Die kritischen Fälle sind nicht zwangsläufig die technisch schwierigsten, sondern diejenigen, deren Risiko zu spät sichtbar wird.

Zutritt ist Teil der Projektplanung

Bei einem großen Bestand reicht deshalb die Bestellung der Geräte nicht. Wo für den Austausch Wohnungszutritte notwendig sind, braucht es einen belastbaren Prozess: rechtzeitige Terminankündigung, Ersatztermine, dokumentierte Kontaktversuche und eine Eskalation bei dauerhaft fehlender Mitwirkung.

Griebel empfiehlt ausdrücklich eine aktive Einbindung der Betroffenen, Mitwirkungsaufforderungen sowie eine lückenlose Prozessdokumentation. Das ist nicht nur juristische Vorsorge. Es ermöglicht überhaupt erst, im Januar nachvollziehen zu können, warum ein einzelner Fall nicht abgeschlossen wurde.

Ein Eintrag „Mieter nicht erreicht“ reicht dafür kaum. Hilfreicher ist eine dokumentierte Kette: Termin angeboten, Erinnerung versandt, zweiter Termin vorgeschlagen, Dienstleister informiert, Eskalationsschritt eingeleitet.

Verträge mit dem Messdienst jetzt noch einmal ansehen

Parallel zur technischen Bestandsprüfung lohnt ein Blick in die bestehenden Verträge.

Wer schuldet tatsächlich was? Ist nur die Lieferung der Geräte beauftragt? Oder auch Bestandsaufnahme, Austausch, Terminmanagement, Funktionsprüfung und Sicherstellung der Interoperabilität? Gibt es verbindliche Fertigstellungstermine? Wer trägt das Risiko bei fehlenden Geräten oder gescheiterten Zutritten? Wie werden Verzögerungen gemeldet?

Griebel macht deutlich, dass mögliche Ansprüche gegen den Dienstleister wesentlich davon abhängen, welche Pflichten dieser tatsächlich übernommen hat. Für Wohnungsunternehmen ist deshalb die Kombination entscheidend:

Gesetzliche Verantwortung nach außen beim Eigentümer – klare Leistungspflichten nach innen gegenüber dem Dienstleister.

Für Entscheider: Der Fernablesbarkeits-Check bis Jahresende

Für die letzten Wochen bis zum 31. Dezember reichen acht Fragen, um den Bestand zu steuern:

1. Ist jedes betroffene Gebäude identifiziert? Nicht nur Gerätezahl, sondern Objekt und konkrete Einbausituation.
2. Sind die bereits eingebauten Geräte tatsächlich HeizkostenV-konform? Fernablesbarkeit, Interoperabilität und erforderliche Zugänge prüfen.
3. Welcher Bestand ist A, B oder C? Sichere Umrüstung, gefährdeter Fall oder begründeter Ausnahmefall.
4. Hat jeder B-Fall einen Verantwortlichen und einen nächsten Termin?
5. Sind Wohnungszutritte und Mitwirkung nachvollziehbar organisiert und dokumentiert?
6. Ist bei Kategorie C die technische oder wirtschaftliche Ausnahme tatsächlich belegbar?
7. Ist klar, was der Messdienst vertraglich schuldet – und was nicht?
8. Ist nach der Umrüstung auch der laufende Prozess vorbereitet? Ablesung, Datenzugang und monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a gehören anschließend zum Regelbetrieb.

Der 31. Dezember 2026 ist deshalb weniger eine reine Austauschfrist als ein Stichtag für die Qualität der eigenen Bestandsorganisation. Wer heute noch offene Fälle hat, sollte nicht versuchen, alle gleich zu behandeln. Der wichtigste Schritt ist jetzt, sicher umrüstbare Bestände konsequent abzuschließen, gefährdete Fälle sichtbar zu machen und tatsächliche Ausnahmefälle belastbar zu dokumentieren.

Kristof Warda