Die Strukturen im Immobilien-Management haben sich im Laufe der Zeit enorm verändert, sind komplex geworden und überschneiden sich sogar. Das bleibt nicht ohne Folgen für das operative Geschäft.

Wo nicht klar abgegrenzt wird, kann es zu doppelter, fehlerhafter oder gar keiner Bearbeitung kommen – und damit zu programmierten Konflikten mit der Kundschaft. Nicht zuletzt durch unnötige Mehrkosten. Wie kann man diese Gemengelage an Problemen in den Griff bekommen? Sollten die gewachsenen Strukturen grundsätzlich überdacht und neu geordnet werden? Und wie könnte das im Einzelnen aussehen?

Auf Einladung von Rueckerconsult diskutierten fünf Expertinnen und Experten im Rahmen der Online-Panel-Reihe „Asset und Property Management konkret“, ob die Trennung von Facility-, Property- und Assetmanagement noch zeitgemäß sei: Dominik Barton, CEO der Barton Group, Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management bei HIH Real Estate, Jürgen Hau, Geschäftsführer der INDUSTRIA Immobilien, Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer von B&L Property Management, sowie Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter von Cloudbrixx.

Asset Manager – der unbekannte Job

„Einst hieß der heutige Facility Manager schlicht ‚Hausmeister‘, der Property Manager war der Immobilien-, Haus- oder Liegenschaftsverwalter“, erinnert sich Thomas Junkersfeld, Geschäftsführer von B&L Property Management. „Als sich Anfang der 90er Jahre ein junger Mann bei mir als ‚Asset Manager‘ vorstellte, musste ich erst einmal recherchieren, was das genau ist.“

Bis dahin sei ihm der Begriff vollkommen unbekannt gewesen. Die Arbeitsfelder waren klar definiert, so dass kaum Überschneidungen in den Aufgabenbereichen gab. „In den vergangenen drei Jahrzehnten hat sich die Welt mit ihren Vehikeln, Regularien und technologischen Entwicklungen jedoch so rasant verändert, dass auch die Immobilienbewirtschaftung ganz anders funktioniert.“

Für Carolin Brandt, Managing Director of Asset Management bei der HIH Real Estate, erläutert die derzeitige Situation: „Trotz Fachkräftemangels erlauben wir uns eine Vielzahl von Kontroll- und Überlappungsthemen, sodass es auf der Wertschöpfungskettenebene zu wenig Menschen gibt, die sich tatsächlich verantwortlich fühlen. Auf der Kostenseite wiederum müssen wir überlegen, ob und an welcher Stelle eine gewisse Abschichtung und Konsolidierung sinnvoll ist.“

Brandts Beispiel: Es sei problematisch, wenn etwa ein Vollservice-Facility-Dienstleister von einem technischen Property Manager kontrolliert werde, der wiederum vom Asset Manager überwacht werde.

Die Barton Group hat sich dazu entschieden, alle drei Ebenen intern abzudecken – ein Ansatz, der historisch gewachsen ist. Ihrem CEO, Dominik Barton, in dritter Generation verantwortlich für das Geschäft, geht es darum, die gesamtheitliche Immobiliendienstleistung abzubilden.

Als institutioneller Asset Manager mit Schwerpunkt Wohnen in Deutschland, benötige man den Zugriff auf sämtliche relevanten Daten, ist Barton überzeugt. Um effizienter an der Qualität der Objekte arbeiten zu können, habe man eine eigene IT aufgebaut, die alle Bereiche abdeckt. „Der Hausmeister ist die Visitenkarte des Asset Managers. Also müssen wir genau wissen, was vor Ort wie läuft, um gegebenenfalls gegensteuern zu können“, sagt Barton.

Warum Standards scheitern…

Bereits vorhandene Standards, die Rechte und Rollenkonzepte definieren, sind aus Sicht der Expertenrunde auch deshalb nicht zielführend bei der Abgrenzung von etwa Facility- und Propertymanagement, weil sie individuell interpretiert würden. Und so entstünden Überschneidungen oder Unterlassungen. Die Konsequenz daraus: Entweder wird eine Aufgabe doppelt gezahlt oder gar nicht erledigt – eine Maximalkatastrophe.

Wie sich die mangelnde Standardisierung der Rollenverteilung auf Digitalisierung und Softwarelösungen auswirkt, schilderte Marc Mockwitz, Geschäftsführender Gesellschafter von Cloudbrixx. Im Vertrieb und der Beratung hat er täglich mit zahlreichen Kunden – vom Corporate Real Estate Owner, über KVGs und Family Offices bis zum Property Manager – zu tun, die Portfolios mit unterschiedlichen Assetklassen bewirtschaften. Hinzu kommen die vielfältigen Lebenszyklen im Immobilienmanagement.

„Faktisch machen zwar alle das Gleiche: Sie entwickeln, bewirtschaften und managen Portfolios. Tatsächlich macht es aber jeder Kunde dann doch ein wenig anders. Mal gibt es interne Property- bzw. Facility Manager, mal externe, mal eine Mischung aus beidem“, erklärt Mockwitz.

„Die unterschiedlichen Anforderungen der unterschiedlichen Protagonisten machen es schwierig, Workflows und Prozesse zu standardisieren. Daher müssen die Softwarelösungen hochgradig konfigurierbar sein, welches Softwareentwicklung aufwendig und teuer macht und Onboardingzeiten verlängert. In der Praxis erleben wir, dass Kunden nur ungern von geliebten Prozessen Abschied nehmen und sich auf Standards einlassen.“

Die Überschneidung von Aufgaben führt zu fehlerhafter oder gar keiner Bearbeitung

Carolin Brandt sieht darüber hinaus grundsätzliche Schwierigkeiten, die mit der Digitalisierung einhergehen: Einen Datentransport von A bis Z gäbe es nur selten. Vielmehr würden Datenbrüche dazu führen, dass Automatismen nicht funktionierten und damit durchgängige Qualität nicht zu sichern sei.

Häufig verschwänden Daten auf dem Weg vom Facility Manager zum Property Manager, so dass sie den Asset Manager gar nicht mehr erreichten. „Ich habe den Eindruck, jeder kämpft für sich allein. Wir sollten unternehmensübergreifend in der Lage sein, so verzahnt zusammenzuarbeiten, dass wir in einem Stück produzieren“, so Brandt.

„Ich wünsche mir, dass wir uns einfach als Branche verstehen, die als Einheit in der Gemeinschaft leistungsstark ist. Wenn jeder seine Stärken einbringen und sie in einem digitalen Prozess verbinden könnte, wären wir sehr erfolgreich.“

Transparenz unerwünscht?

Ursächliche Probleme erkennen die Diskutanten darin, dass häufig vollkommene Transparenz gar nicht gewünscht werde, denn so könnten mangelnde Kenntnisse und nicht vorhandene Daten besser versteckt werden. Etwa, wenn die Dokumentation des technischen Gebäudemanagements nicht vollständig sei und man nicht wisse, welche Anlagen überhaupt verbaut sind.

„Die Implementierung technisch durchgängiger Prozesse wird ausgebremst. Einerseits weil Daten und System dafür häufig schlichtweg fehlen, andererseits weil Intransparenz schlecht oder nicht durchgeführte Leistungen verschleiert“, bemängelt Marc Mockwitz.

Die Misere beginnt aus Sicht von Dominik Barton allerdings schon beim Ankauf einer Immobilie. In London bekäme man sämtliche Daten zur Immobilie, während man hierzulande froh sein könne, wenn die Mieterliste stimme. „In der Immobilienwirtschaft muss man viele Fakten und Daten zunächst mühselig zusammentragen, um eine Informationsgrundlage zu schaffen. Da müssen wir ansetzen und unsere Erwartungshaltung stärker in den Vordergrund stellen.“ Schließlich funktioniere das in der Automobilindustrie auch. „Da kann das Facility Management exakt sagen, wo welche Maschine wie läuft, und wann sie gewartet wurde.“

Aussitzen oder handeln?

Wie kann man Überschneidungen verhindern, qualitativ hochwertige Arbeit leisten, Kosten sparen und Kommunikationswege verschlanken? Alle Protagonisten halten es für wünschenswert, sogenannte Leistungsverzeichnisse aufzuräumen und effizientere Bearbeitungsprozesse für die Immobilie, aber auch in Zusammenhang mit der Mieterkommunikation zu etablieren. Thomas Junkersfeld sagt: „Es gibt Tätigkeiten und Leistungen, die einer klareren Zuordnung bedürfen. Ich bin sicher, dass so mancher sogar froh wäre, Aufgaben abgeben zu können.“

Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) gehören zur Zukunft, können aber dem Menschen die Verantwortung nicht abnehmen. Es mangele zurzeit weniger an technischem Fortschritt als vielmehr an Mitarbeitenden, die Entscheidungen treffen, Risiken abwägen und Innovationen voranbringen können.

Jürgen Hau, Geschäftsführer der INDUSTRIA Immobilien geht davon aus, dass sich das Rollenbild in den kommenden fünf bis acht Jahren verändern wird. „Die Dreiteilung wird es weiterhin geben, aber mit geändertem Aufgabenbild“, so Hau. „Alles, was mit wiederkehrendem Aufwand verbunden ist, wird durch Digitalisierung und KI abgedeckt sein. Dafür kann man sich mehr auf die Wertentwicklung der Immobilie, die Koordination der eingebundenen Dienstleister sowie die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern konzentrieren.“

Dr. Kathrin Dräger / Christiane Schacht

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