Bei Wohnungsabnahmen und -übergaben geht die Wohnungsbaugesellschaft Wesermarsch mbH/ Braker Wohnbau seit 2016 neue, digitale Wege. Eine zweite mobile Lösung ebnet den Weg, bei Bedarf noch vor Ort und ohne Umweg über das Büro Reparaturen zu beauftragen. Welche Erfahrungen das Unternehmen mit den mobilen Anwendungen von Aareon gemacht hat, wie der Einstieg gelang und welche Effizienzgewinne zu verbuchen sind, erläutert Udo Ulrich, Administrator für den mobilen Bereich in einem Gespräch mit der Redaktion.
Herr Ulrich, Ihr Unternehmen arbeitet seit mehr als zwei Jahren mit mobilen Lösungen. Wie kam es dazu?
Udo Ulrich: Das Thema beschäftigt uns schon eine ganze Weile. Hintergrund waren natürlich unternehmensstrategische Überlegungen, wie sich Arbeitsabläufe besser und effizienter gestalten lassen. Ein zentraler Punkt: Ein Gutteil des Papierkrams sollte vom Tisch. Mobile Lösungen, die uns auch draußen im Bestand mit unserem ERP-System Wodis Sigma verbinden, sind ein guter Ansatz, um das auch im Außendienst zu realisieren. Schon vor fünf, sechs Jahren haben wir uns deshalb ein erstes Produkt eines Anbieters angeschaut. Weil uns das nicht überzeugte, schlief die Sache zunächst wieder ein – bis dann Aareon die Lösungen entwickelt hat, die wir heute einsetzen.
Wann ging es los?
Udo Ulrich: Am 3. März 2016 haben wir die erste mobile Wohnungsabnahme gemacht. Inzwischen sind es über 2.000. Seitdem haben wir die Einsatzbereiche ausgedehnt: Zum einen hat Aareon die Mobile Wohnungsabnahme zum Mobilen Wohnungsmanagement ausgebaut. Damit können wir heute auch unsere Bestandsdaten vor Ort erfassen und pflegen. Seit Anfang des Jahres setzen wir nun auch den Mobilen Auftrag ein – können also Reparaturen von unterwegs anstoßen. Das ist für uns besonders attraktiv, weil wir die laufende Instandhaltung längst über das Service-Portal Mareon abwickeln. Damit landet der Auftrag nicht nur direkt in Wodis Sigma, sondern via Mareon gleich auch beim Handwerker, der ihn erledigt.
Wer arbeitet in Ihrem Hause mobil? Und mit welchen Geräten?
Udo Ulrich: Außer mir sind vier weitere Kollegen mit iPads für das Mobile Wohnungsmanagement unterwegs. Zwei Kollegen aus dem Technik- und Verwaltungsbereich haben zudem Zugänge als Vertreter. Den Mobilen Auftrag haben wir dagegen für alle Kollegen auf ihren iPhones freigeschaltet. Das wollten wir nicht auf das Tablet begrenzen: Ob ich einen mobilen Auftrag auslösen muss, ist ja vorher nicht abzusehen. Und das Smartphone ist immer dabei, selbst wenn man zu einem Termin unterwegs ist, der kein iPad erfordert.
Wie sind Sie die Einführung angegangen?
Udo Ulrich: Mit über 3.300 eigenen und gut 800 verwalteten Einheiten sind wir immer noch ein eher kleines Unternehmen. Da kann man nicht alles auf einmal machen. Man muss irgendwann einfach anfangen und dann die Nutzung aus der Praxis heraus feinjustieren. Bestes Beispiel ist das Mobile Bestandsdatenmanagement. Als wir uns dazu entschlossen, hatten wir schlicht keine detaillierte Dokumentation, wie jede einzelne Wohnung aktuell ausgestattet ist. Also haben wir zunächst je nach Wohnungsgrößen Standardausstattungen angesetzt. Die kommen der Realität nahe, sind aber im Detail nicht immer punktgenau. Jetzt können wir das bei jedem Vor-Ort-Besuch präzisieren und so Wohnung für Wohnung aktualisieren.
Von dem wachsenden Datenpool profitieren wir nicht nur bei Abnahmen und Übergaben, sondern auch in der Vermietung und der Instandhaltung. Ziel ist, dass zum Beispiel ein Handwerker vorneweg weiß, er muss ein Waschbecken des Herstellers X in der Abmessung Y mitnehmen. So braucht er nicht überflüssigerweise zweimal hinzufahren. Das spart ihm Zeit und uns Kosten.
Also ein niedrigschwelliger Einstieg?
Udo Ulrich: Man muss im Vorfeld schon einige Arbeiten erledigen – das ist einfach so. Aber man kann gar nicht alles vorab eins zu eins abbilden. Wir haben eben den Weg über die Standardwohnungen gewählt. Der Vorteil ist: Wir müssen nicht viel einfügen, sondern brauchen nur Unzutreffendes zu löschen oder anzupassen, um Daten zu aktualisieren. Am Schreibtisch sieht oft alles recht machbar aus. Aber wenn man vor Ort damit arbeitet, muss es einfach sein und anwendbar. Ziel ist ja immer eine Zeitersparnis für den Kollegen vor Ort. Muss ich wirklich alles im Detail wissen? – ist da schon eine entscheidende Frage…
