Bei der privaten Vermietung gibt es vielfältige Aufgaben und Pflichten für den Immobilienbesitzer. Der Mietvertrag bildet das Fundament einer erfolgreichen Vermietung. Um die Rechte und Pflichten für beide Parteien klarzustellen und somit möglichen Schwierigkeiten im späteren Verlauf des Mietverhältnisses entgegen zu wirken, sollten gewisse Grundlagen unbedingt festgehalten werden.
In einer Serie von Wohnungswirtschaft heute. schreibt Andreas Schneider, Geschäftsführender Gesellschafter von immocloud, heute: So organisieren Sie als Vermieter Ihre Dokumente effizient
Schnelle Zugriff vor wichtigem Termin
Ein wichtiger Termin mit der Bank steht bevor, aber wo ist nur dieses eine Dokument? Im großen Papierstapel auf dem Schreibtisch? Und warum mal wieder nicht im richtigen Ordner? Wer kennt diese Situation nicht?
Bei der Immobilienverwaltung haben wir es mit den unterschiedlichsten Dokumenten zu tun: Verträge zum Hauskauf vom Notar oder der Bank, anfallende Rechnungen, die Vereinbarungen und Kommunikationen mit den Mietern und viele weitere Dokumente, die Monat für Monat auf dem Stapel landen.
Bereits nach kurzer Zeit geht der Überblick verloren und das Chaos bricht aus. Hinzu kommt, dass die Unterlagen von unterwegs aus nicht einsehbar sind. Zeit, diese Arbeitsweise zu ändern und den Wechsel von Papier zu digitalen Akten anzugehen.
Die Lösung muss zu den Anforderungen passen
Die Vorteile digitaler Lösungen für das Dokumentenmanagement in der Immobilienverwaltung liegen auf der Hand: Zeitersparnis, flexibler Zugriff, Transparenz und mehr Durchblick. Am Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Software-Lösungen, die sich in ihrem Umfang teilweise stark unterscheiden.
Für die Auswahl der geeigneten Lösung ist es daher wichtig, seine Anforderungen zu kennen. Mit einem herkömmlichen Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie Ihre Dokumente digitalisiert archivieren und haben auch von unterwegs aus Zugriff.
Sie möchten Ihre Dokumente aber nicht nur ablegen, sondern zum Beispiel eine Rechnung einer Buchung zuordnen? In diesem Fall stößt ein gewöhnliches DMS meist schon an seine Grenzen. Ebenso steht ein DMS nicht für die einfache, digitale Kommunikation mit dem Mieter zur Verfügung. Hier müssen Sie zusätzlich per E-Mail, Brief oder SMS agieren.
Umfassendere Funktionen bieten neue, digitale Lösungen, die alle wichtigen Dokumente zentral speichern und Zahlungstransaktionen zuordnen…
