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Neuausrichtung der Messinfrastruktur bei der GWW, Wiesbadener Wohnungsbaugesellschaft

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Der Markt der Messdienstleistung steht vor einem gravierenden Wandel. Durch die Energieeffizienzrichtlinie der Europäischen Union (EED) und die kommende Novellierung der Heizkostenverordnung sollen Messgeräte fernausgelesen und Mietern monatliche Verbrauchsinformationen zur Verfügung gestellt werden.

Die Ermächtigungsgrundlage für die Novellierung der Heizkostenverordnung, das Gebäudeenergiegesetz (GEG), wurde Anfang Juli 2020 verabschiedet. Das GEG fordert zukünftig die Interoperabilität der Messgeräte und einen Zugang zu den Verbrauchsdaten bei Lieferantenwechsel.

Damit ist eine Wachablösung der proprietären Systeme der Messdienstleister zementiert. Ziel ist die Trennung von Messgerät und Abrechnungsdienstleistung. Damit ergeben sich für Wohnungsunternehmen neue Chancen, Teile der Wertschöpfungskette für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung selbst zu übernehmen.

Ausgangsituation der GWW

Diese Entwicklungen führten zu strategischen Überlegungen innerhalb der GWW. Man entschied sich, ein Projekt aufzusetzen und einen spezialisierten Berater für die Analyse, Entscheidungsfindung und Umsetzung hinzuzuziehen. In der Analysephase des Projektes wurden verschiedene Varianten diskutiert, ob und wie ein Einstieg in die Selbstabrechnung erfolgen kann.

Welche Wertschöpfungsstrategie ist sinnvoll und passt zur GWW? Soll der gesamte Prozess inklusive des Gerätemanagements oder sollen nur Teilprozesse aus dem Abrechnungsbereich abgebildet und integriert werden? Oder ist es sinnvoller, erstmal die GWW-eigenen Prozesse zu optimieren und im Rahmen einer Ausschreibung Preise und Konditionen zu verbessern sowie Qualität und Service nachhaltig vertraglich abzusichern?

Die Anbieterseite ist zudem offener geworden: Themen, die noch vor wenigen Jahren auf Messdienstseite Tabu waren wie eine reine Hardwarelieferung von Messgeräten oder die Nutzung von Software zur Heizkostenabrechnung in einer Kundenlösung, erweitern heute die Bandbreite der Handlungsoptionen.

GWW Strategie

Auf Basis der Diskussionen und Abwägungen entscheidet sich die GWW für eine Ausschreibung, innerhalb derer Prozesse, Strukturen und Konditionen optimiert werden sollten. Unabhängig von der späteren Umsetzungsstrategie steht am Anfang eine detaillierte Analyse des Abrechnungsbestandes. Die GWW arbeitet in der Ausgangssituation mit vier Messdiensten bei Heizkostenabrechnung und Rauchwarnmeldern zusammen.

Es gilt, die vorhandenen Verträge, Rahmen- und alle Einzelverträge bezüglich ihrer Laufzeiten, Preise und Konditionen zu prüfen. Auf Basis dieser Analyse entscheidet sich die GWW für eine Ausschreibung, mit der eine Zwei-Lieferanten-Strategie verfolgt werden soll.

Zusätzlich soll mit den Anbietern eine Exit- Lösung vertraglich vereinbart werden, mit der der Einstieg in Teilbereiche der Selbstabrechnung nach drei bis fünf Jahren ermöglicht werden soll. Des Weiteren wird die Lieferung sogenannter plausibilisierter Werte vereinbart – ein Einstieg ins Gerätemanagement ist vorerst nicht angedacht.

Vor dem Hintergrund, dass mittelfristig IT und ERP-System der GWW modernisiert werden, wird man diesen Schritt sinnvollerweise abwarten. Die Voraussetzung für eine Übernahme von Teilen der Wertschöpfungskette und sogenannte „Smart Solutions“ sind deshalb ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Auswahl des zukünftigen ERPSystems.

Prozessoptimierung & Qualitätssicherung

Ein weiteres Ziel der Ausschreibung ist es, Prozesse für die Mitarbeiter des Betriebskostenteams zu vereinfachen, die Servicequalität mit den Partnern zu messen und sich in Form von Audits und Pönalen bei Schlechtlieferung abzusichern.

„Ziel ist die nachhaltige Verbesserung der Zusammenarbeit und dafür brauchen wir Transparenz in den Prozessen und Messbarkeit“, so Nina Gierens, Teamleiterin Betriebskostenmanagement bei der GWW. Die Einhaltung der vereinbarten Kennzahlen des Service-Level-Agreements (SLAs) zu Durchlaufzeiten und Fehlerquoten wird in einem jährlichen Audit besprochen…

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