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FLÜWO – Der Messdienst als Inhouse-Lösung, Teil 2 – Aus der Branche für die Branche – Von der Entscheidung zur Umsetzung

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Machen wir es selbst, oder beauftragen wir Dritte? Das ist eine Frage, die sich immer wieder Unternehmen im Rahmen der Bewirtschaftung ihrer Bestände stellen. Besonders Genossenschaften entscheiden sich, wenn wir es mit einem Industriebetrieb vergleichen, für eine große Fertigungstiefe. Sie machen es also selbst.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Es geht um Qualität und menschliche Bindung. Hausmeisterdienste, Instandhaltung, also Arbeiten mit einem starken Kunden/Mitgliederkontakt und natürlich deren Bindung. Da menschelt es, da ist Fingerspitzengefühl nötig. Die Aufgabe eines Messdienstes ins eigene Haus zu ziehen ist aber eine andere Ebene. Wer sich dies traut, hat Mut und muss einen langen Atem haben.

Die FLÜWO Bauen Wohnen eG hat diesen Mut. Sie hat sich 2014 auf dem Weg gemacht. In der Wohnungswirtschaft-heute-Serie zeichnet Stefan Roth diesen Weg von der Idee bis zur Umsetzung nach. Lesen Sie heute: Von der Entscheidung zur Umsetzung

Die Machbarkeitsstudie war der erste Schritt der FLÜWO auf dem Weg zur Übernahme des kompletten Mess- und Abrechnungsdiensts in die eigene Verantwortung. Die Mannschaft war nun gefordert, Themen zu regeln, die vorher nicht auf dem Zettel gestanden hatten: solche, die man hauptsächlich selbst lösen konnte und solche, bei denen externe Einflussfaktoren wichtig wurden bzw. die Zusammenarbeit mit Partnern notwendig war.

Interne Einflussfaktoren

Umstellungszeitplan
In den Jahren 2011 und 2012 waren bereits die einzelnen Gerätewartungs- in Gerätemietverträge umgewandelt und in Rahmenverträge mit den Dienstleistern überführt worden. Die Vertragslaufzeiten wurden harmonisiert, alte Verdunster durch elektronische Heizkostenverteiler ersetzt. Diese Vorarbeiten erleichterten die detaillierte Ausarbeitung eines konkreten Umstellungszeitplans.

Pilotprojekte

Wichtiger Aspekt im Zeitplan waren die Pilotkundenprojekte – einmal im Bestand, einmal im Neubau. Da jeder Gebäudetyp Vor- und Nachteile mit sich bringt, war es wichtig, beide Varianten durchzutesten. Aus dem Bestand wurden Objekte rund um das „FLÜWO-Hauptquartier“ in Stuttgart-Degerloch mit insgesamt 150 Wohnungen ausgesucht.

Bei Altbauten ist zwar der Aufbau der Funknetze sehr einfach, aber zwei Faktoren sorgen für erhöhten Steuerungsaufwand: + Treffen wir die Mieter zu den vereinbarten Umstellungsterminen tatsächlich an? + Welche Einbausituationen finden wir vor?

Personalplanung

Auf die FLÜWO kamen neue Aufgaben zu, um die sich vorher zum größten Teil die jeweiligen Dienstleister gekümmert hatten. „Wir wollen eine schlanke, aber schlagkräftige Organisation, die unsere Mieter immer direkt erreichen können“, so Rainer Böttcher. „Nicht mit Call-Centern oder Subunternehmen arbeiten.“ Dafür wurden die entsprechenden Mitarbeiter gesucht und gefunden.

Information der Mieter

Vorbereitet wurde das Ganze als Infokampagne durch regelmäßige Berichte im Blickpunkt, dem hauseigenen Mietermagazin, Wurde es für eine jeweilige Liegenschaft mit der Umstellung „akut“, bekamen die Mieter rechtzeitig vor der Umstellung ein Papiermailing mit den konkreten Informationen…

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