Der digitale Transformationsprozess hat durch Künstliche Intelligenz eine neue Dynamik bekommen. In kurzer Zeit wurden für die Wohnungswirtschaft neue KI-Lösungen entwickelt, die bei vielen Unternehmen bereits im Einsatz sind. Eines dieser Unternehmen ist die GWG Kassel, die mit rund 8.300 Wohneinheiten der größte Anbieter von Wohnraum in Kassel ist. Das Unternehmen hat im Co-Creation-Prozess des Softwareunternehmens Aareon die KI-Lösungen aktiv mitgestaltet.
Als Aareon im Jahr 2025 Pilotkunden für die gemeinsame kundenorientierte Entwicklung ihrer neuen KI-Assistenzen als integrierte Lösungen im Aareon Property Management System suchte, rechnete Martin Habib, Aareon-Chefentwickler in Deutschland, mit rund zehn Wohnungsunternehmen. „Das Interesse an dem Pilotprojekt war jedoch überwältigend – rund 30 Wohnungsunternehmen wollten die neue KI-Lösung AAVA in Wodis Yuneo mitgestalten”, schildert Martin Habib begeistert. Eines dieser Unternehmen war die GWG Kassel.
Aktiver Mitgestalter und technologischer Vorreiter
Seit November 2025 begleitet dieses Unternehmen die Entwicklung im Rahmen des Co-Creation-Prozesses von Aareon. „Dabei geht es uns um deutlich mehr als das frühzeitige Testen neuer Funktionen”, erläutert Martin Habib. „Vielmehr sind die Pilotkunden in den Entwicklungsprozess direkt eingebunden. Schritt für Schritt entwickeln sie Ideen, die am Ende zu einem Produkt reifen.”
Genau darin sieht auch die GWG Kassel einen entscheidenden Mehrwert: „Die enge Co-Creation-Partnerschaft mit Aareon stellt sicher, dass wir die Zukunft des Wohnens aktiv und praxisnah mitgestalten”, erläutert Uwe Gabriel, Geschäftsführer GWG Kassel. „Das entspricht unserem Selbstverständnis nicht nur Anwender neuer Technologien, sondern aktiver Mitgestalter und technologischer Vorreiter zu sein.”
Dennis Schulze, Projektleiter Digitale Entwicklung bei der GWG Kassel ergänzt zu den Vorteilen des Co-Creation-Prozesses: „KI wird so nicht nur für die Wohnungswirtschaft entwickelt, sondern gemeinsam mit ihr.”
Pragmatischer Einstieg in KI
Der Einstieg in das Arbeiten mit der KI-Lösung AAVA erfolgte bei der GWG Kassel bewusst pragmatisch. Statt alles auf einmal lösen zu wollen, identifizierte die gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft konkrete Anwendungsfälle, in denen Mitarbeitende täglich Zeit mit Routinetätigkeiten verbringen. „So konnten wir schnell erste Erfahrungen sammeln und die Einsatzmöglichkeiten Schritt für Schritt erweitern “, schildert Dennis Schulze die Vorteile dieser Vorgehensweise. „Dabei haben wir die Arbeit im Projekt prozessspezifisch aufgeteilt – ein Teil der Mitarbeitenden kümmerte sich um den Postkorb, ein anderer Teil beispielsweise um den Rechnungsprozess.”
Heute unterstützt AAVA bei der GWG Kassel verschiedene Fachbereiche. In der Finanzabteilung beispielsweise erleichtert KI die Rechnungserfassung. „Wo früher zahlreiche Arbeitsschritte notwendig waren, können Anpassungen heute deutlich einfacher vorgenommen werden”, so Dennis Schulze. „Die manuellen Aufwände haben wir hier minimiert. Wir haben unsere Rechnungen vor AAVA noch mittels Zweckform-Etiketten erfasst. Jeder der das kennt, weiß, wie lange das dauert. Und jetzt funktioniert die Rechnungserfassung mit KI ganz smart per Drag-and-drop. Die KI unterstützt uns dabei, relevante Informationen automatisch aus den PDF-Rechnungen auszulesen, Rechnungssteller zuzuordnen und die weiteren Bearbeitungsschritte vorzubereiten.“
Aber auch in anderen Abteilungen ist KI am Werk: Im Personalbereich hilft sie unter anderem beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Auch bei der Postkorbbearbeitung sowie im Archiv- und CRM-Prozess wird KI inzwischen bei der GWG Kassel eingesetzt. In der Betriebskostenabteilung hilft AAVA bei der Bearbeitung von Mieterwidersprüchen. Dazu wurde die KI-Assistenz mit relevanten Gesetzestexten und Fachinformationen versorgt.
KI als digitales Teammitglied
Mit jedem neuen Einsatzgebiet von KI wächst nicht nur die Effizienz der Prozesse, sondern auch die Rolle von AAVA im Unternehmen, erklärt Dennis Schulze: „Für uns entwickelt sich AAVA Schritt für Schritt zu einem digitalen Teammitglied, das Informationen intelligent aufbereitet, Routineaufgaben erleichtert und unsere Mitarbeitenden spürbar entlastet.” Zwar begegneten einige Mitarbeitende der neuen Technologie zunächst mit Skepsis, doch mit jedem erfolgreich umgesetzten Anwendungsfall sei das Vertrauen in die Lösung gestiegen.
„Bei den Mitarbeitenden war die Stimmung am Anfang gemischt – Begeisterung auf der einen Seite, auf der anderen Seite die bekannten Zweifel. Mittlerweile durchdringen wir immer mehr Bereiche im Unternehmen und die Akzeptanz nimmt weiter zu,“ berichtet der Projektleiter Digitale Entwicklung.
Zeit – insbesondere für persönliche Betreuung, den direkten Kontakt mit unseren Mieterinnen und Mietern
Das Prinzip zum Einsatz von KI bei der GWG Kassel beschreibt Geschäftsführer Uwe Gabriel: „Wir nutzen KI, um administrative Komplexität im Hintergrund zu reduzieren und unsere internen Prozesse widerstandsfähiger zu machen. Diese digitale Entlastung nimmt unseren Teams keine Aufgaben weg, sondern gibt ihnen das Wichtigste zurück: Zeit – insbesondere für persönliche Betreuung, den direkten Kontakt mit unseren Mieterinnen und Mietern sowie die Arbeit in unseren Quartieren.”
Seine zentrale Erkenntnis für andere Wohnungsunternehmen, die mit KI eher noch am Anfang stehen, bringt Dennis Schulze wie folgt auf den Punkt: „Wer die Potenziale von KI nutzen will, muss den ersten Schritt gehen.“ Seine Formel dafür ist denkbar einfach: „Man muss sich einfach mal trauen, einfach probieren, einfach machen.“
Quelle: Aareon, GWG Kassel
