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Die Betriebskostenabrechnung in Zeiten der Corona-Krise – Was zu beachten ist, erklärt RA Dr. Kai Mediger

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Die Corona-Krise trifft auch die Wohnungswirtschaft und schränkt die üblichen täglichen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter in den Wohnungsunternehmen erheblich ein. Viele befinden sich im Home- Office und können ihre Bürotätigkeit nur eingeschränkt ausüben.

Manche Mitarbeiter befinden sich sogar in Quarantäne oder sind erkrankt. Die Mitarbeiter im Außendienst haben oftmals das Problem, dass ihnen Zugang zu Wohnungen der Mieter und damit zu Verbrauchserfassungseinrichtungen nicht gewährt wird.

Mit diesem Rundschreiben soll beleuchtet werden, welche Auswirkungen die Corona- Pandemie und damit einhergehende Störungen auf die mietrechtlichen Verpflichtungen des Vermieters zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung, der Verbrauchserfassung und damit zusammenhängende Aspekte haben.

Die gesetzliche Verpflichtung des Vermieters zur jährlichen Abrechnung der Betriebskos-tenvorauszahlungen ergibt sich aus § 556 Abs. 1, Abs. 3 Satz 1 BGB. Die Abrechnung ist dem Mieter gemäß § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB grundsätzlich bis spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.

Nach Ablauf dieser Frist ist gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Diese gesetzlichen Regelungen gelten und sind auch durch das neue Gesetz zur Abmilde-rung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020 nicht abgeändert worden. Der Gesetzgeber hat hinsichtlich der relativ langen Frist von einem Jahr zur Erstellung und Übersendung der Betriebskostenabrechnung an den Mieter zurzeit wohl keinen Bedarf für eine Verlängerung der Frist gesehen.

Der GdW will sich zwar für eine Verlängerung der Frist um 6 Monate einsetzen, zum jetzigen Zeitpunkt ist eine gesetzliche Verlängerung der Abrechnungsfrist aber noch nicht absehbar.

Wenn also ein Wohnungsunternehmen aufgrund von Ereignissen, die mit der Corona-Pandemie zusammenhängen (z. B. Erkrankung der für die Betriebskostenabrechnung zuständigen Mitarbeiter, Quarantänemaßnahmen, Betriebsschließungen) nicht in der Lage ist, die Betriebskostenabrechnung fristgemäß zu erstellen und innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums dem Mieter zuzustellen, dann wird genau zu prüfen sein, ob diese aufgrund der Corona-Pandemie erfolgte Verspätung vom Vermieter „nicht zu vertreten war“.

Denn nur dann kann der Vermieter sich gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB mit Erfolg darauf berufen, dass er – auch nach Ablauf der eigentlichen Abrechnungsfrist – noch Nachforderungen gegenüber dem Mieter geltend machen kann und darf.

I. Erkrankungen der für die Betriebskostenabrechnung zuständigen Mitarbeiter, Quarantänemaßnahmen, Betriebsschließungen

Die WHO hat die Verbreitung des Corona-Virus am 11.03.2020 als „Pandemie“ eingestuft. Diese Einstufung hat auch aktuell noch Bestand. Gefährliche Krankheiten und Seuchen und daraus resultierende Folgen können nach der Rechtsprechung des BGH als ein Ereignis höherer Gewalt angesehen werden (vgl. BGH, Urteil vom 16.05.2017 – X ZR 142/15).

Demgemäß können die in der Überschrift benannten Ereignisse allesamt als Fall in Betracht kommen, bei dem der Vermieter eine verspätete Erstellung und Übersendung der Abrechnung „nicht zu vertreten“ hat im Sinne des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Denn der Vermieter trägt keine Schuld daran und hat es daher auch nicht zu vertreten, wenn seine Mitarbeiter erkranken oder die Behörde Quarantänemaßnahmen anordnet bzw. Betriebsschließungen durchführt.

Gleiches gilt, wenn aufgrund von einer Verordnung Kontaktsperren bestehen und die Mitarbeiter des Vermieters aus diesem Grund daran gehindert sind, die Betriebskostenabrechnungen fristgemäß zu erstellen und zu übersenden…

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