Technologische Entwicklungen, die unser tägliches Leben und Arbeiten auf ein neues Niveau heben, sind nichts Neues. Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich immer wieder verändert. Mit KI erleben wir jetzt jedoch eine bislang nicht gekannte Dynamik und Schnelligkeit.
Dank komfortabler Nutzung von KI verbunden mit spürbaren Mehrwerten, ist das Interesse enorm. Und auch in der Wohnungswirtschaft sehen wir, dass das Angebot an KI-Lösungen stetig zunimmt und von zahlreichen Unternehmen schon eingesetzt wird. Zum aktuellen Status in der Branche und zu zukünftigen Entwicklungen haben wir von Wohnungswirtschaft heute. mit Oliver Luttmann, Geschäftsführer Aareon Deutschland GmbH, gesprochen.
Herr Luttmann, befasst man sich mit den aktuellen Branchenentwicklungen, hat man den Eindruck, dass an KI kein Weg mehr vorbeiführt. Wie nehmen Sie das wahr?
Oliver Luttmann: Ja, das ist in der Tat so. KI wird überall intensiv und in verschiedene Richtungen diskutiert. Und das ist auch gut so. Es ist wichtig, sich mit Branchenkolleginnen und -kollegen auszutauschen, Veranstaltungen und Webinare zu besuchen und sich auch über die Medien über die Möglichkeiten von KI zu informieren. Idealerweise probiert man KI-Lösungen auch einfach mal aus. Dann sieht man schnell, was alles möglich ist.
Wie erklären Sie sich dieses starke Interesse an KI? Provokativ gefragt: Kann man da nicht einfach mal abwarten?
Oliver Luttmann: KI bietet Lösungen und Mehrwerte für zahlreiche Anforderungen der Branche. Zudem ist die Technologie leicht und schnell in bestehende Systeme integrierbar. Spüren Mitarbeitende im Arbeitsalltag die Entlastung durch die virtuelle Assistenz, ist die Akzeptanz keine Frage mehr. Abwarten kann ich nicht empfehlen.
KI ist gekommen, um zu bleiben. Und angesichts steigender Kosten oder beispielsweise auch dem absehbaren Renteneintritt vieler Mitarbeitender in den kommenden Jahren, nimmt der Druck zu, Prozesse noch mehr zu automatisieren und effektiv zu gestalten. KI wird somit zur idealen Lösung.
Wie nehmen Sie die Branche auf die KI-Reise mit?
Oliver Luttmann: Wir haben uns frühzeitig mit KI befasst und in die Entwicklung von KI-Assistenzen investiert. Ein wichtiger Schritt war, das Pilotprojekt als Co-Creation-Prozess mit unseren Kundinnen und Kunden umzusetzen. Das Interesse war überwältigend. Zudem haben wir das Thema in unsere Webinare und Veranstaltungen integriert. Ein spannendes Format war sicher die KI-Expedition, die bewusst zum Ausprobieren ermutigte, oder auch unsere AAVA-Werkstatt auf dem Aareon Summit im Mai.
Aareon Summit ist ein gutes Stichwort. Vor einem Jahr haben Sie dort im Mai 2025 die KI-Assistenz AAVA zum ersten Mal angekündigt. Was hat sich seither getan?
Oliver Luttmann: Enorm viel. Diese Entwicklungsgeschwindigkeit war selbst für uns so nicht erwartbar. Inzwischen wird bereits eine Vielzahl von Prozessen mit KI von Aareon unterstützt. Beispielsweise kann AAVA die gesamte Eingangspost inklusive E-Mails verarbeiten. Sie ist in der Lage, in einem Schreiben verschiedene Anliegen zu erkennen und diese in die richtigen Kanäle des Unternehmens weiterzuleiten.
Das spart viel Zeit, denn allein das Lesen eines Dokuments plus Erfassung des Vorgangs dauert sicherlich mindestens fünf bis zehn Minuten. Bei beispielsweise mehreren hundert Dokumenten pro Tag führt das zu einem erheblichen Einsparpotenzial. AAVA geht sogar noch einen Schritt weiter und kann die Prozesse komplett oder partiell übernehmen – entsprechend dem Kundenwunsch.
Welche weiteren Entwicklungen sind in Planung?
Oliver Luttmann: Ein weiterer großer Quantensprung wird die KI-unterstützte Betriebskostenabrechnung werden. Hier befinden wir uns derzeit im Co-Creation-Prozess. Die bisherigen Rückmeldungen sind sehr positiv. Die neue technologische Unterstützung dieses Prozesses wird nochmal zu bislang ungeahnten Entlastungen und somit weiteren Wertschöpfungspotenzialen für die Branche führen.
Das klingt spannend. Aber wie stellen Sie sicher, dass die Möglichkeiten der virtuellen Assistenz umfassend im Unternehmen ausgeschöpft werden?
Oliver Luttmann: Es ist in den Unternehmen wichtig, KI in der Unternehmensstrategie zu verankern. Ein weiterer Ansatz, den wir für unsere Kundinnen und Kunden noch in diesem Jahr anbieten werden, ist die Zertifizierung zum AAVA Champion. Mitarbeitende in den Wohnungsunternehmen werden so zu wichtigen internen Multiplikatoren und Ansprechpartnern. Letztlich geht es um die allgemeine Befähigung in den Unternehmen – da wollen wir unterstützen.
Wie hat man sich diese Zertifizierung inhaltlich vorzustellen? Und was müssen Unternehmen bei Interesse tun?
Oliver Luttmann: Um die Zertifizierung zum AAVA Champion zu erhalten, muss man verschiedene Trainingsmodule absolvieren. Dazu zählen virtuelle Self-Learnings, Online-Meetings und eine praxisorientierte Projektarbeit – abgestimmt auf den Bedarf des jeweiligen Unternehmens. Das Ganze wird sich über ca. zwei bis drei Monate erstrecken. Mitmachen können Mitarbeitende unserer AAVA-Kundenunternehmen.
Was gilt es darüber hinaus, bei der Einführung von KI zu beachten. Was ändert sich zum Beispiel für die Mitarbeitenden?
Oliver Luttmann: Es ist wichtig, Schwerpunkte bei der Einführung zu setzen – beispielsweise zu überlegen, bei welchen Prozessen der Schuh besonders drückt. Außerdem sollte man die Mitarbeitenden frühzeitig miteinbeziehen – Transparenz und Offenheit sind wichtig. Durch den Einsatz von KI verändert sich die Arbeitsteilung, denn KI-Assistenzen nehmen vor allem repetitive Aufgaben ab. Mitarbeitende können sich, neben der Steuerung der KI, komplexeren Aufgaben widmen. Das wird dann zur gelebten Co-Intelligenz im Unternehmen.
Sie betonen immer wieder die Integrationsfähigkeit von KI. Warum spielt diese eine so wichtige Rolle?
Oliver Luttmann: Eine ins ERP-System integrierte KI hat den entscheidenden Vorteil, dass sie direkt in den Prozessen wirkt. So wird sie zur Assistenz der Anwendenden. Bei der Vielzahl von KI-Assistenzen arbeiten diese vernetzt im Property Management System zusammen und sorgen für automatisierte Prozesse.
Sie haben Ihre KI-Lösungen unter Aareon.ai zusammengefasst. Was bieten Sie alles an?
Oliver Luttmann: Wir bieten für alle unsere Marktsegmente KI-Lösungen an: Für die wohnungswirtschaftlichen ERP-Systeme ist das AAVA für Wodis Yuneo und derzeit in der Pilotphase AAVA für SAP® Blue Eagle. Ergänzt wird das beispielsweise um AAVA Kommunikation, AAVA Wissensmanagement oder auch AAVA in Archiv kompakt. Im Marksegment gewerbliche Immobilienwirtschaft haben wir jüngst die KI-Assistenz RIVAA eingeführt, die unsere Kundinnen und Kunden von RELion ONE unterstützt.
Und für Immobilienverwaltungen bieten wir KIAAN AI Agent an. Außerdem entwickeln wir derzeit KIAAN ERP – eine sogenannte “AI-native” Lösung. Das System wird komplett KI-gestützt entwickelt und zunächst kleinere Verwaltungen adressieren. Es soll noch in diesem Jahr gelauncht werden.
Das sind in der Tat viele Entwicklungen in kurzer Zeit. Wie nehmen Sie bei Aareon Ihre Mitarbeitenden auf die KI-Reise mit?
Oliver Luttmann: Wir verankern KI als Teil unserer Arbeitswelt, denn letztlich verändert sich die Art und Weise, wie wir arbeiten. Einfach gesagt: Lästige sich wiederholende Aufgaben können wir schnell an die KI abgeben und übernehmen mehr Verantwortung – beispielsweise auch für die Steuerung der virtuellen Teammitglieder. Um unsere Mitarbeitenden mitzunehmen, bieten wir kontinuierliche Trainings an und haben jüngst eine KI-Woche in der gesamten Aareon Gruppe durchgeführt. Da heißt es auch bei uns, einfach mal ausprobieren.
