Bei der Gebäude- und Wohnungszählung 2022 sind Eigentümer und Verwalter mit mehr als 50 Häusern bzw. Wohnungen in Eigentum oder Verwaltung erstmals verpflichtet alle Daten elektronisch zu übermitteln. Dabei müssen die Anforderungen des Datenschutzes, insbesondere der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) von 2018, berücksichtigt werden. Im dritten und letzten Teil der Artikelserie zum „Zensus 2022“ geben Expertinnen und Experten der Haufe-Lexware Real Estate AG Auskunft, was Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen beim Thema IT und Datenschutz wissen sollten und jetzt tun können.
Am 15. Mai 2022 ist es so weit. Das ist der Stichtag, zudem alle Haus- und Wohnungseigentümer sowie Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Daten zum Zensus 2022 erheben müssen. Die Statistischen Ämter schreiben die Unternehmen an, wann sie die Daten online übertragen müssen. Dafür sind im Hinblick auf IT, Datensicherheit und Datenschutz vor allem drei Fragen zu klären:
- Wie müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Mieterinnen und Mieter DSGVO-konform informieren?
- Wie werden die Zensus-Daten elektronisch aufbereitet?
- Wie werden die Daten online an die Statistischen Ämter übermittelt?
Mieterinnen und Mieter DSGVO-Konform informieren
Seit die Datenschutz-Grundverordnung 2018 in Kraft getreten ist, müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen ihre Mieterinnen und Mieter informieren, wenn sie ihre personenbezogenen Daten speichern, verarbeiten und weitergeben. Diese Regeln gelten auch beim Zensus 2022. Dabei wird das gesamte Zensus-Projekt von der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz – dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) – und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) begleitet.
Doch in vielen Mietverträgen und DSGVO-Vereinbarungen ist die Volkszählung nicht berücksichtigt. Deswegen müssen Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen– wie alle Eigentümerinnen und Eigentümer – ihre Mieterinnen und Mieter informieren, dass sie ihre persönlichen Daten im Rahmen des Zensus an die Statistischen Ämter weitergeben. Bei fremdverwaltetem Wohneigentum müssen Immobilienverwaltungen zusätzlich die Eigentümerinnen und Eigentümer in Kenntnis setzen. Unternehmen mit eigenem Datenschutzbeauftragten haben zusätzlich deren Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen…
