BER, Elbphilharmonie, Stuttgart 21: Das sind die großen Bauprojekte unserer Zeit – und allesamt keine Paradebeispiele für deutsche Planungskompetenz. Allerdings legen diese Projekte auch nahe, dass es vor dem Hintergrund großer Bauvorhaben immer schwieriger wird, potenzielle Mängel zu erfassen und koordiniert abzustellen. Licht am Tunnel versprechen digitale Lösungen für das Mängelmanagement.
Der technologische Fortschritt ist allgegenwärtig, ob künstliche Intelligenz, Quantencomputer oder 5G. Da sollte es doch auch signifikante Fortschritte im Baugewerbe geben, oder etwa nicht? Immerhin versprechen digitale Lösungen an jeder Ecke riesige Effizienzgewinne. Doch selbst im Jahr 2019 fordert beispielsweise das Gewährleistungsmanagement allen Beteiligten einiges ab. Die Aufwände für die Erfassung und die Verwaltung der in der Regel zahlreichen Mängel sind hoch –beispielhaft seien die großen deutschen „Baustellen“ BER und Stuttgart 21 genannt. Hier manuell vorzugehen, ist nicht nur ineffizient. Es schleichen sich auch menschliche Fehler ein. Da entwickelt sich das Großprojekt schon mal zum Fass ohne Boden.
Viele Bauherren bestehen darum inzwischen auf die Einbindung längst am Markt verfügbarer Lösungen, die die Aufnahme, Verortung und die laufende Administration auf Einzelmangelebene erleichtern und signifikant beschleunigen. Doch worauf müssen Anwender eigentlich achten, wenn sie sich für den Einsatz eines solchen Systems entscheiden? Welche Mindestanforderungen muss ein Mängelmanagementsystem mitbringen, um den größtmöglichen Nutzen zu stiften? Und an welchen Prozessstellen ist die Einbindung einer entsprechenden Lösung überhaupt sinnvoll?
Insellösungen beseitigen
Um eine systematisches, digitales Mängelmanagement einzuführen und Effizienzpotenziale aufzudecken, lohnt sich ein Blick auf den bisherigen Status quo: Vielerorts erfolgt die Mängelverwaltung nicht etwa in einem datenbankbasierten dynamischen System, sondern in Excel-Tabellen. Die Gefahr dabei: Es kursieren schnell unterschiedliche Stände der Mängelverwaltung, insbesondere dann, wenn mehrere Personen an einer Liste arbeiten. Die unterstützende Beweisführung der Mängel in Form von Bildmaterial findet zudem in einem separaten Schritt statt, indem die Bilder ganz klassisch mit einer Kamera aufgenommen und paralell in Ordnern verwaltet werden. Die konkrete Mängelanzeige erfolgt ebenfalls händisch z.B. in MS-Word und geht im Anschluss an den Baudienstleister.
Die so erstellte Mangelanzeige formt einen langwierigen Prozess, der mit allen dazugehörigen Unterlagen fünf bis zehn Minuten umfasst und aufgrund der genannten Punkte extrem fehleranfällig ist. So geht der ein oder andere Mangel oder eine entsprechende Frist schon einmal unter und lässt sich in der Folge auch nicht beseitigen. All diese unharmonisierten Schritte sind der stetig wachsenden Komplexität in allen Gewerkebereichen in Bezug auf den Bau oder die Revitalsierung einer Immobilie längst nicht mehr gewachsen, zumal bei größeren Bauprojekten auch immer mehr Mängel auftreten, die es innerhalb des Gewährleistungszeitraums zu bearbeiten gilt. Daher ist eine Verwaltung der Mängel, wie sie noch vor einigen Jahren umgesetzt wurde, schlicht nicht mehr tragbar.
Prozesse vereinheitlichen
Dass moderne Bauvorhaben auch moderne Managementtools brauchen, ist längst eine Binsenweisheit. Im Kontext ineffizienter, analoger Prozesslösungen versprechen digitale Verwaltungsplattformen für das Gewährleistungsmangement Abhilfe. Sie kombinieren gleich mehrere Vorteile entlang des gesamten Prozesses, von der Bauphase, über die Gewährleistung, bis hin zur Betriebsphase: Da sie eine einheitliche Datenbank nutzen, gehört die Problematik verschiedener Datensätze und Duplikate der Vergangenheit an. Darüber hinaus haben alle, die an einem Projekt mitwirken, die Möglichkeit auf einem System zu arbeiten. Moderne Mängelmanagement-Lösungen ermöglichen dies via Cloud, beispielsweise mit Lösungen wie dem Mängelmanagementsystem mms von ProFM.
Auf diese Weise entfallen auch lästige lokale Software-Installationen, da sich alles ganz unkompliziert über einen Webbrowser oder per App verwalten und abwickeln lässt. Dank eines professionellen Cloud-Portals sind auch Datenverluste keine Gefahr mehr. Aufgrund der modernen Technologie sind viele Arbeitsschritte zudem automatisierbar – das spart Zeit, Geld und Nerven. Das digitale System sorgt außerdem dafür, dass jeder Mangel einheitlich und unverkennbar nachvollziehbar ist, indem es z.B. unterschiedlichen Bezeichnungen in der Verortung eines Mangels durch einen graphischen Lösungsansatz vermeidet. Diese eindeutige Mangelverortung beugt Verwechslungsgefahren vor und spart allen Prozessbeteiligten jede Menge Zeit…
