Die Immobilienwirtschaft befindet sich mitten in einer digitalen Transformation, die weit über die Einführung cloudbasierter ERP-Systeme oder digitaler Akten hinausgeht. Während die Branche noch vor wenigen Jahren damit beschäftigt war, bestehende Prozesse zu digitalisieren, beginnt nun eine Phase, in der KI operative Aufgaben übernehmen und eigenständig steuern kann.
Der Wandel ist deutlich: Aus digitaler Verwaltung wird zunehmend autonome Verwaltung und die Weichen dafür werden schon heute gestellt.
KI im Arbeitsalltag
In vielen Unternehmen der Wohnungswirtschaft ist KI längst kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebter Alltag. Die Erste Hausverwaltung setzt die Zukunftstechnologie beispielsweise bei der Verarbeitung von Rechnungen ein. Moderne KI-Rechnungsleser können nicht nur Beträge, Fälligkeiten oder Kreditoren erkennen, sondern verstehen den Inhalt eines Dokuments so tiefgreifend, dass daraus ein vollständiger Buchungsvorschlag generiert werden kann.
Das System lernt mit jeder Rechnung, die es verarbeitet, wird präziser und entlastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von monotone Routinetätigkeiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Erfassung wird schneller, konsistenter und fehlerärmer. Gleichzeitig sinkt der manuelle Aufwand erheblich und die Datenqualität steigt spürbar, was sich unmittelbar auf nachgelagerte Prozesse auswirkt.
Auch bei anderen Dokumenten zeigt sich, wie wertvoll KI inzwischen für die Verwaltung geworden ist. Egal ob Verträge, SEPA-Mandate oder verschiedene Arten von Schriftverkehr, eine automatische Kategorisierung sorgt dafür, dass Dokumente sofort im richtigen Kontext landen, Auffindbarkeit gewährleistet ist und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr manuell sortieren oder verschlagworten müssen. Diese Automatisierung spart über das Jahr hinweg enorme Mengen an Zeit und sorgt für eine einheitliche Struktur, die eine deutlich höhere Transparenz schafft.
Kundenkommunikation und KI
In der Kundenkommunikation setzt sich die KI-gestützte Prozessoptimierung fort. Eingehende Anfragen werden nicht nur thematisch eingeordnet, etwa in Buchhaltung, Vermietung oder Schadensmeldungen, sondern auch hinsichtlich ihrer Dringlichkeit bewertet. So entsteht eine intelligente Priorisierung, die den Arbeitsalltag spürbar entlastet. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so schneller auf Notfälle reagieren und unnötige Verzögerungen für ihre Kundinnen und Kunden vermeiden. KI-Telefonie, wie sie etwa Managbl.
AI ermöglicht, ergänzt diese Entwicklung. Sie bietet automatisierte, aber hochwertige Interaktionen und entlastet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter insbesondere bei hohen Anrufaufkommen. Gleichzeitig stehen spezialisierte Formulierungsassistenten zur Verfügung, die direkt im ERP-System eingebettet sind und bei der Erstellung von Schreiben unterstützen. Hier zeigt sich besonders deutlich, wie KI repetitive Kommunikationsaufgaben abnimmt, ohne den persönlichen Charakter der Kundeninteraktion zu verlieren.
Durchgängige Workflows statt isolierte Anwendungspunkte
Diese Entwicklungen markieren jedoch erst den Anfang. In den kommenden Jahren wird sich der Einsatz von KI deutlich von isolierten Anwendungspunkten hin zu kompletten, durchgängigen Workflows verschieben. Erste Erfahrungen der Ersten Hausverwaltung zeigen, wie das aussehen kann.
So können beispielsweise schon heute unsortierte Dokumentenstapel abgelegt werden, aus denen die KI entweder eine vollständige Abrechnung oder zumindest eine strukturierte To-do-Liste erzeugt. Die Vorstellung, dass Abrechnungen künftig weitgehend automatisiert erstellt werden, inklusive Plausibilitätsprüfungen, Datendurchlauf und Vorabbewertungen, ist nicht mehr futuristisch, sondern ein realistisches Ziel, das sich bereits am Horizont abzeichnet.
Auch komplexere Prozessketten wie die Einholung von Handwerkerangeboten, das Vergleichen der eingehenden Angebote oder die Vorbereitung von Beschlüssen werden zunehmend automatisiert werden. KI kann schon heute Auffälligkeiten in Angeboten erkennen, Kostentreiber identifizieren oder auf Basis historischer Daten Empfehlungen aussprechen. In den kommenden Jahren wird sie zusätzlich in der Lage sein, Angebote selbstständig anzufordern oder Entscheidungsvorlagen zu erstellen.
Besonders weitreichend ist der Wandel im Bereich der internen Arbeitssteuerung. Die Erste Hausverwaltung arbeitet daran, die täglichen Aufgaben mittels eines KI-gesteuerten Kanban-Systems (agiles Projektmanagement-System, das Arbeitsabläufe durch Visualisierung optimiert) zu organisieren. Ziel ist ein System, das erkennt, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge am sinnvollsten zu erledigen sind.
Die KI bewertet Dringlichkeit, Arbeitsvolumen, Ressourcen und Fristen und schlägt eine optimale Tagesplanung vor. Sie entscheidet beispielsweise, ob eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter zuerst Rechnungen bearbeiten, Bankbuchungen durchführen oder auf eingegangene Anfragen reagieren sollte. Dadurch entsteht eine dynamische Verwaltung, die flexibel auf Belastungsspitzen reagieren kann und gleichzeitig die Effizienz der Teams maximiert.
Vom Assistenzsystem zum strategischen Steuerungsinstrument
Die Zukunft der Immobilienverwaltung ist damit nicht rein technologisch, sondern auch organisatorisch geprägt. Unternehmen, die heute beginnen, KI in sinnvollen, klar abgegrenzten Anwendungsfällen einzusetzen, schaffen das Fundament für eine zukunftsfähige Verwaltung. Die Richtung ist eindeutig: KI wird vom Assistenzsystem zum strategischen Steuerungsinstrument und die Wohnungswirtschaft steht erst am Anfang dieses tiefgreifenden Wandels.
Justus Freudenberg
Dieser Text ist der dritte Teil einer dreiteiligen Serie zur Digitalisierung in der Immobilienverwaltung. Lesen Sie auch Teil eins: Alltag in Immobilienverwaltungen: Zwischen Papierablagen und digitaler Transformation und Teil zwei Immobilienverwaltung 2.0: Cloudlösungen, smarte Kommunikation und Automatisierung
