Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung stellt Prozesse, Inhalte und Organisationen von Immobilienverwaltungen auf den Prüfstand. Nicht zuletzt wegen empfindlicher Bußgelder empfiehlt es sich, eher heute als morgen das Regelwerk in den Blick zu nehmen.
Der 25. Mai dürfte bei vielen Immobilienverwaltern für Kopfzerbrechen sorgen: Dann tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung in Kraft (DSGVO), die für viele zunächst wenig greifbar und konkret erscheint – Datenschutz ist eben kein sichtbares Produkt, sondern eher ein fortlaufender, sich ständig wandelnder Prozess. Gleichwohl empfiehlt es sich, sich der Herausforderung zu stellen – und zwar umgehend. „Die neuen Richtlinien sind kaum in zwei Wochen zu durchschauen oder gar umzusetzen“, stellt der Datenschutzbeauftragte des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter BVI e.V., Reinhard Okon, klar.
Verpflichtend sind sie gleichwohl selbst für kleine Unternehmen ab dem Stichtag. Und schon weil Mitbewerber versucht sein könnten, Firmen anzuschwärzen, gilt es: Besser keine Fehler machen.
Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung will die Europäische Union(EU) die Rechte von Bürgern im Internet in Bezug auf persönliche Daten und die Transparenz rund um deren Verarbeitung stärken. So wird es etwa Konzernen erheblich erschwert, Kundendaten an Dritte weiterzugeben. Die Bußgelder können sich auf bis zu 20 Millionen Euro summieren. Immobilienverwalter stehen vor der Herausforderung, den Umgang mit Kundendaten, aber auch mit den Daten ihrer eigenen Mitarbeiter zu erfassen, zu strukturieren und zu analysieren. Gegebenenfalls müssen sie ihre Verwaltung an die neue Rechtslage anpassen. Um solche Vorgänge kümmert sich am besten ein Datenschutzbeauftragter – der in Unternehmen mit mehr als neun Mitarbeitern, die regelmäßig Daten verarbeiten, ohnehin und bereits jetzt
Pflicht ist. Auch für kleinere Firmen empfiehlt der BVI indes, einen Experten zu Rate zu ziehen, schon um das rechtliche Fundament zu stärken.
zuständigen Landes-Datenschutzbehörden zu melden. Damit verbriefen sie sich für einen fachkundigen Ansprechpartner. Gleichzeitig wird eine detaillierte Dokumentation von Prozessen Pflicht. Okon weist auch hier auf die erweiterten Befugnisse…
