Die zweite Corona-Welle ist da. Viele Unternehmen ächzen noch unter der Last der ersten Welle bzw. deren Auswirkungen, anderen hat es bereits „das Genick gebrochen“ und wieder andere versuchen, sich so gut wie möglich auf einen erneuten Lockdown einzustellen.
Es sind ungewisse Zeiten, für die es keine Gebrauchsanweisung gibt. „Neben allen Überlegungen, wie man an neue Aufträge kommt, vorhandene abwickelt oder aber in erster Linie mit alten Kunden umgeht, die man nicht verlieren möchte, die aber nicht zahlen, wäre es fatal, wegen Corona auf Mahnungen zu verzichten“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der BREMER INKASSO GmbH.
„Nicht alles, was gut gemeint ist, ist auch gut gemacht! Konsequentes, der Situation angemessenes respektvolles Mahnwesen hilft gerade in dieser Zeit beiden Seiten. Es hilft, die Liquidität des eigenen Unternehmens zu schützen, und dem Geschäftspartner, seinen Verbindlichkeiten zeitnah nachzukommen und nicht ins Schlingern zu geraten, weil er den Überblick verliert oder offene Rechnungen sich häufen.
Meiner Erfahrung nach wird ein konsequentes Mahnwesen gemeinhin als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet. Es wird daher eher positiv wahrgenommen, als dass es abschreckt. Wichtig ist nur, dabei die folgenden Punkte zu beachten.“
Mahnen, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist
„Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist unwirksam! Durch eine vor Fälligkeit erstellte Mahnung kommt der Schuldner nicht in Verzug. Der Verzug aber ist die Voraussetzung dafür, dass der Schuldner für die durch seine verspätete Zahlung entstandenen Kosten (Verzugsschaden) aufzukommen hat.“
Zahlungserinnerung oder Mahnung — Beide Begriffe möglich
„Die Begriffe sollten jedoch auf gar keinen Fall wahlweise je nach Befindlichkeit angewendet werden. Hat man sich einmal für einen der beiden Begriffe entschieden, sollte man ihn auch durchgängig benutzen. Jeder von ihnen ist als eine eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner zu verstehen, die fällige Rechnung zu begleichen.
Eine Mahnung – das ist der Begriff, den das Gesetz verwendet – sollte deutlich als solche erkennbar sein (z. B. 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. (Letzte) Mahnung) und aus Gründen der Nachweisbarkeit schriftlich erfolgen.“
Eine Mahnung bedarf keiner vorgeschriebenen Form
„Eine Mahnung sollte aus Beweisgründen (s.o.) in schriftlicher Form erfolgen, hat aber auch mündlich ausgesprochen (möglichst vor Zeugen) ihre Gültigkeit. Wichtig ist, dass aus der gewählten (respektvollen) Formulierung deutlich wird, dass man sein Geld haben möchte.“
Wichtige Bestandteile einer Mahnung
„Damit eine Mahnung für den Schuldner (und einen selbst) leichter zuzuordnen ist, sollte jede das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie die Rechnungs- und ggf. Lieferscheinnummer enthalten. Ebenso kann eine Rechnungskopie beigefügt oder die erbrachte Leistung noch einmal benannt werden.
Auch sollte dem Kunden in der Mahnung mitgeteilt werden, dass er auch den Verzugsschaden, also die Kosten, die entstehen, weil die Rechnung verspätet oder wohlmöglich gar nicht beglichen wird, zu zahlen hat…
