Wenn die Heizung kalt ist und die Leitungen heiß laufen – Wie Oracom Intelligence° Kommunikationsfluten bei Immobilienunternehmen sortieren will

Herausforderungen: Kommunikation als Engpass

Der Einstiegsslogan „Heizung kalt und Ihre Telefone glühen?“ bringt das Problem auf den Punkt: Fällt im Winter die Heizung aus oder häufen sich andere Störungen, laufen alle Kanäle gleichzeitig heiß.

Im Pitch schildert Samir Chalabi, Head of Sales von Oracom, einen Alltag mit:

• vielen parallelen Telefonaten,
• zahlreichen E-Mails und WhatsApp-Nachrichten,
• vollgesprochenen Mailboxen und
• dem Druck, auf Google-Bewertungen zu reagieren.

Die Folge sind überlastete Service-Teams, lange Reaktionszeiten und unstrukturierte Informationen – gerade in größeren Beständen mit tausenden Mietverhältnissen.

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Der Ansatz / Die angebotene Lösung

Die Präsentation zeigt eine zentrale Grafik: Alle Kommunikationskanäle laufen in ein System „Oracom Intelligence°“ zusammen.

Wichtige Bausteine:

• SmartTenant° – Bewohnerportal mit KI-Chat, Dokumenten, Meldungen und der Möglichkeit, Dienstleister zu beauftragen.
• SmartGuide° – KI-Avatar für die Unternehmenswebseite, der Fragen beantwortet oder Anliegen entgegennimmt.
• InfinityBots° – KI-basierte Chat- und Voicebots für E-Mail, Webchat und Telefon.
• KI-Mailbox° – Voicemail-Service, der gesprochene Nachrichten entgegennimmt, verschriftlicht und vorqualifiziert.
• DigitalConcierge° – Display mit KI-Avatar am Point of Information im Gebäude, etwa im Eingangsbereich.
• SmartReview° – Unterstützung bei der Bearbeitung von Google-Rezensionen.
• ContactCenter° – Anbindung an Callcenter-Strukturen.

Aus den Kanälen eingehende Anliegen werden nach Anbieterangaben von KI-Systemen entweder direkt beantwortet oder so aufbereitet, dass sie mit weniger Aufwand im Servicecenter erledigt werden können. Eine Messefolie illustriert das mit einer hohen Zahl eingehender Vorgänge und einem deutlich kleineren, bereits automatisiert abgearbeiteten Anteil.

Einordnung für die Wohnungswirtschaft

Für Wohnungsunternehmen ist Oracom vor allem als Service- und Prozessplattform relevant:

• Entlastung der Mitarbeitenden: Standardanfragen (z. B. Status einer Störungsmeldung, Formularwünsche, einfache Auskünfte) können automatisiert beantwortet werden. Komplexere Fälle landen strukturiert aufbereitet bei den zuständigen Personen.
• Kanalbündelung: Statt Telefon, E-Mail, Webformular, Portal, Voicemail und Google-Rezensionen jeweils separat zu bearbeiten, sollen alle Vorgänge in einem System zusammenlaufen.
• Erwartungsmanagement: Digitale Avatare und Portale können rund um die Uhr Anfragen annehmen und erste Rückmeldungen geben – ein Punkt, der insbesondere bei Störungen relevant ist.

Offen bleiben – wie bei allen KI-basierten Kommunikationslösungen – Fragen zu:

• Integration in ERP-, Ticketsysteme und bestehende Mieterportale,
• Datenschutz, insbesondere bei Sprachaufzeichnungen und der Auswertung von Bewertungen,
• Qualität und Akzeptanz der KI-Antworten bei Mieter:innen und internen Teams.

Was jetzt zu tun ist

• Eigene Kommunikationsströme analysieren:
  Welche Kanäle sind heute besonders überlastet (Telefon, E-Mail, Google-Rezensionen, Portale)? Wo entstehen Wartezeiten oder Medienbrüche?
• Einstiegskanal wählen:
  Beispielsweise KI-Voicemail für die Service-Hotline oder ein Chatbot auf der Website, um erste Erfahrungen mit KI-gestützter Kommunikation zu sammeln.
• Schnittstellen klären:
  Wie werden Vorgänge aus Oracom in bestehende Systeme (z. B. Tickets, ERP, Handwerkersteuerung) überführt? Wer behält die Hoheit über Daten und KI-Konfiguration?
• Pilotprojekt evaluieren:
  Kennzahlen wie Erreichbarkeit, Bearbeitungszeiten, Weiterleitungsquote an Mitarbeitende und Rückmeldungen der Mieter:innen systematisch auswerten.

So lässt sich einschätzen, ob eine Plattform wie Oracom Intelligence° im eigenen Bestand dazu beitragen kann, Kommunikationsaufkommen beherrschbarer zu machen – insbesondere dann, wenn die „Heizung kalt und die Telefone heiß“ sind.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Oracom Intelligence° ist eine KI-gestützte Kommunikationsplattform, die sich gezielt an Immobilien- und Wohnungsunternehmen richtet.
• Anliegen von Mieter:innen sollen kanalübergreifend bearbeitet werden – von Telefon, E-Mail und Webformularen über Bewohnerportale, Voicemail und Google-Rezensionen bis hin zu Displays im Treppenhaus.
• Im Pitch beschreibt Oracom vollgelaufene Telefone, überquellende Postfächer und „vollgesprochene Mailboxen“ als typischen Alltag; genau hier sollen KI-Avatare und Bots entlasten.
• Ziel ist, einen Großteil der Standardanliegen automatisch zu beantworten oder strukturiert vorzubereiten, damit Mitarbeitende sich auf komplexe Fälle konzentrieren können. Auf einer Messefolie wird eine Bearbeitungsquote von „> 80 % abgearbeitet“ ausgewiesen.

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Autor: Redaktion Wohnungswirtschaft Heute – HEIKOM-Sonderausgabe Startups 2025
Foto: DEUMESS – Frank Schütze / Fotografie Kranert