Wir werden von digitalen Angeboten überflutet – viele davon versprechen Lösungen, doch nur wenige treffen den tatsächlichen Bedarf. Häufig fehlt es an Verständnis für die Abläufe, Strukturen und Herausforderungen der Branche. Wohnungswirtschaft heute. hat mit Christopher Hoffmann gesprochen, Gründer der craft IT GmbH.
In einem sehr persönlichen Beitrag schildert er, warum ihn oberflächliche IT-Konzepte frustrieren – und wie er mit seinem Team eine smarte, praxisnahe Lösung für den Messdienst der Zukunft entwickelt hat: Aus der Branche, für die Branche.
Von der Dispo-Krise über die Vision zum Produkt: Wie cape die Arbeit neu denkt
Wer heute über Digitalisierung spricht, landet schnell bei Buzzwords – und oft bei Frustration. Doch manchmal entstehen echte Lösungen genau dort, wo Not am Mann ist. So war es bei mir, Christopher Hoffmann, als ich 2019 in den elterlichen Messdienst einstieg. Das Unternehmen war als selbständige Handelsvertretung für ganz Schleswig-Holstein zuständig und hatte dementsprechend ein recht hohes Auftragsvolumen.
Während meiner Einarbeitung stellte ich allerdings schnell fest, dass vor allem im Bereich Disposition einiges im Argen lag. Das galt unter anderem auch für Lagerhaltung, Auftragserzeugung und externe Kommunikation: Viele Prozesse waren ineffizient, weil wir keine andere Wahl hatten. Die veraltete Software im Unternehmen zwang uns förmlich zum Einsatz von Papier und dem so genannten „Medienbruch“.
Mir wurde immer mehr bewusst, dass das so keine Zukunft haben konnte – oder anders gesagt: so konnte ich mir im Jahr 2019 beim besten Willen den Arbeitsalltag nicht vorstellen. Das zwar erfreulich hohe Auftragsvolumen führte in der damaligen Situation gleichzeitig zu hohem Stress bei allen Beteiligten, unfassbaren Mengen an Papier und vielen, repetitiven Aufgaben.
Aus meiner Perspektive waren diese für Digitalisierung und Automatisierung jedoch wie gemacht. Nach meinem IT-Studium in Dortmund war ich als Softwareentwickler und User Experience Designer tätig. Letzteres bedeutet, Dinge so zu gestalten, dass sie für Menschen möglichst leicht, angenehm und logisch zu benutzen sind.
Durch diese eher zufällig entstandene Kombination aus Softwareentwicklung und Messdienst entstand während meiner Einarbeitung allmählich eine Idee, die immer konkretere Formen annahm: eine moderne, cloudbasierte Plattform, die (zunächst) die Disposition automatisieren sollte.
Das hat geklappt und aus der Vision ist cape geworden, eine ERP- und Tourenplanungsplattform, die speziell auf die Anforderungen von Gebäudedienstleistern zugeschnitten ist. cape digitalisiert den kompletten Prozess: von der Auftragserfassung über die Planung bis zur mobilen Abwicklung vor Ort und die abschließende Abrechnung von Dienstleistungen. Dabei liegt der Fokus nicht auf Perfektion, sondern auf Pragmatismus – oder wie wir es bei craft IT ausdrücken: „Lieber 98,5 % als 1,5 Jahre zu spät.“
Technologie trifft Vision – Gebäude, die mitdenken
Was cape neben der automatischen Planung besonders macht, ist der Blick in die Zukunft: Die Plattform verfolgt die Vision eines intelligenten Messdienstes und stellt das Fundament dar, auf dem der Messdienst der Zukunft auch KI (Künstliche Intelligenz) nutzen kann. Angefangen mit der automatischen Disposition geht der Gedanke viel weiter: so sollen Gebäude künftig eigenständig Fehler oder Wartungsbedarfe melden. Diese Informationen können dann automatisch in Arbeitsaufträge umgewandelt, ins System eingespeist, an die richtigen Techniker verteilt und terminiert werden. Mieter und Verwalter erhalten automatisch Benachrichtigungen und Statusupdates.
Montiert werden muss immer, aber wann, wo und wie effizient, das kann Software übernehmen. So ist es längst keine Vision mehr, dass der Messdienst der Zukunft sowohl ein breiteres Spektrum an Dienstleistungen anbieten und gleichzeitig mehr mit gleichem Team bewerkstelligen kann. Die Grundlage dafür bieten Digitalisierung und KI-Tools, die craft IT nicht für Anwender, sondern mit ihnen entwickelt.
Immer mehr Messdienste liefern Ideen, Knowhow und helfen beim Praxistest neuer Funktionen und KI-Tools. Die Digitalisierung in der Branche wird gemeinsam vorangetrieben. Dabei haben sie erkannt, dass solche Tools den Menschen nicht ersetzen. Vielmehr ist es so, dass Digitalisierung und KI dem Menschen Raum verschaffen, ihn flexibler machen und Unternehmen so viel effizienter auf Situationen reagieren können.
Um beim Beispiel der automatischen Disposition zu bleiben: hier Zeit zu sparen bedeutet, mehr Zeit für andere Dinge zu haben, beispielsweise für die Themen Kundenservice und -bindung, Qualitätsverbesserungen oder Prozessmanagement.
Das macht den Messdienst der Zukunft aus
Der Messdienst der Zukunft hat eine hochautomatisierte Zentrale, einen „Messdienst-Hub“. Dieser Hub agiert als das Steuerungs- und Daten-Drehkreuz für alles, was den Messdienst betrifft. Zusammen mit den menschlichen Mitarbeitern kümmert der Hub sich neben der Zentralisierung von Daten sowohl um die Koordination von Aufgaben und Technikern als auch um die Integration verschiedener Systeme und Prozesse. Das führt dazu, dass sich der Messdienst zu einem immer größer werdenden Teil auf seine Arbeiten vor Ort konzentrieren kann.
Christopher Hoffmann
