Die Digitalisierung in der Immobilienverwaltungsbranche hat in den vergangenen Jahren einen großen Schritt nach vorne gemacht – auch wenn die Umsetzung in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich ausfällt. Während manche Immobilienverwaltungen noch mit Insellösungen arbeiten oder Dokumente lokal speichern, nutzen andere längst ganzheitliche digitale Plattformen, die Prozesse, Kommunikation und Datenmanagement intelligent miteinander verknüpfen.
Damit ist die digitale Immobilienverwaltung nicht nur effizienter und transparenter für Eigentümerinnen und Eigentümer sowie Mieterinnen und Mieter, sondern sorgt auch für eine spürbare Entlastung der Verwalterinnen und Verwalter.
Zentrale Plattformen statt Insellösungen
Trotz der vielen Fortschritte zeigt sich in der Praxis: In vielen Immobilienverwaltungen wird noch immer mit Insellösungen gearbeitet. Für jede Aufgabe, ob Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder Kundenkommunikation, kommt eine eigene Software zum Einsatz.
Oft fehlt es an einer durchdachten Prozessintegration und einer digitalen Gesamtstrategie. Moderne Immobilienverwaltungen setzen daher auf integrierte Plattformen, die verschiedene Funktionen bündeln und automatisiert miteinander verknüpfen. Von der Vertragsverwaltung, Nebenkostenabrechnung oder Schadensmeldung laufen alle relevanten Daten zentral zusammen, wodurch durchgängige und ganzheitliche Prozesse echte Entlastung bringen und Abläufe beschleunigen.
Das Beispiel der Ersten Hausverwaltung GmbH, ein Immobilienverwaltungsunternehmen mit bundesweitem Bestand, zeigt, wie sich durch konsequente Digitalisierung Arbeitsabläufe vereinfachen und effizienter gestalten lassen. Durch die zentrale Cloudplattform werden alle Prozesse von der Posteingangsbearbeitung bis zur Abrechnung digital abgebildet und miteinander verknüpft.
So entsteht ein durchgängiger, transparenter Workflow, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Servicequalität steigert. „Wir haben ein eigenes Team aus Produktmanagern und Softwareentwicklern aufgebaut, das kontinuierlich an neuen Lösungen arbeitet und bestehende Systeme weiterentwickelt. Unser Ziel ist es, Prozesse ganzheitlich zu vereinfachen, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Das beginnt bei der Kundenplattform, die unsere Eigentümerinnen und Eigentümer täglich nutzen, und geht in alle Prozesse in der Verwaltung über. Wir möchten Abläufe bewusst anders, effizienter und zukunftsorientiert gestalten,“ betont Marcel Tamm, CFO der Ersten Hausverwaltung.
Kommunikation auf einem neuen Level
Mit der Einführung integrierter Systeme verändert sich auch die Art und Weise, wie Immobilienverwaltungen mit Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern sowie Dienstleistern kommunizieren. Telefonate, E-Mails und manuelle Nachverfolgung kosten Zeit und nehmen Ressourcen in Anspruch.
Durch täglich neue Anfragen, zeitaufwendige Vor-Ort-Termine, wachsende Aufgabenkomplexität und den zunehmenden Personalmangel bleibt immer weniger Zeit zur Verfügung. Häufig führt das zu eingeschränkter Erreichbarkeit in Immobilienverwaltungen und zur Frustration bei Kundinnen und Kunden.
Digitale Kommunikationslösungen schaffen hier spürbare Entlastung.
Über Kundenportale erhalten Kundinnen und Kunden jederzeit einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente, Abrechnungen und Mitteilungen. Dabei werden eingehende Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und digital zugeordnet, während E-Mail-Benachrichtigungen über Updates, Termine oder Ankündigungen informieren.
KI-gestützte Telefonassistenten und Chatbots verbessern zudem die Erreichbarkeit und beantworten häufige Anfragen automatisiert. Auch die Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Dienstleistern wie Handwerksbetrieben wird durch digitale Schnittstellen vereinfacht.
Aufträge, Rechnungen oder Statusmeldungen können in Echtzeit ausgetauscht werden, was Rückfragen reduziert und Entscheidungswege beschleunigt. So entsteht eine transparente, reibungslose und effiziente Kommunikationsstruktur, die allen Beteiligten Vorteile bringt.
Automatisierung entlastet den Alltag
Neben der Kommunikation spielt die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben eine zentrale Rolle. Routinetätigkeiten wie die Verwaltung von Mietverträgen, die Erstellung von Rechnungen, die Bearbeitung von Wartungsanfragen oder die Suche nach Dokumenten können automatisiert abgewickelt werden.
Das verkürzt Bearbeitungszeiten, minimiert Fehlerquellen und schafft Freiräume für Aufgaben, die menschliche Expertise erfordern, wie beispielsweise für den Austausch mit Kundinnen und Kunden.
Virtuelle Eigentümerversammlungen schaffen Effizienz und Flexibilität
Auch virtuelle Eigentümerversammlungen zeigen, wie stark digitale Lösungen den Verwaltungsalltag erleichtern können. Sie reduzieren den Planungs- und Koordinationsaufwand erheblich und ermöglichen allen Beteiligten eine ortsunabhängige Teilnahme. Abstimmungen laufen digital, Protokolle werden automatisch erstellt und Entscheidungen transparent dokumentiert. Gerade mit Blick auf steigende Versammlungszahlen durch ambitionierte Klimaziele und Sanierungsstaus bringen virtuelle Eigentümerversammlungen einen entscheidenden Vorteil. Sie entlasten nicht nur die Verwaltungen, sondern erhöhen auch Transparenz, Flexibilität und Beteiligung innerhalb der Eigentümergemeinschaften.
Die Digitalisierung bietet in Immobilienverwaltungen also enorme Chancen. Sie stellt einen fortlaufenden Prozess dar, der im Inneren eines Unternehmens beginnt, und für deren Erfolg nicht nur moderne Technik entscheidend ist. Vielmehr geht es darum, wie gut Prozesse, Menschen und Systeme zusammenspielen. Digitale Werkzeuge können Abläufe vereinfachen und beschleunigen, aber erst durch klare Strukturen und eine gelebte Offenheit im Unternehmen entsteht wirklicher Fortschritt.
„Wer heute in digitale Prozesse investiert, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Stabilität und Freiräume – für besseren Service, zufriedene Kundinnen und Kunden und ein motiviertes Team. Digitalisierung bedeutet dabei längst nicht mehr, analoge Abläufe einfach in Software zu übertragen. Es geht darum, Prozesse grundlegend neu zu denken und Mitarbeitende so zu schulen, dass sie digitale Werkzeuge zielgerichtet einsetzen können,“ fasst Marcel Tamm zusammen.
Justus Mentzel
Dieser Text ist der zweite Teil einer dreiteiligen Serie zur Digitalisierung in der Immobilienverwaltung. Lesen Sie auch Teil eins „Alltag in Immobilienverwaltungen: Zwischen Papierablagen und digitaler Transformation„. Der dritte Teil folgt in der kommenden Ausgabe.
