Der VNW hat die Stelle des IT-Referenten seit August dieses Jahres neu geschaffen und in Person von Thomas Froese mit viel Erfahrung besetzt. Sein Aufgabengebiet umfasst Dienstleistungen rund um die IT mit dem Ziel, die Sicherheit in den Wohnungsunternehmen zu analysieren, zu verbessern und es Cyber-Angriffen möglichst schwer zu machen. Darüber hinaus berät und begleitet er die Unternehmen in Fragen der Digitalisierung.
Wie kann Thomas Froese das Thema „Betriebskostenabrechnung“ aus seinem Portfolio möglicherweise unterstützen? Immer mehr Wohnungsunternehmen streben eine Optimierung der Mieterkommunikation an und sind auf der Suche nach einem passenden Mieter-Portal mit gleichzeitiger Mieter-App.
Viele Wohnungsunternehmen sind noch skeptisch bezüglich des Einsatzes von Mieter-Apps. Teilweise sind die Bedenken berechtigt. Zu Beginn steht zum Beispiel die Frage, welcher Anteil der Mieter eine solche App auf dem Smartphone oder das zugehörige Portal über einen PC nutzen würden. Erfahrungen zeigen, dass die Durchdringung bei der Mieterschaft nach der Einführung bei durchschnittlich nur ca. 20% liegt.
Weitere Hintergründe finden Sie im Deloitte-Artikel: Mieter-App meets Wohnungswirtschaft Können Apps die Performance von Wohnungsunternehmen verbessern?
Fakt ist aber auch, dass es sich unter den Mietern herumspricht und der Anteil der Nutzer immer größer wird. Warum ist das so? Eine Mieter-App hat viele Funktionen. So kann ein Mieter z.B. an 24 Stunden und an 7 Tagen in der Woche eine Schadenmeldung absetzen. Das geht also auch nachts, wenn das Treppenhauslicht defekt ist. Keine Anrufbeantworter, keine nervige Auswahl wie „Drücken Sie die 1, wenn…“. Sobald die Meldung bei dem Wohnungsunternehmen angekommen ist, werden alle Mieter des betroffenen Hauses automatisch über eine Meldung am Mobilgerät informiert und wissen, dass eine Reparatur bereits in Arbeit ist.
Dieses Beispiel hat einen weiteren Vorteil: die MitarbeiterInnen des Wohnungsunternehmens müssen nicht mehr unzählige Telefonate zum selben Schaden annehmen, weil über diese neue Kommunikationsform und Rückmeldung an die Mieter die notwendigen Informationen bereits zielgerichtet verteilt werden. Die MitarbeiterInnen können sich mehr Zeit für andere Dinge nehmen. Zudem kann es sein, dass junge, motivierte Bewerber nach der modernen Arbeitsweise und -Ausstattung im Wohnungsunternehmen fragen und sich ggf. für einen Arbeitgeber entscheiden, der entsprechend ausgestattet ist.
Wenn bei obigem Beispiel der beauftragte Handwerker die Reparatur gut und schnell erledigt hat, kann das Wohnungsunternehmen die Handwerkerleistung von den Mietern beurteilen lassen. Hat er z.B. Schmutz hinterlassen? Hat er mit einer Leiter Schäden an den Treppenhauswänden verursacht? Wenn die Handwerker wissen, dass sie beurteilt werden, ist der Anreiz einer guten Arbeitsleistung gegeben.
Wir können an dieser Stelle viele weitere Beispiele für den Einsatz einer Mieter-App bringen, wollen jedoch den Bogen zur Betriebskostenabrechnung spannen: eine Mieter-App ist in der Regel kein alleiniges, losgelöstes Programm, sondern wird mit der eingesetzten Software über Schnittstellen verbunden. Das geht z.B. mit der eingesetzten wohnungswirtschaftlichen Software, mit einem Dokumentenmanagement-System oder mit den Systemen verschiedener Messdienstleister. Die Mieter können über die richtige Mieter-App neben diversen Dokumenten auch die unterjährigen Verbrauchsdaten abrufen, ohne sich an das Wohnungsunternehmen zu wenden. Zudem können die Wohnungsunternehmen auch die Jahresabrechnung digital zur Verfügung stellen und je nach App auch die Bestätigung über den Erhalt der Abrechnung dokumentieren.
Man muss gerade in der Einführungsphase bedenken, dass nicht alle Mieter auf digitalem Wege erreichbar sind und somit die Daten und Abrechnungen über einen längeren Zeitraum zweigleisig zur Verfügung gestellt werden müssen. Aber auch daran haben die Anbieter gedacht und bieten Lösungen an: für jeden Mieter wird festgestellt, ob er sich digital registriert hat. Wenn das der Fall ist, erfolgt die Kommunikation und die Zustellung von Dokumenten auf digitalem Weg. Für alle anderen Mieter gibt es die Möglichkeit, quasi auf Knopfdruck die zuzustellenden Dokumente per Auftrag an einen Postzustellservice zu übermitteln. Dort werden die Dokumente mit den individuellen Daten der Mieter auf Papier gedruckt, kuvertiert, frankiert und auf dem Postweg versendet. So entfällt auch dieser Arbeitsschritt in der Belegschaft.
Natürlich verursachen die Einführung und der Betrieb eines Mieterportals bzw. einer Mieter-App Kosten. Hier gilt es festzustellen, welche Kosten bei welchem Anbieter anfallen und die Aufgabe des Wohnungsunternehmens ist dann, die Vor- und Nachteile, sowie die Kosten und den Nutzen gegeneinander abzuwägen. Es kann eine sinnvolle Investition in die Zukunft für Ihr Unternehmen, für die Mieter-Kommunikation und die Zufriedenheit der eigenen Belegschaft sein.
Wir erinnern uns alle an die Phase des Starts des Internets. Viele Unternehmen sagten damals: Wozu brauchen wir eine Internetpräsenz? Wozu E-Mails – wir haben doch Telefon und Fax. Es gab viele Unternehmen mit Aufbruchsstimmung und mittlerweile sind die genannten Dinge ein Muss, eine Visitenkarte, nicht mehr wegzudenken. Dasselbe wird sich in der Mieterkommunikation und in vielen anderen Bereichen der Digitalisierung etablieren.
Lassen Sie sich unabhängig beraten, dafür gibt es die eingangs beschriebene Stelle des IT-Referenten im VNW. Die Kontaktdaten finden Sie unten.
Kontaktdaten VNW:
Thomas Froese
Tel. 040 52011-207
Mail froese@vnw.de
