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Digital Verträge erstellen, rechtssicher unterschreiben und vieles mehr – Was bedeutet dies für Mensch und Umwelt? Ein Praxisbericht

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Die Corona-Krise hat die Dringlichkeit der Digitalisierung in den meisten Unternehmen verstärkt. Doch was konkret bedeutet Digitalisierung? Wo und wie kann ein Unternehmen damit beginnen? Bringen digitale Lösungen Gefahren und Risiken mit sich? Die Berliner EB IMMOBILIENMANAGEMENT GmbH, hat den Schritt gewagt, sich grundlegend digital aufzustellen. Hierfür haben sie die IT-Experten von INHUBBER ins Boot geholt. Welche Aktivitäten dafür notwendig waren und welche Lösungen zum Ziel “Papierloses Büro” geführt haben, erklären die Geschäftsführer Marko Kröner und Sebastian Scharm in einem Gespräch mit INHUBBER-Gründerin Dr. Elena Mechik.

Die EB IMMOBILIENMANAGEMENT GmbH steht seit 2002 für professionelle Leistungen rund um die Immobilie. Als Teil einer vielschichtigen Unternehmensgruppe zeichnet sie für das komplette Immobilienmanagement verantwortlich, so unter anderem für das Property Management, die Vermietung, das Bauprojektmanagement sowie das Property Accounting. In all diesen Kompetenzbereichen entstehen Massen an Daten, Verträgen und Rechnungen, die alle gemanagt, überwacht und analysiert werden müssen – und das alles bisher manuell. Die Digitalisierung der zugrundeliegenden Prozesse und Abläufe ist daher eines der wichtigsten strategischen Handlungsfelder, um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein.

Konkret suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die

  • Unterschrifts- und Genehmigungsprozesse innerhalb des Unternehmens und mit externen Geschäftspartnern beschleunigt,
  • eine datenschutzkonforme Ablage der Verträge bietet, bei der jeder weiß, wer im Unternehmen auf welche Verträge Zugriff hat,
  • eine Fristenverwaltung von Verträgen bereitstellt,
  • modern und zukunftsfähig ist, um das Unternehmen Jahre oder sogar Jahrzehnte zu begleiten und
  • sich leicht in das weiterentwickelte digitale Ökosystem und in die gesamte Prozesskette integrieren lässt.

Dieser Anforderungskatalog diente als Basis für die Suche nach einer geeigneten Softwarelösung. Einige Systeme waren in ihrer Funktionalität unzureichend und andere konnten den Ansprüchen hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz nicht gerecht werden.

https://inhubber.com/

Ablage von Verträgen DSGVO konform plus KI-Analyse der Inhalte

Ganz bewusst entschied sich die EB IMMOBILIENMANAGEMENT (EBI) schlussendlich für eine Zusammenarbeit mit dem ebenfalls in Berlin ansässigen Unternehmen INHUBBER. Deren Lösungen decken die gestellten Anforderungen ab und bieten darüber hinaus weitere digitale Tools, die administrative Prozesse einfacher und sicherer machen. So ist beispielsweise die Ablage von Verträgen DSGVO konform und gleichzeitig wird Künstliche Intelligenz für die Analyse der Inhalte und die anschließende Weiterverarbeitung eingesetzt. Dokumente können unveränderbar gespeichert werden und sind damit manipulationssicher.

Die Speicherung in einer sicheren, zentralen Ablage ermöglicht einfachen Zugriff durch Geschäftspartner und Mieter. Lästige App-Downloads für die Nutzung sind nicht erforderlich und dank der Blockchain Technologie kann auch nach 20 oder 30 Jahren noch nachvollzogen werden, wo sich das Originaldokument befindet und welche Prozessschritte durchgeführt wurden.

Aktuell werden bei EBI drei Anwendungsfälle mit INHUBBER umgesetzt:

  1. Digitale Signatur für Mietverträge zur Beschleunigung der Unterschrift-Prozesse
  2. Auslesen der Mietverträge hinsichtlich der wichtigsten Metadaten wie z.B. Laufzeiten, Fristen, Partner etc.
  3. Erstellen von Digitalen Mietvertrags-Listen zum Abgleich von Mietverträgen mit Stammdaten

Durch die Kombination dieser drei Anwendungen konnte die EBI ihren Vermietungsprozess gemeinsam mit INHUBBER zu 98% digitalisieren. Im gesamten Prozess, der mit der Kündigung des Mietvertrages beginnt und bei der Übergabe der Mietfläche an den neuen Mieter endet, gibt es nur ein Stück Papier und das ist die Mietvertragskündigung durch den Mieter. Gleichzeitig wurde die Prozessdauer von ursprünglich zwei bis drei Wochen auf nur wenige Stunden bis maximal zwei Tage verkürzt…

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