Von Peter Gerhardt, DSC Consulting
Sie kennen die Situation im Wohnungsunternehmen: Es herrscht Unzufriedenheit mit der Qualität der Messdienstleister und Sie überlegen, einen Wechsel des Anbieters vorzunehmen. Doch nach Prüfung der Vertragslage stehen hohe Ablösezahlungen im Raum, die Sie nicht übernehmen wollen.
Bei zunehmendem Anteil an Funkanlagen kommt der Ärger hinzu, dass man diese nicht mehr manuell über einen Dritten ablesen und abrechnen kann, da die Fernauslesung vorgeschrieben ist. Nach Lösungen wird gesucht. Steigt man vertraglich tiefer in die Liegenschaft ein, trifft man häufig auf einen Dschungel an unterschiedlichen Laufzeiten und Kündigungsfristen für Wasserzähler, Heizkostenverteiler und Wärmemengenzählern.
Wann ist ein günstiger Zeitpunkt zum Wechsel des Anbieters, zu dem geringe Ablösen zu leisten sind? In der Regel verfügen Sie als Auftraggeber nicht über ein IT-gestütztes Vertragsmanagement, in dem alle Geräte- und Dienstleistungsverträge des Bestands angelegt sind, um so treffsicher den optimalen Zeitpunkt eines Wechsels auf Liegenschaftsebene bestimmen zu können.
Wie können nun nachhaltige Lösungskonzepte auf Liegenschaftsebene und letztlich für einen Wohnungsbestand aufgesetzt werden und welche Einflussfaktoren sind dabei zu berücksichtigen?
Analyse Ist-Situation
Im ersten Schritt sind der Bestand und alle vorhandenen Verträge zu analysieren. Bei Messdienstleistungen werden zwei relevante Vertragsarten unterschieden: Geräteverträge und Dienstleistungsverträge. Erster gilt über die Laufzeit der Geräte, über den zweiten wird die DL für Ablesung und Abrechnung geregelt.
Geräteverträge
Viele Verträge aus der Vergangenheit haben bei Wasserzählern noch unterschiedliche Eichzeiten. Bei Warmwasser 5 Jahre und Kaltwasser 6 Jahre. Die Heizkostenverteiler sind in der Regel für 10 Jahre abgeschlossen.
Wenn man alle Geräte zum gleichen Zeitpunkt eingebaut hat, kann man restlösefrei erst nach 30 Jahren wechseln. In Zeiten ohne Funk konnte bei einem vorzeitigen Wechsel, die Ablesung der Geräte und die Abrechnung der Heizkosten durch einen Dritten erfolgen.
Um auf Liegenschaftsebene Einheitlichkeit zu erzeugen, sind die Verträge bei Neuvergabe zum gleichen Stichtag zu harmonisieren: Wasser und Wärmemengenzähler auf 6 Jahre Laufzeit und Heizkostenverteiler 12 Jahre.
Dienstleistungsverträge
Diese laufen in der Regel bei Vollkaufleuten über längere Vertragslaufzeiten – in der Praxis sind bis zu 10 Jahren vereinbart.
Rahmenverträge
Darüber hinaus finden wir in der Praxis noch Rahmenverträge. Gerade bei größeren Beständen ist es ratsam, einheitliche Preise und Konditionen zu vereinbaren und bei wenigen Anbieter zu bündeln. Gut verhandelte Rahmenverträge erleichtern die Vergabe neuer Liegenschaften und insbesondere die jährliche Rechnungsprüfung und beinhalten eine Qualitätssicherung. Eine gute Preisstellung ermöglicht Wettbewerbsvorteile bei der Akquise neuer Mandate.
Zielbild
Das Ziel ist ein harmonisiertes Vertragsportfolio mit optimal verhandelten Preisen und synchronisierten Laufzeiten, sodass Wechsel ohne Restmietraten oder Ablösezahlungen möglich sind. Die Harmonisierung ist bei größeren Beständen oft ein Prozess, der sich über mehrere Jahre hinziehen kann.
Ein weiter Aspekt, auf das Sie achten sollten, ist die Interoperabilität der Messgeräte, die seit 2022 in der HKVO gefordert wird. Die Interoperabilität soll über offene Funkprotokolle sichergestellt werden und die Unabhängigkeit des Verwalters vom Messdienst ermöglichen. Die Idee ist, dass auch ein Dritter seine Datensammler einbauen kann und in Folge die Daten empfangen und eine Abrechnung erstellen kann.
Im Markt finden wir zwei verschiedene offene Funkprotokolle – OMS und LoRa. OMS wird von einem Großteil, über 90% der MDU, verwendet, LoRa von wenigen Unternehmen. OMS ist damit marktführend und bietet Verwaltungsunternehmen die maximale Flexibilität.
Tipps für den Vergabeprozess
Um bestmögliche Konditionen zu erzielen, empfiehlt sich die Durchführung einer Ausschreibung.
1. Erstellung Datenraum
Damit Anbieter Preise fachgemäß kalkulieren und eine Bestandsharmonisierung berechnen können, ist ein Datenraum des Bestands zu erstellen, in den alle vorhandenen Verträge einfließen, die bei vorhanden Anbieter abgefragt werden.
2. Erststellung der Vergabeunterlagen
Kernelemente sind eine passgenaue Leistungsbeschreibung, die Bildung von Einheitspreisen sowie Eckpunkten, die vertraglich geregelt werden sollen wie z. B. die Bestandsharmonisierung und die Qualitätssicherung. Sinnvoll sind eigene Vertragswerke, die die Ziele des Auftraggebers widerspiegeln und Zielwerte der zu liefernde Qualität berücksichtigen.
3. Bietergespräche und Verhandlung Rahmenvertrag
In dieser Phase geht darum gute Preise, aber in erster Linie die Partner zu finden, die langfristig gebunden werden. Die Laufzeiten können variabel gestaltet werden. Je länger, desto bessere Preise können erzielt werden.
4. Umsetzung
Diese sollte je nach Bestandsgröße detailliert geplant werden, um eine treffsichere Gerätemontage und systematische Verfolgung von Restanten sicherzustellen. Bei größeren Montagearbeiten ist es empfehlenswert in zyklischen Abständen von 4 Wochen die Umsetzung zu kontrollieren. Je konkreter die Umsetzung definiert von beiden Seiten gemanagt wird, desto geräuschloser sollte das Zusammenspiel zwischen den Partnern laufen.
Fazit: Dem Aufwand einer Vertragsoptimierung im Bestand steht ein bereinigter Bestand mit klaren Regelungen und höherer Verwaltungseffizienz gegenüber. Eine professionelle Vertragsharmonisierung erfordert qualifizierte Ressourcen und eine professionelle Projektierung. Für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes empfiehlt es sich, erfahrene Partner einzubinden, die die technischen Anforderungen regulatorische Rahmenbedingungen beherrschen. Dies stellt sicher, dass Projekte sowohl effizient als auch vertraglich rechtssicher zum Erfolg geführt werden.
Peter Gerhardt, Jahrgang 1960, startete nach technischer Ausbildung und dem Studium der BWL seine berufliche Laufbahn 1988 in der Lebensmittelindustrie bei British American Tobacco im Bereich Marketing & Vertrieb.
Nach ersten Führungsstationen im Vertrieb startete er Anfang 1992 in einer Unternehmensberatung mit Fokus auf Bauzuliefer- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich Immobilien. 1998 wechselt er wieder auf die Industrieseite und wurde als Geschäftsführer Marketing & Vertrieb eines deutschen Fliesenherstellers berufen.
In 2001 übernahm er bei Techem Energy Services die Leitung des Bereiches Homeautomation. Weitere Stationen waren die Leitung des Referats Verbände und Institutionen sowie die Führung des Vertriebs für das Segment Mittelstand mit dem Produktportfolio Heizkostenabrechnung, Contracting, Rauchwarnmelder und Legionellenanalyse.
Anfang 2016 wechselte er als Director Marketing & Sales zur Eurofins Umwelt Deutschland, einem der weltweit führenden Labordienstleistungsunternehmen. Hier baute er erfolgreich das Geschäft für Legionellenanalyse und Verkehrssicherungskonzepte in der Wohnungswirtschaft auf. 2018 gründete er sein eigenes Beratungsunternehmen mit den Schwerpunkten Marketing & Vertrieb, Organisationsentwicklung und Prozessoptimierung.
Seit September 2018 ist er Partner bei DSC Dietmar Schickel Consulting. Hier bringt er seine breite Branchenerfahrung und das Produkt Know-how eines Energiedienstleisters ein.
Kontakt p.gerhardt@schickel.de
