Wenn die Oma dem Enkel die Miete zahlt, wird es schnell kompliziert: Dann nämlich muss der Vermieter herausfinden, zu welchem Mietvertrag die eingehende Zahlung gehört. Die in Wien ansässige WBV-GPA hat mit derlei manuellen Aufwänden Schluss gemacht: Dank Aareal Account werden Zahlungen dort jetzt komplett automatisch zugeordnet.
Wie können wir eingehende Zahlungen, die nicht per Lastschriftverfahren aufs Konto kommen, eindeutig einem Mietvertrag zuordnen? Diese Kernfrage war für die in Wien ansässige Wohnbauvereinigung für Privatangestellte, WBV-GPA, vor einiger Zeit Anlass, ihre Zahlungseingangsprozesse zu optimieren. „Bis 2020 hatten wir bei der WBV-GPA nur ein einziges Zahlungseingangskonto“, erläutert Gerald Visjager, Leiter Rechnungswesen und Finanzierung bei der WBV-GPA. „Es war manchmal sehr mühsam, Zahlungen eindeutig zuzuordnen, wenn zum Beispiel die Oma für den Enkel oder die Tante für den Neffen gezahlt und am Zahlschein nicht die Verrechnungsnummer vermerkt hatte.“
Hinzu kommt, dass die WBV-GPA aktiv geförderten Wohnraum schafft. Dadurch ist die Zahl der vermieteten Einheiten in den vergangenen Jahren stark gestiegen – und damit der Bearbeitungsaufwand rund um den Zahlungseingang. „Aus früheren Gesprächen mit der Aareal Bank wussten wir bereits, dass sie Lösungen für die Zahlungszuordnung anbietet, und deshalb haben wir beschlossen, auf diese zurückzugreifen“, erklärt Visjager weiter.
Virtuelle Kontonummer
Seit Januar 2021 nutzt die WBV-GPA die Lösungen Aareal Account und Aareal Portal. Über Aareal Account können das ERP- und das Kontensystem der WBV-GPA miteinander kommunizieren. Dafür schuf die Immodat GmbH (IT-Tochter der österreichischen Sozialbau AG) eine Schnittstelle zum ERP-System der WBV-GPA. Der Clou im neuen Prozess: Jedem Mietvertrag wird eine individuelle virtuelle Kontonummer zugeordnet, auf die die Mietpartei oder eben eine andere Person künftig Zahlungen überweist. Die Zahlungseingänge laufen alle auf dasselbe Konto, lassen sich durch die virtuelle Kontonummer aber ohne Schwierigkeiten dem zugehörigen Mietvertrag zuordnen – und das automatisch.
Über das Portal der Aareal Bank als Benutzeroberfläche kann die WBV-GPA ihre Kontobewegungen verwalten. „Wir schätzen die Zeitersparnis auf rund 15 Stunden im Monat“, berichtet Visjager. Die frei gewordenen personellen Ressourcen nutzt die WBV-GPA heute unter anderem, um Mieteranfragen besser zu betreuen, aber auch, um die Zahl der Überstunden in der Belegschaft zu reduzieren.
Klare Kommunikation
Entscheidend für den Erfolg der deutschen Lösung für das Management des Zahlungseingangs beim österreichischen Unternehmen WBV-GPA war aus Sicht von Prokurist Visjager vor allem die klare Kommunikation mit der Mieterschaft während der Einführung. Heute kann die WBV-GPA eine positive Wirkung auf ihre internen Prozesse feststellen: „Die mühsame Zuordnung des Zahlungseingangs ist bei uns im Hause dadurch schlicht weggefallen. Die Fehlerquote geht gegen null, es gibt nur wenige Ausnahmefälle“, berichtet Visjager und fasst zusammen: „Alles in allem können wir sagen: Die Prozesse haben sich radikal vereinfacht.“
Drei Fragen an Wolfgang Lütz, Direktor bei der Aareal Bank AG
Herr Lütz, die virtuelle Kontonummer bietet institutionellen Vermietern prozessuale Vorteile im debitorischen Zahlungsverkehr. Gibt es diese Potenziale auch im kreditorischen Zahlungsverkehr?
Ja, zum Beispiel die regelmäßig wiederkehrenden betriebskostenrelevanten Abschlagszahlungen. Auch hier bietet die Nutzung der virtuellen Kontonummer große Potenziale. Ich denke dabei an die automatische Bezahlung von Tausenden von kreditorischen Posten zu kreditorischen Verträgen im ERPSystem. Die virtuelle Kontonummer als Werkzeug bietet hier die Chance, buchhalterische Fehler bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen zu unterbinden.
Welche Lösungen bietet die Aareal Bank in diesem Kontext an? …
