Wenn die Corona-Pandemie Unternehmen eines gelehrt hat, dann ist es wohl schnelle, flexible und vor allem digitale Lösungen zu finden. Die Wohnbau GmbH Prenzlau stellt seit Jahren ihre Prozesse auf den Prüfstand. Nach gut 10 Jahren kann das kommunale Unternehmen mit Recht behaupten, einen hohen Digitalisierungsgrad vorzuweisen und weitestgehend papierfrei zu sein. Wohnbau- Geschäftsführer René Stüpmann verrät, mit welchem Fahrplan das Unternehmen seine Ziele verfolgt und wo der Weg hinführt.
Die Mitarbeiterschaft entwickelte ein gemeinsames Leitbild.
Die Wohnbau GmbH Prenzlau ist mit rund 3.800 Wohneinheiten im Bestand und Verwaltung das größte Wohnungsunternehmen in Prenzlau, der Kreisstadt der Uckermark. Als Geschäftsführer René Stüpmann das Unternehmen 2010 übernahm, war der Begriff »Digitalisierung« in der Wohnbau Prenzlau noch weitestgehend fremd. Sicher, man arbeitete bereits am Computer. »Aber wie, das ist die Frage«, stellt Stüpmann fest. Einer der ersten Maßnahmen war es, die gesamte Belegschaft zu Microsoft-Office-Kursen zu schicken. »Die Grundlagen mussten geschaffen werden.« Dass sich in der Wohnbau Prenzlau etwas verändern musste, das stand von vornherein fest. Das Unternehmen war wirtschaftlich in der Misere, es gab Überlegungen es zu privatisieren.
Durch die Umschuldung der Kredite schaffte sich die Wohnbau einen kleine Spielraum, um sich neu aufzustellen: Das Unternehmen wollte kommunal bleiben, wieder in den Bestand investieren können und dennoch die Wohnraummiete bezahlbar halten. Die Mitarbeiterschaft entwickelte ein gemeinsames Leitbild. Acht Werte: Leidenschaft, Initiative, Kreativität, Kundenorientierung, Qualitätsstreben, Vertrauen, Respekt und Wertschätzung sowie die gesellschaftliche Verantwortung schreibt sich die Wohnbau Prenzlau seit jeher auf die Fahnen.
Digitalisierung ist kein Projekt, dass man innerhalb von fünf oder zehn Jahren abschließt
»Digitale und standardisierte Prozesse sparen Ressourcen und erhöhen die Servicequalität«, sagt René Stüpmann. Schritt für Schritt stellte das kommunale Unternehmen seine Prozesse auf den Prüfstand. Es wurde ein digitales Archiv eingeführt, die tägliche Post digital verarbeitet, alle Mieterdaten in ein ERP-System eingepflegt. »2010 konnten wir nicht einmal auswerten, wie viele Zwei- oder Dreiraumwohnungen wir im Bestand hatten oder in welcher Etage der Mieter wohnte. Die Daten aufzubereiten und zu pflegen war aufwendig.
Sie sind aber die Basis für jede Art der Digitalisierung«, stellt der Geschäftsführer fest. »Viele Unternehmen wollen von jetzt auf gleich digital sein. Aus unserer Erfahrung heraus, ist es jedoch wichtig, die Grundlagen zu schaffen: Das sind Mitarbeiter, die mit der modernen Technik und den Systemen umgehen können und Datenmaterial, das digital gepflegt vorliegt.« Auch heute noch investiert die Wohnbau Prenzlau in die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. »Digitalisierung ist kein Projekt, dass man innerhalb von fünf oder zehn Jahren abschließt. Technik und Software entwickeln sich täglich weiter.«
2021 feierte die Wohnbau Prenzlau ihr 30. Jubiläum.
Das Wohnungsunternehmen ist nach vielen Jahren harter Arbeit wirtschaftlich stabil aufgestellt und investiert mit großen und kleinen Neubauprojekten in die Zukunft. »Und dass, ohne in den letzten 10 Jahren Mieterhöhungen vorgenommen zu haben!«, ist der Geschäftsführer stolz. Grund für die positive Entwicklung ist der Wandel im Unternehmen. »Unsere Prozesse sind einfacher und schneller geworden, eine Erreichbarkeit auch außerhalb unserer Öffnungszeiten erhöht die Kundenorientierung und Arbeitsplätze werden durch mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten attraktiver.«
Die Wohnbau Prenzlau arbeitet heute weitestgehend papierfrei.
Wohnungsabnahmen- und übergaben werden digital über das Tablet erledigt, die Checkliste abgearbeitet, digital unterzeichnet und direkt an die Mieterin oder den Mieter sowie die Versorgungsunternehmen gesandt. Ebenso sind Rechnungslauf und auch die Verkehrssicherung komplett digitalisiert. »Wir probieren viel aus. Manches erweist sich als Verbesserung und weiterentwickelbar in der Zukunft. Andere Systeme sind noch nicht ausgereift oder für uns weniger relevant«, macht Stüpmann deutlich, flexibel zu bleiben…
