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Schnelle Abrechnungen, jederzeitiger Unterlagenabruf und digitale Eigentümerversammlungen – Intelligente Softwarelösungen schaffen Freiraum

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Laut der auf die Immobilienwirtschaft spezialisierten Hausbank München eG können sich Hausverwaltungen vor allem mit drei Dienstleistungen bei ihren Kunden – Immobilieneigentümer und Mieter – positionieren: Zeitnahe Bereitstellung von Abrechnungen, Protokollen und Informationen, Abrufmöglichkeit von Unterlagen und Dokumenten rund um die Uhr sowie professionell durchgeführte (digitale) Eigentümerversammlungen.

„Mit der richtigen Softwarelösung können Verwalter ihren Kunden einen großen Mehrwert bieten und sich gegenüber Wettbewerbern abgrenzen“, sagt Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München, verantwortlich für das Ressort Immobilienwirtschaft.

Eigentümer und Mieter betreuen, Jahres- und Nebenkostenabrechnungen erstellen, das Gebäude in Stand halten: Hausverwalter müssen tagtäglich ein breites Aufgabenspektrum und zahlreiche Herausforderungen bewältigen. Neben fachlicher Kompetenz, Zuverlässigkeit, Kundenorientierung, Engagement und psychologischem Geschick sind in der professionellen Immobilienverwaltung effiziente Prozesse, die durch intelligente Software optimal unterstützt werden, ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Auch, weil mittlerweile viele Lebensbereiche digital funktionieren und Eigentümer und Mieter erwarten, dass sie etwa einen Wasserschaden auch online unkompliziert rund um die Uhr melden können. „Eine Software, die immer auf dem aktuellsten Stand ist und die alle relevanten Daten und Dokumente in sicheren Rechenzentren speichert, spart dem Verwalter nicht nur Zeit und Kosten“, erklärt Naßl.

„Sie schafft Freiraum für viele andere wichtigen Verwaltertätigkeiten, für die sonst keine Zeit ist oder die immer wieder verschoben werden“. Und weiter: „Themen wie Datensicherung, DSGVO-Konformität und IT-Sicherheit sind nicht das Kerngeschäft einer Hausverwaltung und werden an den Softwarehersteller ausgelagert“.

Kernprozesse laufen von selbst

Der Hausbank München zufolge können die Kernprozesse der kaufmännischen Hausverwaltung mit speziellen Anwendungen wie VS3 und dem dazu gehörigen CRM VS3+ mit einem Kundenportal vollständig und verlässlich unterstützt werden. Sind die Daten einmal erfasst, laufen viele Prozesse von allein, auch wenn alle Mitarbeiter im Urlaub sein sollten.

Mit überschaubaren einmaligen Vorbereitungen werden manuelle und vor allem ständig wiederkehrende Buchhaltungsaufgaben vollständig digitalisiert und automatisiert. Die schnelle Erstellung von Jahresabrechnungen gemäß den Vorgaben des neuen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) gehört ebenso dazu wie der Austausch von Heizkosten über eine Schnittstelle und das automatische Einlesen der Ergebnisse in die Jahresabrechnung.

Direktversand und Kundenportal

Mit einer über VS3 komplett digital erstellten Abrechnung schafft VS3 auch die Voraussetzungen, dass die Einladungsunterlagen für die Eigentümerversammlung aus der Software heraus direkt an die Eigentümer versandt werden. Noch effizienter und umweltfreundlicher ist es, die Unterlagen den Eigentümern über das Kundenportal von VS3+ zur Verfügung zu stellen…

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