Disposition neu gedacht: Wie cape Messdienste und Außendienst in einen digitalen Fluss bringt

Die Lübecker craft IT GmbH entwickelt mit „cape“ eine ERP- und Tourenplanungsplattform, die Disposition, Außendienst und Wissen der Organisation zusammenführt – mit klarer Ausrichtung auf Messdienste und Gebäudedienstleister. Dabei geht es

• um die Digitalisierung der Disposition in Unternehmen mit Außendienst,
• um die Entlastung von Monteuren und Disponenten,
• und um ein Ökosystem von Modulen, das speziell für Messdienste und verwandte Dienstleister entwickelt wurde, „aus der Branche, für die Branche“, wie Gründer Christopher Hoffmann es beschreibt.

Herausforderungen: Wo heute Zeit und Nerven verloren gehen

1. Disposition als Engpass

Viele Messdienste und technische Serviceeinheiten der Wohnungswirtschaft planen Touren noch mit Tabellen, Karten und separaten Tools. Schon moderate Projektgrößen führen zu einem hohen, manuellen Koordinationsaufwand: Wer fährt wann wohin? Welche Aufträge lassen sich kombinieren? Wie werden Ausfälle oder Umbuchungen eingearbeitet?

2. Medienbrüche über den gesamten Prozess

Angebot in System A, Auftragsliste in Excel, Tourenplan separat, Rückmeldungen per Papierbericht oder E-Mail: Genau dieses Bild beschreibt Hoffmann im Rückblick auf den elterlichen Messdienst, inklusive „unfassbarer Mengen an Papier“ und fehlender Transparenz über den Status.

3. Wissensinseln statt zentralem Überblick

Ob Montagevorgaben, Sonderlösungen einzelner Kunden, Checklisten oder häufige Problemfälle: Viele Informationen stecken in Köpfen und Mails. Neue Mitarbeitende oder externe Partner benötigen lange Einarbeitungszeiten, und Fehler wiederholen sich.

4. Personalmangel und steigende Anforderungen

Parallel zum Fachkräftemangel in der Technik wächst der Druck durch regulatorische Anforderungen (z. B. häufigere Ablesungen, digitale Übermittlung von Verbrauchsinformationen). Mehr Aufträge, komplexere Prozesse, aber nicht zwingend mehr Personal.

Der Ansatz: cape als „Messdienst-Hub“

Kernidee

„cape“ ist ein ERP- und Tourenplanungs­system für Unternehmen mit Außendienst, das den kompletten Ablauf von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung unterstützt.

In der Praxis heißt das:

• Tagespläne mit optimierten Routen werden auf Knopfdruck in Sekunden erstellt.
• Ein ganzer Monatsplan für einen Monteur lässt sich laut Anbieter in wenigen Minuten generieren.
• Der Disponent bleibt in der Rolle des „Dirigenten“: Vorgaben wie Servicezeiten, Regionen oder Prioritäten werden im System hinterlegt, der Algorithmus erstellt daraus Vorschläge.

In einem Praxisprojekt berichtet craft IT von bis zu 90 % weniger Dispositionsaufwand und rund 20 % mehr Auftragsbearbeitungen pro Monteur – eine Größenordnung, die in der Präsentation als exemplarisches Ergebnis gezeigt wird.

Die Module des „cape UNIVERSE“

Die Folie „So können Messdienste heute arbeiten: cape UNIVERSE“ zeigt eine zentrale Plattform, um die verschiedene Module angeordnet sind. Ergänzt durch die Website ergeben sich folgende Bausteine:

• capePORTAL – Kundenportal
  Auftraggeber können Aufträge selbst einstellen, Termine einsehen und Status prüfen. Das verringert Rückfragen und Telefonate.
• capeBLOCK – automatische Blockplanung
  Plant Auftragsblöcke und komplette Touren für Monteure in einem Schritt – inklusive Streckenoptimierung und Vorgaben.
• capeTOOL – App für den Außendienst
  Monteure sehen ihre Tagespläne, dokumentieren Arbeiten, erfassen Fotos und geben Aufträge direkt digital zurück ins Büro – ohne Papierlauf.
• capeDEPOT – Auftrags- und Materialpool
  Bestimmte Aufträge werden gesammelt, gebündelt und können gezielt verplant oder an Teams verteilt werden.
• capeNOTIFY – Benachrichtigungen
  Terminankündigungen und Informationen an Hausverwaltungen, Hausmeister:innen oder Bewohner:innen werden automatisiert verschickt, inklusive Protokollierung.
• capeWIKI – digitales Wissensmanagement
  Ein zentrales, durchsuchbares Wissensarchiv, inzwischen ergänzt um einen KI-Assistenten („WIKIBot“), der Fragen zur eigenen Prozesswelt beantwortet.
• capeAI – KI-Assistenz für Prozesse
  Unterstützt laut Anbieter bei Auswertungen, Auffälligkeiten und Supportfragen in der „cape-Welt“.

Schnittstellen und Partner

Die Schnittstellen-Folie in der Präsentation zeigt logos von QUNDIS, SK-Soft, Sontex, Relay, KUGU, AssetWork, Engelmann, MessPartner und weiteren Partnern rund um Messdienst, Abrechnung und IoT-Plattformen.
Auch auf der craft-IT-Website finden sich Partner wie DEUMESS, SK-Soft, Relay und baeren.io.

Für die Wohnungswirtschaft ist diese Breite relevant: cape soll sich nicht als Insellösung verstehen, sondern als „Hub“, der sich per Schnittstelle in bestehende Abrechnungs-, ERP- oder Portalsysteme einfügt.

KI als nächster Schritt

In einem Beitrag auf Wohnungswirtschaft heute beschreibt Hoffmann cape als Fundament für den „Messdienst-Hub der Zukunft“, in dem Gebäude perspektivisch selbst Wartungsbedarfe melden, Aufträge erzeugt und an die richtigen Techniker verteilt werden – inklusive automatischer Informationen an Mieter:innen und Verwalter:innen.

KI-Module sollen dabei nicht Menschen ersetzen, sondern Zeit freispielen – etwa durch automatische Disposition oder intelligente Auswertungen – damit sich Teams stärker auf Kundenservice, Qualität und Prozessverbesserung konzentrieren können.

Warum das für die Wohnungswirtschaft wichtig ist

• Mehr Projekte, gleiche Teams: Roll-outs von Funktechnik, Rauchwarnmeldern oder Submetering erfordern kurzfristig hohe Montagekapazitäten. Ohne digitale Disposition geraten Teams hier schnell an Grenzen.
• Höhere Serviceerwartungen: Mieter:innen und Verwaltungen erwarten transparente Termine und verlässliche Kommunikation – auch das muss systemseitig abgebildet werden.
• Daten als Grundlage für Steuerung: Nur wenn Aufträge, Zeiten, Wege und Rückmeldungen strukturiert vorliegen, lassen sich Effizienz, Erstbegehungsquote oder Qualität systematisch steuern.

Gerade größere Wohnungsunternehmen, die selbst abrechnen oder eigene Servicegesellschaften betreiben, stehen vor der Frage, wie sie Disposition und Außendienst langfristig skalierbar organisieren können. Lösungen wie cape adressieren genau diesen Punkt – mit klarem Branchenfokus.

Einordnung für Entscheider:innen

Typische Einsatzfelder

• Messdienste und Servicegesellschaften mit eigenem Monteurteam (Zähler, Rauchwarnmelder, technische Dienstleistungen).
• Wohnungsunternehmen mit eigenem technischen Außendienst (z. B. kleinere Reparaturen, Prüfungen, Wartungen).
• Stadtwerke und Energieversorger mit Hausbesuchen (Ablesung, Austausch, Smart-Meter-Roll-out).

Stärken des Ansatzes

• Speziell aus einem Messdienst heraus entwickelt, daher praxisnahe Abbildung typischer Abläufe.
• Ein System statt vieler Einzellösungen – inklusive Wissensmanagement und KI-Bausteinen.
• Offenheit für Partner und Schnittstellen reduziert das Risiko einer proprietären Sackgasse.

Offene Punkte und Grenzen

• Die tatsächlichen Effekte (-90 % Aufwand, +20 % Aufträge) hängen stark von Ausgangssituation und Prozessdisziplin ab, sie sollten im Rahmen eines Pilotprojekts kritisch überprüft werden.
• Systemeinführung bedeutet immer organisatorischen Wandel: Rollen in Disposition und Außendienst verändern sich, Schulungs- und Change-Bedarf ist entsprechend einzuplanen.

Was jetzt zu tun ist

1. Ist-Analyse der Disposition
   • Wie werden Touren heute geplant?
   • Wo entstehen Doppelarbeiten, Medienbrüche, Rückfragen?
2. Prozesslandkarte zeichnen
   • Vom Auftragseingang über Planung, Durchführung und Dokumentation bis zur Abrechnung: Welche Systeme sind beteiligt?
3. Zielbild definieren
   • Welche Schritte sollen automatisiert werden (Tourenplanung, Benachrichtigungen, Wissensmanagement, KI-Assistenz)?
   • Welche KPIs sind relevant (Planungszeit, Fahrkilometer, Erstbegehungsquote, Produktivität pro Monteur)?
4. Pilotprojekt aufsetzen
   • Ein repräsentatives Gebiet oder einen ausgewählten Messdienst-/Servicebereich wählen.
   • cape in einer Teilorganisation einführen, Kennzahlen vorher/nachher vergleichen.
5. Integration & Skalierung planen
   • Schnittstellen zu Abrechnung, ERP und ggf. Portalen klären.
   • Entscheidung vorbereiten, ob und wie die Lösung flächendeckend ausgerollt wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ausgangspunkt ist ein Messdienst aus Lübeck: Aus der geplanten Unternehmensnachfolge entstand 2019 die Idee, Disposition und Außendienst radikal zu vereinfachen und zu automatisieren.
• Ergebnis ist „cape“ – ein ERP- und Planungssystem für Unternehmen mit Außendienst, das laut Anbieter über 90 % weniger Planungsaufwand und bis zu 20 % mehr Auftragsbearbeitungen pro Monteur ermöglichen soll.
• Tagespläne mit Streckenoptimierung lassen sich in Sekunden erstellen, Monatspläne für ganze Teams in wenigen Minuten; der Prozess reicht von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung.
• Unter dem Dach „cape UNIVERSE“ bündelt craft IT Module für Wissensmanagement, automatische Blockplanung, mobile Monteur-App, Auftragspool, Benachrichtigungen, Kundenportal und KI-Assistenz.
• Schnittstellen zu Branchensystemen und Partnern (z. B. Abrechnung, Zählerhersteller, Messdienst-Software) sollen Medienbrüche reduzieren und bestehende IT-Landschaften einbinden.
• Zielgruppe sind Messdienste, Servicegesellschaften der Wohnungswirtschaft und selbst abrechnende Wohnungsunternehmen mit eigenem technischen Außendienst.

Glossar

• cape
  ERP- und Tourenplanungsplattform von craft IT für Unternehmen mit Außendienst; entstanden aus den Anforderungen eines Messdienstes und heute mit Modulen für Planung, Außendienst, Wissensmanagement, Kundenportal, Benachrichtigungen und KI.
• cape UNIVERSE
  Bezeichnung für das modulare Ökosystem rund um cape (u. a. capePORTAL, capeBLOCK, capeTOOL, capeDEPOT, capeNOTIFY, capeWIKI, capeAI), wie in der Präsentation für Messdienste dargestellt.
• Disposition
  Planung und Steuerung des Außendienstes: Zuordnung von Aufträgen zu Monteuren, Routenplanung, Terminabstimmung und laufende Anpassungen.
• Medienbruch
  Unterbrechung eines digitalen Prozesses durch Wechsel des Mediums (z. B. von Software zu Papier und zurück), verbunden mit Mehrarbeit und Fehlerrisiko.
• KI-gestützte Disposition
  Einsatz von Algorithmen und KI-Werkzeugen, um Touren, Prioritäten und Ressourceneinsatz automatisiert zu planen und Vorschläge für den Menschen zu erzeugen – der „Dirigent“ behält dabei die Kontrolle.

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Autor: Redaktion Wohnungswirtschaft Heute – HEIKOM-Sonderausgabe Startups 2025