Wohnungsgenossenschaften leben vom Vertrauen ihrer Mitglieder. Die Entscheidungen von Vorstand, Aufsichtsrat und Vertreterversammlung beeinflussen oft mehrere Tausend Menschen – von Mietern über Mitarbeitende bis zu Stakeholdern. Umso wichtiger ist, dass Entscheidungsprozesse nachvollziehbar, effizient und sicher ausgestaltet sind.
Wer schon einmal umfangreiche Papierunterlagen vor einer Aufsichtsratssitzung bearbeitet hat, kennt die typischen Probleme: lange Vorlaufzeiten, Papierberge ohne Seitenzahlen und ohne Berücksichtigung der Corporate Identity, unübersichtliche Versionen, Verzögerungen in der Kommunikation.
Die gute Nachricht: Durch digitale Plattformen lässt sich die bisher papierbasierte Gremienarbeit modernisieren – mit deutlichen Vorteilen in Effizienz, Transparenz, Sicherheit und Nachhaltigkeit.
Aufsichtsratsarbeit: Digitale Plattformen schaffen Mehrwerte
Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten. Moderne Plattformen verwandeln die bisher papierbasierte Gremienarbeit in einen schlanken, transparenten und sicheren Prozess. Sie bündeln Sitzungsmanagement, Dokumentenlenkung und Kommunikation an einem zentralen Ort und sorgen damit nicht nur für Struktur, sondern auch für Revisionssicherheit.
Automatisierte Versionierung, Rollen- und Rechteverwaltung sowie ortsunabhängiger Zugriff erleichtern die Arbeit erheblich. Jede Änderung wird dokumentiert, jeder Zugriff protokolliert – das schafft Vertrauen und Transparenz.
Ein Erfolgsbeispiel liefert die BWG Halle-Merseburg
Nach Jahren klassischer Papierarbeit setzte die Genossenschaft auf die Plattform dp:board der denkende portale gmbh. Statt verschlüsselter E-Mails und unübersichtlicher PDFs werden die Unterlagen heute zentral bereitgestellt. Der Vorbereitungsaufwand für Sitzungen reduzierte sich dadurch um rund 60 Prozent, gleichzeitig erhöhte sich die Transparenz bei Änderungen deutlich.
Die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat greifen nun auf moderne Endgeräte zurück, können Unterlagen revisionssicher einsehen und haben alle Dokumente stets in aktueller Form vorliegen. Ergänzend sorgen Funktionen wie Wasserzeichen, digitale Signaturen und FaceID für ein hohes Maß an Sicherheit.
Auch aus Nachhaltigkeitsgründen macht diese Vorgehensweise Sinn: Der Papierverbrauch reduziert sich deutlich – ein spürbarer Beitrag für ein ressourcenschonendes Vorgehen, der über Kosteneinsparungen hinausreicht.
Sicherheit und Kulturwandel gehen Hand in Hand
Mit der Digitalisierung steigen zugleich die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Sitzungsunterlagen, Investitionspläne oder Verträge enthalten sensible Daten, die zuverlässig geschützt sein müssen. Lösungen wie dp:board setzen daher auf die Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselungstechnologien und differenzierte Zugriffsrechte. Technik allein reicht jedoch nicht aus:
Damit die Umstellung gelingt, braucht es einen Kulturwandel. Nur wenn alle Beteiligten die Vorteile erkennen und akzeptieren, kann sich der volle Nutzen entfalten. Schulungen, klare Rollenverteilungen und Pilotprojekte fördern die Akzeptanz. Digitalisierung in Gremien ist letztlich ein Gemeinschaftsprojekt, das nur gelingt, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen.
Regulatorische Anforderungen im Blick
Wohnungsgenossenschaften unterliegen hohen regulatorischen Anforderungen. Das Genossenschaftsgesetz (GenG) schreibt umfassende Dokumentations- und Prüfpflichten vor, die Prüfungsverbänden regelmäßig kontrollieren. Digitale Plattformen erleichtern es, diese Vorgaben einzuhalten, Sitzungen revisionssicher vorzubereiten und durchzuführen und damit auch Haftungsrisiken zu verringern.
Compliance, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit werden nicht nur gewährleistet, sondern messbar verbessert. So werden beispielsweise Einladungen und Unterlagen-Update-Hinweise sicher und für spätere Prüfungen dokumentiert aus dem Datenraum heraus per Knopfdruck an alle notwendigen Empfänger gesendet. Reicht die E-Mail-Benachrichtigung nicht aus, kann zusätzlich der SMS-Dienst genutzt werden.
„Digitale Gremienarbeit ist längst nicht mehr nur eine Option – sie ist zur Voraussetzung für professionelle und zukunftsfähige Organisationen geworden“, resümiert Nancy Endert, Unternehmensentwicklung und Strategie, BWG Halle-Merseburg.
Darüber hinaus macht sich die Umstellung auch wirtschaftlich bemerkbar. Neben der Zeitersparnis sinken Druck- und Portokosten, die Kommunikation beschleunigt sich, und Fehlerquellen werden reduziert. Gerade in einer Branche, die stark von Vertrauen und rechtlicher Verbindlichkeit geprägt ist, bietet die digitale Gremienarbeit einen messbaren Return on Investment.
Der konkrete Nutzen für die Aufsichtsräte: Mittels geeigneter Endgeräte können die Entscheider wie mit Papier arbeiten. Dabei haben sie zu jeder Sitzung alle Unterlagen dabei, auch die aus den Vorjahren – inklusive all ihrer Notizen. Die Sitzungsunterlagen selbst sind so strukturiert wie echte Leitz-Ordner mit fortlaufenden Seitenzahlen und im Corporate Identity der Genossenschaft gestaltet. Auch nicht so technisch aufgeschlossene Aufsichtsräte freunden sich so schnell mit dieser Technologie an.
Fazit: Zukunftsfähigkeit beginnt im Gremium
Das Beispiel der BWG Halle-Merseburg zeigt eindrucksvoll, dass digitale Plattformen Effizienz und Komfort mit Sicherheit und Nachhaltigkeit verbinden. Zukunftsfähigkeit beginnt im Gremium: Wer Technik, Organisation und Kultur konsequent zusammenführt, verschafft sich klare Vorteile – von schnelleren Entscheidungen über bessere Nachvollziehbarkeit bis hin zu geringeren Risiken. Die zentrale Frage lautet deshalb nicht mehr, ob Gremien digital arbeiten sollten, sondern wie schnell sie den Wandel hin zur Nutzung moderner und hochsicherer Kommunikationsplattformen gestalten.
Bernd Schilbach, Geschäftsführer bei der denkende portale gmbh
