Digitalisierungsdruck, Fachkräfteverknappung und Nachfolgeregelung – Dies sind die drei großen Herausforderungen, die auf den Immobilienverwaltungen von Flensburg bis Garmisch und von Görlitz bis Saarbrücken lasten. Gibt es Wege, die grundlegenden Veränderungen zukunftssicher zu gestalten? Dr.-Ing. Christoph Sieben, Geschäftsführer der Upmin Group, hat eine Vision. Im Gespräch mit Wohnungswirtschaft Heute digital. erklärt er, weshalb Upmin eine deutschlandweite Gruppe von Immobilienverwaltern aufbaut und so die großen Herausforderungen der Branche zu lösen versucht.
Sie bauen aktuell ein deutschlandweites Netzwerk von Hausverwaltungen auf – welches Ziel verfolgt die Upmin Group damit?
Dr.-Ing. Christoph Sieben: Immobilienverwaltungen in Deutschland stehen vor drei zentralen Herausforderungen: Digitalisierungsdruck, Fachkräfteverknappung und Nachfolgeregelung. Durch den Aufbau eines deutschlandweit agierenden Netzwerks etablierter Hausverwalter meistern wir die Herausforderungen der Branche, die einzelne Hausverwaltungen allein oft gar nicht mehr ganzheitlich bewältigen können. Unter ihrer bestehenden Marke entwickeln wir die Gesellschaften mit unseren Fachteams in den Bereichen Digitalisierung, Finanzen, Personalwesen und ESG weiter. So schaffen wir Freiraum für nachhaltiges Wachstum und ihr Kerngeschäft: die Betreuung der Immobilie, Eigentümer und Mieter.
Wer steckt hinter der Upmin Group?
Dr.-Ing. Christoph Sieben: Hinter der Upmin Group stehen etablierte Gesellschafter mit umfassender Erfahrung in der Immobilienbranche, darunter ImmobilienScout24 und die SwissLife-Versicherung. In der Geschäftsführung sind Manuela Martin und ich. Unser Unternehmen besteht aus sorgfältig zusammengestellten Experten-Teams, die intensiv daran arbeiten, alle Teilbereiche der Immobilienverwaltung weiterzuentwickeln. Mit Martin Simon haben wir, zum Beispiel, einen absoluten Fachexperten für Immobilienverwaltung im Team. Mit über 15 Jahren als Geschäftsführer bei einem der größten Verwalter in Berlin, kennt Martin die Branche in und auswendig und weiß genau, worauf es ankommt. Mit unseren Experten im Digitalisierungsteam entwickeln und realisieren wir eine hocheffiziente Plattform, die Prozesse in der Verwaltung für Mitarbeiter, Eigentümer und Mieter signifikant vereinfachen wird.
Unser Process Excellence Team arbeitet intensiv mit unseren Verwaltungen zusammen und entwickelt kontinuierlich Prozesse weiter mit dem Ziel die Qualität, Transparenz und Effizienz weiter zu erhöhen. Zusätzlich verfügen wir über spezialisierte Abteilungen für das Personal- und Finanzwesen. Die Personalabteilung übernimmt die komplette Personalbuchhaltung und das Recruiting in einem anspruchsvollen Arbeitsmarkt für akquirierte Hausverwaltungen. Gleichzeitig unterstützt die Finanzabteilung bei der Unternehmensbuchhaltung. Unsere vielfältigen Teams arbeiten gemeinsam intensiv daran, die Immobilienverwaltung der Zukunft bereits heute zu realisieren.
Welchen Fokus legt Upmin beim Thema Digitalisierung, um Effizienzen in einer Hausverwaltung zu heben?
Dr.-Ing. Christoph Sieben: Digitalisierung nutzen wir, um drei zentrale Ziele in der Immobilienverwaltung umzusetzen. Erstens: Transparenz von wichtigen Prozessen und Daten für Eigentümer, Mieter und vor allem auch die Mitarbeiter. Zweitens: Effizienzsteigerung durch Automatisierung von repetitiven Prozessen zur Entlastung der Mitarbeiter sowie ein konsequenter Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten. Drittens: Datenbasierte Entscheidungen durch konsequente Analyse aller verfügbaren Daten und somit Realisierung bestmöglicher Ergebnisse für unsere Kunden.
Wie genau sieht Ihre Digitalisierungsstrategie aus?
Dr.-Ing. Christoph Sieben: Um die Vision der Hausverwaltung der Zukunft bereits heute zu realisieren, haben wir ein vierstufiges Modell entwickelt, mit dem die Digitalisierung erfolgreich gelingen kann:
Auf der ersten Ebene geht es um die Schaffung der digitalen Grundlagen in der Hausverwaltung. Dazu gehören ein hochperformantes ERP-System mit offenen Schnittstellen und klar definierten Prozessen sowie ein tiefenintegriertes CRM-System. Die erfolgreiche Umsetzung dieser Grundlage ist wichtig, um die weiteren Stufen des Digitalisierungsmodells zu ermöglichen. Das ERP-System bildet die zentralen Prozesse der Hausverwaltung ab und beinhaltet alle relevanten Stammdaten. Das CRM-System ermöglicht eine lückenlose Kommunikation und Austausch von Daten zwischen Mitarbeitern, Eigentümern und Mietern.
Auf der zweiten Ebene geht es um die Automatisierung von alltäglichen Hausverwaltungsprozessen. Darunter fallen unter anderem die Bereitstellung von Dokumenten, wie beispielsweise Mietschuldenfreiheitescheinigungen, die Beauftragung von Handwerkern oder die Erstellung von Abrechnungen. Ziel ist es, Hausverwaltungen durch konsequente Prozessanalyse und Automatisierung wieder auf deren Kernkompetenzen zu fokussieren.
Auf der dritten Ebene geht es um die Schaffung von Transparenz durch die nahtlose Zusammenarbeit der Systeme. Dadurch können Daten aus verschiedenen Bereichen zusammengeführt und ausgewertet werden. Diese Transparenz ermöglicht zum Beispiel eine bessere Analyse des Aufwands, den Kunden erfordern, sowie die Identifizierung von Effizienzpotenzialen.
Auf der vierten Ebene geht es um die Harmonisierung und Zentralisierung von ausgewählten Tätigkeiten. Ein elementarer Vorteil, der nur in einer Verwaltergruppe realisiert werden kann. So können beispielsweise Mietenbuchhaltung und Abrechnungen zentralisiert abgearbeitet werden. Erst die einheitliche Nutzung von Systemen und Prozessen ermöglicht jedoch eine übergreifende Zentralisierung von Tätigkeiten über mehrere Verwaltungsgesellschaften hinweg. Dies führt zu einer weiteren Steigerung der Effizienz sowie zu Kostensenkungen.
Was bedeutet für Sie nachhaltiges Nachfolgemanagement?
Dr.-Ing. Christoph Sieben: Nachhaltiges Nachfolgemanagement bedeutet für uns, behutsam vorzugehen und den Übergang gemeinsam zu gestalten. Erfolgreiches Change Management ist hier das A und O: Die Einbindung und volle Transparenz gegenüber Mitarbeitern und Kunden zu den bevorstehenden Entwicklungen sind jederzeit gewährleistet.
Wann sollten Geschäftsführer bzw. Eigentümer von Immobilienverwaltungen auf Sie zukommen?
Dr.-Ing. Christoph Sieben: Sie sollten sich ganz am Anfang melden. Dann, wenn sie sich mit dem Gedanken der Unternehmensnachfolge beschäftigen. Je früher dies geschieht, desto individueller kann der Prozess gestaltet werden.
