Von Justus Mentzel.
Viele Immobilienverwaltungen arbeiten noch immer mit Strukturen, die seit Jahrzehnten bestehen: papierbasierte Ablagen, analoge Prozesse und eine Kommunikation, die überwiegend über Telefon und E-Mail läuft. Gleichzeitig steigen die Anforderungen der Eigentümerinnen und Eigentümer, der Gesetzgeber erlässt regelmäßig neue Regulierungen und Themen wie Energieeffizienz oder Nachhaltigkeit setzen die Branche zusätzlich unter Druck. Ebenso schränken Personalengpässe den Handlungsspielraum vieler Immobilienverwaltungen weiter ein.
Das Ergebnis: Limitierte Zeit und Ressourcen mindern die Erreichbarkeit vieler Immobilienverwaltungen und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit.
Digitalisierung ist mehr als Modernisierung
Aufgrund der Vielzahl an Herausforderungen ist die Digitalisierung für Immobilienverwaltungen ein entscheidender Faktor, um zukunftsfähig zu bleiben. Punktuelle Nachbesserungen der Strukturen und Prozesse, die sich in den letzten 30 Jahren kaum verändert haben, sind meist nicht zielführend. Vielmehr müssen alle Abläufe grundlegend betrachtet werden.
Verwalter sollten sich die Frage stellen, ob die Abläufe zeitgemäß, effizient, kundenorientiert und wirklich sinnvoll sind: „Würden die Abläufe heute, mit einem frischen Blick von außen, genauso gestaltet werden?“ Die eigentliche Herausforderung dabei liegt nicht im Neudenken, sondern in der Umsetzung. Denn digitale Transformation bedeutet mehr als die Einführung neuer Software – sie erfordert eine strategische Ausrichtung und eine Kulturveränderung im gesamten Unternehmen.
Die Erste Hausverwaltung GmbH, ein Immobilienverwaltungsunternehmen mit bundesweitem Bestand, setzt konsequent auf digitale Lösungen und eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie, um ihren Kundinnen und Kunden den besten Service und nicht zuletzt ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz zu bieten.
Keine leichte Aufgabe wie Marcel Tamm, CFO der Ersten Hausverwaltung, weiß: „Gerade im Immobilienbereich stößt man schnell auf Hürden, wenn man die Digitalisierung ins Spiel bringt – egal ob in der Hausverwaltung, im Bausektor oder in anderen Bereichen. An vielen Stellen bremsen Regularien aus, die den digitalen Fortschritt erheblich erschweren.“
Trotz der Stolpersteine weiß man hier, dass die Digitalisierung in der Branche längst keine Zukunftsvision mehr ist, sondern Voraussetzung für eine moderne, wettbewerbsfähige Immobilienverwaltung.
Effizienzsteigerung durch digitale Prozesse
Digitale Lösungen entlasten den Arbeitsalltag von Verwalterinnen und Verwaltern deutlich. Durch den Einsatz digitaler Prozesse profitieren Immobilienverwaltungen von effizienteren Strukturen, während Eigentümerinnen und Eigentümer sowie Mieterinnen und Mieter einen schnelleren und unkomplizierten Zugang zu relevanten Informationen erhalten.
Digitales Dokumentenmanagement ermöglicht die elektronische Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung aller Dokumente und ersetzt gleichzeitig analoge Papierablagen. Über ein zentrales Kundenportal können Eigentümerinnen und Eigentümer jederzeit auf wichtige Unterlagen zugreifen.
Und während das digitale Dokumentenmanagement für Ordnung statt Chaos sorgt, verbessern in der Kundenkommunikation KI-gestützte Telefonassistenten und Chatbots die Erreichbarkeit und beantworten häufige Anfragen automatisiert.
Personal im Fokus
Die Erste Hausverwaltung schafft mit dem digitalen Verwaltungskonzept und der zentralen Cloudplattform eine reibungslose Kommunikation zwischen Verwalterinnen und Verwaltern, Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern sowie Dienstleistern. Die Kunst besteht letztlich darin, Prozesse sinnvoll zu verknüpfen: Die Eingangspost wird digital erfasst und verschlagwortet, Unterlagen sind sofort auffindbar, Buchungen werden durch Algorithmen vorkodiert und Kundenanfragen automatisch erfasst, verarbeitet und weitergeleitet.
So entsteht ein effizienter, durchgängiger Ablauf, der vor allem auch die Fachkräfte in Immobilienverwaltungen spürbar entlastet: „Am Ende geht es nicht nur um Zeitersparnis, sondern vor allem darum, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Energie auf wertschöpfende Aufgaben richten können. Sie gewinnen Freiraum für den direkten Austausch mit Kundinnen und Kunden, statt Zahlen hin- und herzuschieben oder Ordner im Archiv zu durchsuchen,“ betont Marcel Tamm.
Ein weiterer Pluspunkt: Es wird eine moderne Arbeitsumgebung geschaffen, die die Attraktivität als Arbeitgeber erhöht und die Gewinnung und langfristige Bindung von qualifiziertem Personal ermöglicht.
Der Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit
Doch Software allein reicht nicht: Führungskräfte müssen die Digitalisierung als Priorität verstehen, eigene Wissenslücken schließen und das Thema konsequent ins Team tragen. Mitarbeitende wiederum brauchen regelmäßige Schulungen, um digitale Werkzeuge sicher, sinnvoll und effizient einzusetzen. Nur wenn alle Beteiligten den Wandel aktiv mitgestalten, entsteht ein nachhaltiger Mehrwert.
Denn die Digitalisierung in der Branche ist kein optionales Projekt, sondern notwendig für die Zukunftsfähigkeit von Immobilienverwaltungen. Unternehmen, die sich heute für digitale Prozesse entscheiden, sichern sich nicht nur Effizienz- und Kostenvorteile, sondern stellen sich langfristig erfolgreich auf.
Unser Autor der Serie „Alltag in Immobilienverwaltungen“ ist Justus Mentzel, Geschäftsführer / CEO der Erste Hausverwaltung GmbH. Die Teile zwei und drei erscheinen in den folgenden Ausgaben von Wohnungswirtschaft digital.
