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„Wir waren gut vorbereitet!“ Oliver Kullmann, Gruppenleiter der IT bei der Gewobag in Berlin, beschreibt den Schritt ins Homeoffice

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Oliver Kullmann ist Gruppenleiter der IT und wegen der Corona-Krise einer der letzten seiner Abteilung, die vor Ort in der Gewobag-Zentrale arbeiten. Einer, der koordiniert, wenn von einem Tag auf den anderen die Belegschaft ins mobile Arbeiten wechselt. Einer, der sich strategisch und operativ auskennt. Wir haben Oliver Kullmann via Skype gebeten, uns von den letzten Tagen zu erzählen – und was sich verändert hat …

Ich persönlich nehme gerade viel mehr operative Aufgaben wahr. Wir waren insgesamt gut auf die Situation vorbereitet. Ein Großteil unserer Mitarbeiter hatte schon vorher die Möglichkeit des mobilen Arbeitens genutzt. Wir hatten das Szenario schon durchgespielt, ob wir nun auch den Rest der Belegschaft mobil arbeiten lassen können oder ob das ggf. zu technischen Engpässen führt.

Unsere Desktopserver in der Zentrale stellten für uns kein Problem dar, lediglich der Zugangsweg musste noch einmal geprüft werden. Ob die Verbindung ausreicht und auch die Komponenten dafür ausgelegt sind. In der Theorie war es möglich, den tatsächlichen „Ernstfall“ konnten wir bis dato allerdings nicht proben. Wir wollten ja nicht vorher einfach 700 Leute ins mobile Arbeiten schicken, nach dem Motto: Jetzt meldet euch mal alle an und schaut, ob es funktioniert.

Über das Wochenende haben wir es quasi technisch realisiert, dass seit dem 16.03. alle unserer über 700 Mitarbeiter mobil arbeiten können; dabei wollten wir diesen Umstieg für die, die es noch nie gemacht haben, möglichst komplikationslos gestalten. Das heißt, wir haben nachgerüstet, Anleitungen an die Hand gegeben und mit weiteren E-Mail-Kommunikationen nachgesteuert.

Da sich nur der Zugriff auf die Desktops ändert, die Arbeit mit dem Desktop jedoch nahezu unverändert bleibt, müssen unsere Mitarbeiter keine großen Umgewöhnungen in Kauf nehmen. Die erste große Welle von Fragen gab es direkt am 16.03. und die zweite Welle kam, als die Berliner und Brandenburger Schulen geschlossen wurden. Inzwischen hat sich das mobile Arbeiten von zu Hause tatsächlich gut eingependelt.

Natürlich gibt es kleine Komforteinbußen – so hat nicht jeder einen zweiten Monitor zu Hause. Allerdings können die Leute sich gut damit arrangieren und verzichten lieber auf einen weiteren Monitor, als sich irgendwo in der Welt anzustecken.

Das Thema digitale Aufsichtsratssitzungen war eine der größeren Herausforderungen für uns. Zwar haben wir uns schon vorher damit auseinandergesetzt, wie diese und auch andere Gremiensitzungen mit Videokonferenzen umgesetzt werden können, dennoch gibt es auch Menschen, die so etwas zum ersten Mal nutzen.

Gerade die gilt es besonders gut abzuholen und entsprechenden Support anzubieten. Als dann die erste Aufsichtsratssitzung war, die wir nahezu komplett digital abgebildet haben, war das schon ein besonderer Meilenstein. Durch die Krise sind natürlich die weltweiten Nutzerzahlen von Videokonferenzdiensten in die Höhe geschossen und wir befürchteten Verbindungsabbrüche in einer solch wichtigen Sitzung.

Ständig hatten wir diverse Onlinemonitore mit Diensten im Blick, um eventuell kurzfristig auf einen anderen Anbieter zu schwenken. Hin und wieder gab es natürlich ein paar Dienste, die an ihre Kapazitätsgrenzen gerieten und diese dann weiter ausgebaut haben. Es war für uns nicht verwunderlich, dass selbst Tech-Giganten wie Microsoft mit einem solchen Zuwachs Probleme hatten…

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