Was wäre, wenn aus einem personalintensiven, die Ressourcen bindenden und fehleranfälligen Prozess wie der Zählerablesung ein unkomplizierter elektronischer Austausch von Daten würde? – Alle Beteiligten wären erleichtert und würden feststellen: Eine solche Optimierung eröffnet ganz neue Potenziale.
Die Stadtwerke Düsseldorf und die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft (DWG) sind zwei Unternehmen, die mit viel Enthusiasmus Ja gesagt haben. Sie waren dazu bereit, Aareal Meter – eine Lösung der Aareal Bank Gruppe für mobile Zählerablesung in der Energie- und Wohnungswirtschaft – in einem Pilotprojekt einem Praxistest zu unterziehen. Die Schnelligkeit und die Begeisterung, mit denen sich die beiden Unternehmen für den Einsatz von Aareal Meter entschieden haben, lassen erahnen, wie hoch der Leidensdruck beim Thema Zählerablesung ist.
Eine einfache Lösung, die zur rechten Zeit kam
Silvia Ardite arbeitet in der Finanzbuchhaltung der Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft. Die jährliche Zählerablesung kennt sie in all ihren Facetten: „Natürlich haben sich über die Jahre auch Details am Ableseprozess geändert. Dennoch war es für uns ein Leidensthema, das sich gerade in den vergangenen Jahren, nach der Umstellung auf die jahresbezogene Abrechnung und mit einer wachsenden Menge von Zählern, immer aufwendiger und schwerfälliger gestaltet hat.
Die zeitlichen Abläufe waren kompliziert und die Erfassung mit viel Aufwand verbunden, da Zählerstände meist händisch erfasst, die Daten in Exceltabellen gesammelt und ausgetauscht wurden. Das alles macht den gesamten Prozess sehr zeitraubend.“ Ihre Kollegin Erika Makelki, die im Unternehmen für die Betriebskostenabrechnung zuständig ist, ergänzt: „Die Betriebskostenabrechnung, die zum Jahresende erfolgt, beschäftigt uns eigentlich bis zum Dezember des Folgejahrs, wenn sie an die Mieter geht. Dann aber steht schon die nächste Ablesewelle bevor.“
Sie fügt hinzu: „Mithilfe der App können wir die Prüfung der Abrechnung nun schon deutlich früher vornehmen, im März oder April. Insgesamt gewinnen wir dadurch etwa acht Wochen, in denen wir den Kopf frei haben für andere Dinge.“ Gleichzeitig profitieren auch die Mieterinnen und Mieter davon, denn sie wissen früher, wie hoch ihre Nebenkosten sind.
Bei ihrem Einsatz von Aareal Meter steht die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft noch ganz am Anfang. Die App war 2020 zum ersten Mal im Einsatz, um die händische Erfassung der Daten zu ersetzen. Silvia Ardite ist sich aber sicher: „Der Ableseprozess wird sich in Zukunft noch weiter beschleunigen. Wir sind jetzt in der Lage, genau zurückzuverfolgen, wann welche Daten erfasst wurden, und wir können Fehler bei der Zählerablesung weitestgehend ausschließen. Das erlaubt uns, fehlerhafte Rechnungen kurzfristig zu korrigieren. Außerdem sind viel weniger Kollegen mit dem Nachfassen und mit Korrekturen beschäftigt.“
Sieben Mitarbeiter haben für die Erfassung der 2.500 Zählerstände früher rund drei Monate gebraucht. Ein Mitarbeiter schafft das heute in einem Monat.
Vorteile bringt die App auch bei vielen anderen Aspekten des Ableseprozesses. Die Düsseldorfer Wohnungsgenossenschaft vergibt die Ablesung der Zählerstände an eine Fremdfirma: „Heute liest ein Mitarbeiter die 2.500 Zählerständen in einem Drittel der Zeit ab. Mit der händischen Erfassung waren etwa sieben Mitarbeiter rund drei Monate beschäftigt. Das hat sich deutlich beschleunigt“, erklärt Silvia Ardite…
