Die Wohnungsbau GmbH Worms hat sich im letzten Jahr für Wodis Yuneo entschieden und nutzt die ERP-Software bereits im Produktivbetrieb. Ein ERP-Wechsel ist eine strategische Entscheidung, die gut überlegt sein will. Wie die Umstellung vorbereitet wird, wo die Herausforderungen liegen und wie sie gelingt – diese und weitere Fragen hat uns Christoph Herrmann, Leiter Rechnungswesen bei der Wohnungsbau GmbH Worms, beantwortet.
Herr Herrmann, Sie haben sich im vorigen Jahr für einen Wechsel Ihres ERP-Systems entschieden und sind auf Wodis Yuneo umgestiegen? Gab es bestimmte Anforderungen, die Sie dazu veranlasst haben?
Christoph Herrmann: Da wir unsere digitale Zukunft stetig weiter vorantreiben wollen und in zukünftigen Entwicklungen wie der Automatisierung großes Potenzial sehen, um den wachsenden Herausforderungen der Branche zu begegnen, haben wir die ERP-Systeme am Markt gesichtet und bewertet.
Ausschlaggebend für unsere Entscheidung von der ERP-Lösung eines anderen Anbieters auf Wodis Yuneo zu wechseln, waren letztlich die ganzheitliche Abbildung von Prozessen und die nahtlose Integration von Lösungen in das digitale Ökosystem. Aber auch auf Bedienkomfort, Nutzerführung und die mobile Nutzung haben wir großen Wert gelegt.
Wodis Yuneo ist eine sogenannte Software as a Service (SaaS). Worin sehen Sie hier Vorteile?
Christoph Herrmann: Durch die digitale Transformation verfügen wir über umfangreiche Datenbestände, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz verarbeitet und analysiert werden können. Wir sehen großes Potenzial, Erkenntnisse daraus für unser Geschäft zu nutzen. Dank der Cloud-Lösung müssen wir uns dabei keine Gedanken um Themen wie Skalierbarkeit machen. Ein weiterer Vorteil von SaaS ist, dass wir intern keine Ressourcen mehr für den Betrieb der Software bereitstellen müssen und mit dem System automatisch immer auf dem neuesten Stand sind.
Ein zusätzlich wichtiger Aspekt ist die Daten- und IT-Sicherheit. Hier fühlen wir uns in der zertifizierten Cloud eines professionellen SaaS-Anbieters nicht nur deutlich sicherer aufgehoben, sondern wir sind auch effizienter, als wenn wir eigene Server und Systeme laufend nach den neuesten Standards absichern müssten.
Wie verlief der Umstieg auf Wodis Yuneo? Gab es Herausforderungen bzw. Besonderheiten während des Prozesses? Wenn ja, wie wurden diese gelöst?
Christoph Herrmann: Der Umstieg auf Wodis Yuneo lief von unserer Seite besser als gedacht. Die größte Herausforderung bestand darin, eine Datengrundlage zu erarbeiten. Wir fragten uns, was wollen wir in Wodis Yuneo eigentlich darstellen und welche Daten wollen wir mitnehmen?
Das haben wir dann im Rahmen einer kleinen Projektgruppe, bestehend aus Kolleginnen und Kollegen von uns sowie von Aareon im Vorfeld gemeinsam erarbeitet. Wir waren insgesamt zufrieden, wie Herausforderungen gelöst wurden und sind es immer noch.
Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft? Gab es spezielle Schulungen oder andere Vorbereitungen für Ihre Mitarbeitenden?
Christoph Herrmann: Bevor wir uns die verschiedenen ERP-Systeme am Markt angeschaut haben, hatten wir eine interne Projektgruppe gegründet. Aus jedem Unternehmensbereich war jemand vertreten, der aus seiner Perspektive gesagt hat, welche Anforderungen an das neue System gestellt werden. Unsere Mitarbeitenden haben wir dabei schon früh mit ins Boot geholt, damit sie sich Gedanken machen konnten, was ihnen auf Ebene der Sachbearbeitenden wichtig ist.
Gemeinsam haben wir einen Fragenkatalog erstellt und dann die für uns interessanten Anbieter um eine spezifische Intensiv-Schulung gebeten – mit der Bitte uns explizit zu zeigen, wie sich der Ablauf in ihrem ERP-System aus den einzelnen Bereichen darstellt. Aareon hat uns direkt sehr tief in Wodis Yuneo eingeführt und intensiv geschult. Das hat unsere Entscheidung für Aareon bekräftigt.
Inwiefern wirkt sich das neue ERP-System in Ihrem Unternehmen positiv auf die alltägliche Arbeit aus? Gibt es spezifische Funktionen oder Vorteile, die besonders herausragend sind?
Christoph Herrmann: Wodis Yuneo wird bei uns sehr positiv wahrgenommen, da es die Arbeit erleichtert. Ein Beispiel ist das wichtige Ticketsystem. In Wodis Yuneo können wir jetzt Aufgaben und Notizen erstellen und untereinander zuteilen. Vor allem aber sind im Gegensatz zu unserem vorherigen System auch die Rechnungsprüfung und das Archiv integriert. Früher haben wir uns zwar die eine oder andere Lösung dazu geholt, die dann aber nicht über eine Schnittstelle verfügt hat.
Da mussten wir in der täglichen Arbeit verschiedene Programme geöffnet haben und zwischen ihnen hin- und herspringen. Was alle in unserem Unternehmen besonders gut finden, ist das Help-Center. Das muss ich wirklich mal hervorheben, denn neben dem Handbuch gibt es dort Videos, sodass man jetzt auch virtuell sehen kann, wie die Arbeitsschritte ablaufen. Damit ist jedem sehr geholfen und das ist wirklich sehr positiv.
Haben Sie noch weitere Lösungen an Ihr Ökosystem angebunden und wenn, planen Sie weitere?
Christoph Herrmann: Wir sind gerade dabei die Lösung AiBATROS® für das digitale Bestandsmanagement anzubinden. Die Begehung und Bestandsaufnahme unseres Portfolios haben bereits stattgefunden. Jetzt werden wir noch in der Funktionsweise der Lösung geschult. Die Mieter-App ist ein weiteres Thema für uns, das wir im Herbst angehen werden.
Das war auch mit ein Grund, warum wir uns für den ERP-Wechsel entschieden haben – eine App für die Mietenden konnten uns weder unser vorheriger noch andere Anbieter zusagen. Jetzt können wir zeitgleich mit dem in diesem Jahr geplanten Relaunch unserer Homepage auch von dort zur Mieter-App verlinken.
Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Wodis Yuneo? Würden Sie sagen, dass es Ihren Erwartungen entspricht?
Christoph Herrmann: Ja, wir sind bisher sehr zufrieden – auch damit, wie die ganze Umstellung gelaufen ist. Die Erwartungen kann man eigentlich sagen, wurden sogar übertroffen. Auch wenn im laufenden Betrieb dann doch das eine oder andere noch aufgefallen ist, was wir in den Schulungen nicht so ganz betrachtet hatten. Aber insgesamt ist die Belegschaft positiv gestimmt und freut sich, dass Wodis Yuneo auch reibungslos läuft.
Hat sich Wodis Yuneo auf die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen ausgewirkt? Wenn ja, haben Sie konkrete Beispiele dafür?
Christoph Herrmann: Auf jeden Fall hat sich die komplette Rechnungsbearbeitung verkürzt. Früher haben wir die Rechnungsprüfung über ein externes Archiv-Programm abgewickelt, buchen mussten wir dann wieder im ERP-System. In Wodis Yuneo ist schon der komplette Rechnungsprozess mit Rechnungseingang, Prüfung durch Sachbearbeiter, Verbuchung und Zahlung, integriert, wodurch wir schon den einen oder anderen Tag sparen.
Auch Mareon für die Handwerkeranbindung führen wir in Kürze ein. Wir sind gerade in den Endzügen, einen Einheitspreiskatalog zu erstellen. Ich gehe davon aus, dass Mareon vielleicht sogar im Juni/Juli komplett aktiv geschaltet wird. Wir arbeiten bereits mit einem Handwerker, der Mareon schon bei sich im Einsatz hat. Das läuft auch super und wenn die Einheitspreise stehen, werden wir unsere weiteren Gewerke nachziehen.
Wie empfinden Ihre Mitarbeitenden die tägliche Arbeit mit Wodis Yuneo? Haben Sie direktes Feedback von ihnen erhalten?
Christoph Herrmann: Positiv hervorgehoben wird auf jeden Fall, dass jetzt alle Informationen in einem System gebündelt sind. Ruft man beispielsweise einen Mietvertrag auf, sieht man auch direkt alle Dokumente, die dazu gehören. Das war vorher nicht so, da musste man immer erst in das externe Archiv wechseln und sich die passenden Informationen heraussuchen.
Weiteres Feedback ist, das Wodis Yuneo intuitiv zu bedienen ist und schneller als das vorige System ist. Ein konkretes Beispiel dafür sind die Soll-Stellung und der Inkasso-Lauf. Das hat früher Tage bei uns gedauert und erfolgt jetzt komplett innerhalb von ein bis zwei Stunden.
Abschließend, was würden Sie anderen Wohnungsunternehmen raten, die einen ERP-Wechsel in Erwägung ziehen? Haben Sie Tipps, die Sie teilen möchten?
Christoph Herrmann: Es ist vor allem sehr wichtig, sich erst mal Zeit zu nehmen und zu überlegen, was soll das neue ERP-System alles können – auf was lege ich als Unternehmen Wert und was ist unsere weitere Strategie. Empfehlenswert ist zudem, diese Entscheidungen nicht an einer Stelle zu treffen, sondern in einer Projektgruppe, die aus den größten Unternehmensbereichen besetzt ist.
Auf jeden Fall lohnt es sich, die Datengrundlage gründlich vorzubereiten und die Daten vorher zu bereinigen. Es ist durchaus von Vorteil, alle Mitarbeitenden mit einzubeziehen und zu sagen, was auf sie zukommt. Eine ERP-Umstellung ist nun mal eine stressige Zeit und auch nicht innerhalb von ein bis zwei Monaten erledigt. Daher ist es ganz wichtig, auf die Mitarbeitenden zu hören, wo es auch mal hakt und auf sie einzugehen. Das waren auch die Hauptthemen, womit wir uns zum Schluss beschäftigt hatten und auf die es wirklich ankommt.
Vielen Dank für das informative Gespräch, Herr Herrmann.
