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Die richtige Software für die professionelle Hausverwaltung. Was ist zu beachten Herr Pilz?

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Hausverwaltung: Die Auswahl der Unternehmenssoftware für Haus- und WEG-Verwalter bewegt sich häufig in einem Spannungsfeld: Hohe Ansprüche an Funktionalität und Leistungsfähigkeit stehen einem festen Budget und begrenzten Unternehmensressourcen gegenüber. Um auf dem Markt der Softwareanbieter eine fundierte und langfristig wirtschaftliche Entscheidung treffen zu können, müssen unterschiedlichste Faktoren, wie Kernfunktionen, Einführungskosten und Zukunftsfähigkeit, in den Blick genommen werden.

Die Digitalisierung der Wohnungswirtschaft schreitet stetig voran und setzt den Möglichkeiten von mündlicher Kommunikation, Zettelwirtschaft und menschlichem Überblick immer engere Grenzen. In der Regel können bereits kleinere Verwalter nicht mehr auf eine leistungsfähige Verwaltungssoftware verzichten.

Wächst das Unternehmen, steigen die Anforderungen an eine arbeitsteilige Organisation und führen automatisch zu einer Neustrukturierung der Aufgaben und Zuständigkeiten. Gleichzeitig steigt auch die Anforderung, den Zusammenhängen aus Buchhaltung, technischer Gebäudebewirtschaftung und kaufmännischer Bestandsverwaltung in der einzusetzenden Software gerecht zu werden. Im Gegensatz hierzu findet man in der Realität häufig eine Situation vor, bei der sich die Unternehmen mit Insellösungen, manuellen Vorgängen und händisch nachbearbeiteten Auswertungen behelfen müssen. So gehören die Funktionalitäten einer modernen Systemausprägung, wie beispielsweise automatisierte Prozesse, flexible Datenauswertungen, der mühelose Daten-Export, der elektronische Rechnungs-und Posteingangs-Workflow oder das integrierte Dokumentenmanagement, immer noch nicht zum Arbeitsalltag jedes Sachbearbeiters.

Fest steht also, dass bei diesen Verwaltern ein großer Bedarf an leistungsfähiger Software besteht, um die Prozesse und Geschäftstätigkeiten möglichst wirtschaftlich abzubilden. Doch wie können sie auf dem Markt der Verwaltungssoftwares die richtige Entscheidung treffen?

Es muss nicht immer Maßanfertigung sein

Große Unternehmen verfügen in der Regel über entsprechend umfangreiche Budgets. Sie haben die Möglichkeit, eine Ausschreibung mit allen geforderten Funktionen und Unternehmensspezifika zu erstellen, um einen für sie geeigneten Anbieter zu finden, der ihre Anforderungen individualisiert und maßgeschneidert umsetzt. Sie sind also in der Lage, die ausgewählte Software genau auf ihre Geschäftsprozesse hin konfigurieren, einstellen und gegebenenfalls auch mit entsprechenden Zusatzentwicklungen erweitern zu lassen. Kleinen und mittleren Verwaltern steht dieser Weg nicht unbedingt offen. Sie sind darauf angewiesen, eine Software zu finden, die ihre grundsätzlichen Bedürfnisse abdeckt und sie zu wirtschaftlichen Bedingungen erfüllt.

Den Überblick über die verschiedenen SAP- oder nicht SAP-basierten Lösungen sowie die große Anzahl wohnungswirtschaftlicher Software-Anbieter zu bekommen, fällt vielen Unternehmen schwer. Erste Anhaltspunkte und Orientierung hierzu bieten branchenspezifische Vergleichsstudien…

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