Ein Immobilienunternehmen aus Süddeutschland, ein ERP-System, das wichtige Prozesse zentralisiert zusammenführt, und ein Anbieter, mit dem diese Software in einem kontinuierlichen Prozess an die alltäglichen Anforderungen angepasst wird: Das war die Ausgangssituation für die Verschlankung der Softwarearchitektur bei Wöhr + Bauer.
Finanzbuchhaltung und Projektabwicklung
Am Anfang standen zwei unterschiedliche Systeme: eines für die Finanzbuchhaltung und eines zur Projektabwicklung – mit jeweils eigenen Abläufen, Ansprechpartnern und Anwendungen. Für das Unternehmen Wöhr + Bauer, das anspruchsvolle innerstädtische Bauprojekte im großen Maßstab realisiert, stand fest: Das muss auch einheitlicher und vor allem einfacher gehen.
Als Lösung hat sich das Immobilienunternehmen für Aareon RELion entschieden. Das zentrale und umfängliche ERP-System zur professionellen Immobilienverwaltung kann die beiden Bereiche Finanzbuchhaltung und Projektabwicklung in die Prozesslandschaft integrieren und vollständig abdecken. Parallel dazu wurde auch ein neues Dokumenten-Management-System eingeführt und nahtlos an RELion angegliedert.
Intuitive Anwendung dank vertrauter Benutzeroberfläche
Im Vorfeld der geplanten Umstellung wurden die Mitarbeiter intensiv einbezogen, beispielsweise mithilfe einer Inhouse-Schulung zur Vorbereitung auf das neue System. Nach einer rund fünfmonatigen Pilotphase, in der die Software auf Grundlage der Rückmeldungen von Wöhr + Bauer immer mehr deren Vorstellungen entsprechend individualisiert wurde, startete der Live-Betrieb von RELion mit Jahresbeginn 2018.
„Das Arbeiten mit der Software gestaltet sich im täglichen Betrieb ausgesprochen anwenderfreundlich“, so Johannes Hager, Kaufmännischer Leiter bei der Wöhr + Bauer GmbH. „Die Benutzeroberfläche von RELion ähnelt in Design und Funktion Microsoft® Office. Somit fanden sich unsere Mitarbeiter schnell zurecht und konnten quasi von der ersten Minute an produktiv damit arbeiten.“
Basis für Bilanzierung und Projektsteuerung
Die konkreten Ziele hinter dem Projekt definiert Johannes Hager unter anderem wie folgt: „Das neue System sollte die integrierte Buchung von Projektrechnungen in einem System für uns ermöglichen, sodass unterschiedliche Werte in der legalen Bilanzierung und den Projektkosten entfallen. Dadurch profitieren wir von einer fundierten Projektkostensteuerung bei gleichzeitig reduziertem Abstimmungsaufwand – eine wichtige Basis für Bilanzierung und Projektsteuerung.
Weiterhin wurde ein automatisierter Belegdurchfluss eingerichtet, der die digitale Belegverfolgung vom Sachposten bis hin zum Dokumenten-Management ermöglicht. Die obligatorischen Ablagetätigkeiten nehmen damit deutlich weniger Zeit in Anspruch. Nicht zuletzt verfügt die Software auch über zahlreiche Möglichkeiten für die Abbildung steuerlicher Vorgaben zur Umsatzsteuer, die sich in der Immobilienwirtschaft reichlich komplex gestalten.“ …
