Die Corona-Pandemie hat den Trend zum mobilen Arbeiten enorm verstärkt. Viele Wohnungsunternehmen waren damit gezwungen, innerhalb weniger Tage viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Private PCs und Internetzugänge wurden kurzerhand für geschäftliche Aufgaben genutzt.
Vieles hat erstaunlich gut funktioniert. Es wurde konsequent, effektiv und effizient gearbeitet. Jetzt geht es darum, sicherzustellen, dass technische, sicherheitsmäßige, rechtliche und personelle Anforderungen erfüllt sind. Worauf Wohnungsunternehmen achten müssen, um sich langfristig für mobiles Arbeiten fit zu machen, zeigt der zweite Teil der vierteiligen Artikelserie von Haufe.
Viele Mitarbeiter haben in der Corona-Krise Geschmack an der flexiblen, mobilen Arbeitsweise gefunden. Zwei von drei Arbeitnehmern möchten auch ohne Ausgangsbeschränkungen häufiger im Homeoffice arbeiten. So eine Untersuchung des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation.
Die Geschäftsführerin der Wohnungsgesellschaft Weißenhorn, Anja Wenzel, betont, dass auch die Unternehmen davon profitieren: „Wir werden flexibler, weil wir von unterwegs oder zu Hause aus arbeiten können.“
Zuverlässig mobil arbeiten dank zeitgemäßer Technologie
Die wichtigste Frage, die Unternehmen beantworten müssen, lautet: Wie können Mitarbeiter einfach, schnell und egal, wo sie sich befinden, sicher auf Daten im Unternehmen zugreifen? Viele nutzen noch VPNVerbindungen zu den firmeneigenen Servern.
Doch die Internetverbindungen ins Unternehmen sind häufig nicht darauf ausgerichtet, dass viele Mitarbeiter gleichzeitig von außen auf Daten zugreifen. Entsprechend anfällig und träge sind sie bei hoher Auslastung. Viele Mitarbeiter speichern in Homeoffice auch Daten auf privaten Medienhäufig ohne ausreichenden Schutz und regelmäßige Datensicherung.
Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter, allein schon aus rechtlichen Gründen, mit gesicherten Firmen-Laptops ausstatten. Wer über eine webbasierte Lösung wie die ERP-Software Haufe axera und ein angebundenes Dokumentenmanagement-System auf Daten und Anwendungen in der Cloud zugreift, benötigt für die mobile Überall-Arbeit lediglich eine stabile Internetverbindung.
Der Zugriff erfolgt dann genau dort, wo er gebraucht wird – unabhängig von Endgerät und Ort: Beim Mieter, in der Wohnungseigentumsanlage, auf der Baustelle, im Hausmeister-Büro oder eben im Homeoffice. Damit entfällt auch die Frage, wie Daten gesichert werden.
Sicherheitslücken schnell schließen
Mit dem Wechsel ins Homeoffice sind viele Wohnungsunternehmen und Immobilienverwaltungen unbewusst weitere Risiken eingegangen. Erst nach und nach stieg das Bewusstsein, dass private PCs und Internetzugänge Einfallstore für Viren, Phishing, Trojaner und Hacker-Angriffe sein können.
Damit Unternehmensdaten nicht für Passanten auf der Straße offen zugänglich sind, müssen Mitarbeiter ihre W-LAN-Zugänge zuhause mit einem sicheren Passwort schützen. Zusätzlich sollten die Firmen-Laptops mit einer sogenannten Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden. So kann sich niemand in das Gerät einloggen, der nicht zugleich über das Smartphone verfügt, mit dem die Anmeldung bestätigt werden muss. Antiviren-Software und Spam-Filter sorgen für zusätzliche Sicherheit.
Während eigene Server im Haus nie genügend vor Einbruch, Diebstahl, Brand oder Hochwasser geschützt sind, erfüllen externe Rechenzentren, insbesondere bei Cloud-Anbietern, ein hohes Maß an geprüfter und zertifizierter Ausfallsicherheit sowie Brandschutz…
