„Ich möchte nicht mehr zurück“

Für Silvia Pfeffer, Prokuristin und Projektleiterin bei Eckert Immobilien, war der Umstieg im Jahr 2018 zum ERP-System Wodis Sigma und jüngst zur neuen Produktgeneration Wodis Yuneo die richtige Entscheidung. Ein Jahr nahm sich Silvia Pfeffer damals Zeit, um das Angebot am Markt für wohnungswirtschaftliche Softwareanwendungen zu sondieren.

Schließlich war die Auswahl der Software nicht nur ausschlaggebend für die Prozesse der Eckert Immobilien in den nächsten Jahren, sondern sollte auch mit Blick in die Zukunft für die wesentlich größere und komplexere Holding geeignet sein. „Aareon war der erste Anbieter und der letzte, den ich mir angesehen habe. Das Gesamtpaket hat uns einfach überzeugt.“ Gemeint ist der Mix aus Softwarefunktionen sowie Beratung und Support durch Aareon-Consultants während und nach der Einführung.

Von der Interessentenverwaltung über das Bestandsmanagement bis zur CRM-App für Mieter – mittlerweile bildet Eckert Immobilien alle wesentlichen Prozesse seiner Immobilienverwaltung digital ab. „Wenn ich mich mit Fachkollegen aus anderen Unternehmen austausche und von unseren Workflows berichte, ernte ich neidische Blicke“, so Silvia Pfeffer.

Chance, interne Prozesse aufzuräumen und Effizienz zu steigern

Dass in den reibungslosen Prozessen viel Vorbereitung steckt, gehört allerdings auch zur Realität. Den Systemwechsel zu Aareon Wodis Sigma nutzte das Unternehmen ganz bewusst, um seinen Datenbestand zu bereinigen und die Datenqualität zu steigern. Silvia Pfeffer: „Wir hätten vieles migrieren können, aber wir hatten veraltete und redundante Daten im Bestand und haben die Chance genutzt, hier Unsicherheiten und Verzerrungen zu beseitigen.“ Statt kurzfristig Zeit zu sparen, entschied sich Silvia Pfeffer für den nachhaltigeren Weg. Gemeinsam mit dem IT-Vorstand richtete sie die Prozesse in Wodis Sigma neu ein. Von typischen Projektschwierigkeiten kann sie nicht berichten: „Das hat wunderbar funktioniert.“

Insgesamt 25 Mitarbeiter arbeiteten nach einer kurzen Einführung mit der neuen Lösung, die hielt, was sie versprach. „Vor allem die BK01 Schnittstelle bietet uns riesengroße Vorteile und erleichtert die Arbeit extrem“, betont Silvia Pfeffer. Allerdings hatten die weniger IT-affinen Mitarbeiter in den Hausverwaltungen anfänglich noch Schwierigkeiten, schnell in den Anwendungen zum Ziel zu finden. Nachdem Silvia Pfeffer von der neuen Produktgeneration Wodis Yuneo erfuhr, stand für sie daher schnell fest: Das Software-Upgrade würde sich lohnen. „Die Oberfläche von Wodis Yuneo ist intuitiver und das Berechtigungssystem ist ein Traum.“

Wer sich nicht mitverändert, wird keine Zukunft haben

Mit seinen Wurzeln in der Bildungsbranche, versteht Eckert Immobilien Wandel als Erfolgsfaktor. Stetige Weiterentwicklung hat das Unternehmen groß gemacht. „Deswegen ist Aareon für uns der richtige Partner. Wir sehen, dass die Entwicklung der Software weitergeht, neue Module hinzukommen, und wissen, dass wir nicht stehen bleiben“, führt Silvia Pfeffer aus und betont…

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„Natürlich ist Fortschritt immer auch mit Veränderung verbunden. Und Veränderungen können bei einigen Menschen erst einmal ein etwas ungutes Gefühl auslösen“, weiß Wencke Lippski, Leiterin Unternehmensorganisation der Wohnbau Prenzlau, aus ihrer Erfahrung zu berichten. „Dabei sind wir doch im privaten Bereich meist sehr offen gegenüber Neuem – besonders, wenn es um neue Technologien geht.

Wir freuen uns auf das neue Smartphone oder den Smart-TV und setzen uns gern damit auseinander. Weil wir wissen: Die neue Technik wird uns nutzen und uns neue Möglichkeiten erschließen.“ Diese positive Herangehensweise hat die Wohnbau Prenzlau auf ihr unternehmerisches Handeln übertragen. So werden die Vorteile der Digitalisierung bereits seit einiger Zeit genutzt.

Modernes ERP-System als wichtigste Grundlage

Wenn schon, denn schon – so ließe sich wohl die Digitalisierungsstrategie der Wohnbau Prenzlau am ehesten beschreiben. „Als kommunales Unternehmen tragen wir eine besondere Verantwortung“, sagt Lippski. „Zudem repräsentieren wir auch ein Stück weit die Stadt Prenzlau. Mit unserem Anspruch, eines der innovativsten Wohnungsunternehmen zu sein, war es für uns deshalb geradezu selbstverständlich, die Digitalisierung gemeinsam mit dem Technologieführer anzugehen.“

Gemeint ist das Beratungs- und Systemhaus Aareon, dessen ERP-System Wodis Sigma im Jahr 2019 bei der Wohnbau Prenzlau eingeführt wurde. „Mit Wodis Sigma sind wir sehr zufrieden – dieses Feedback erhalten wir auch von unseren Mitarbeitern“, ergänzt Lippski. „Das Aktivitätenmanagement unterstützt uns beispielsweise bei den täglichen Prozessen und Aufgaben umfassend.“

Dass die Wohnbau Prenzlau so gut mit den Herausforderungen der Corona-Pandemie zurechtkam, lag auch an ihren stetigen Investitionen in die Digitalisierung. Das Unternehmen hat ein eigenes digitales Ökosystem aufgebaut, das es sukzessive erweitert. Das ERP-System als Kernstück des Ökosystems ist hier mit weiteren digitalen Lösungen von Aareon vernetzt. Derzeit sind dies mobile Lösungen zur Wohnungsabnahme und Verkehrssicherung, das Service-Portal Mareon, eine Archivlösung sowie das CRM-Portal/die CRM-App für die digitale Mieterkommunikation. Als Nächstes plant die Wohnbau Prenzlau die Anbindung des Rechnungsportals von Aareon.

Der nächste Schritt: Wodis Yuneo

Als Aareon im zweiten Halbjahr 2020 die neue Produktgeneration Wodis Yuneo vorstellte, entschied man sich bei der Wohnbau Prenzlau für das Upgrade. „Wodis Yuneo ist aus unserer Sicht das innovativste ERPSystem am Markt“, erläutert Lippski diesen Schritt. „Und für uns als Wodis-Sigma-Nutzer wird die Umstellung einfach und ohne Datenmigration möglich sein…

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